چرا منشي ها نمي مانند

واضح آرشیو وب فارسی:ايرنا: چرا منشي ها نمي مانند
عليرضا پورمحمدي: حتماً بارها شنيده ايد شركت ها بعد از چند ماه مجبور به اخراج منشي هاي خود شده اند يا منشي ها به طور ناگهاني تصميم به ترك شركت گرفته اند. به راستي چه اتفاقاتي روي مي دهد كه عمر منشي ها در سازمان ها اينقدر كوتاه است؟ اگر مديران شركت ها بپذيرند كه نماينده اول و آخر شركت هايشان، همين منشي ها هستند، شايد ديگر شاهد چنين جابه جايي هاي وسيعي در سطح سازمان ها نباشيم. بي شك جابه جايي مستمر كاركنان نتيجه اي جز تحميل هزينه هاي گزاف به سازمان نخواهد داشت و مطمئناً با ادامه چنين وضعيتي كم كم بايد شاهد از بين رفتن انضباط كاري نزد كاركنان و بي اعتمادي نزد مشتريان باشيم. متاسفانه وقتي مديران ارشد به فكر پياده سازي طرح هاي كلان خود هستند، از در نظر گرفتن نقش منشي ها و نحوه ارتباط آنها با مشتريان شان غافل مي شوند، بي آنكه بدانند اين منشي ها هستند كه مي توانند نحوه برقراري ارتباط بلندمدت با مشتري را تسهيل كنند.اين روزها نيازمندي هاي روزنامه ها مملو از آگهي هاي استخدام منشي است. هنوز بسياري از شركت هاي كوچك و بزرگ دغدغه استخدام منشي را احساس مي كنند و هر روز به تعداد منشي هايي كه از كار خود رضايت ندارند يا از سوي مديران جريمه مي شوند، افزوده مي شود. اما به راستي چرا منشي ها آرام و قرار ندارند. مطمئناً يكي از وظايف مديران، ايجاد امنيت خاطر بيشتر و ارتقاي سطح معيشتي منشي هاست اما به ياد داشته باشيد زياده روي در اين زمينه حتي مي تواند آثار زيان بخشي را به سازمان شما تحميل كند. پس فراموش نكنيد تا زماني كه ويژگي هاي يك رهبر را داشته باشيد، مي توانيد وفاداري منشي هايتان را تا سال هاي فراوان تضمين كنيد. در اين خصوص نگارنده سعي دارد با ارائه پيشنهاداتي، مديران را از اهميت نقش منشي ها در ارتقاي نظام بازاريابي سازمان ها آگاه سازد و آنان را در افزايش وفاداري منشي هايشان ياري رساند اگرچه بسياري از مديران از اين وادي فاصله گرفته اند و منشي هاي سازماني را همچون منشي هاي شخصي مي نگرند.

شركت ميدان مسابقه نيست

به عنوان يك مدير به ياد داشته باشيد نبايد كاري كنيد كه شركت تان به محلي براي مسابقه تبديل شود. آن قدر در منشي خود احساس امنيت ايجاد كنيد كه او خودش را يكي از اعضاي اصلي تيم تان برشمرد. طوري عمل كنيد كه كاركنان شما بدانند براي رسيدن به پاداش تنها بايد در انجام وظايف خود به نحو احسن عمل كنند و يادتان باشد تحقير منشي نزد ديگران يكي از مخرب ترين كارهايي است كه مي تواند سازمان شما را دچار دردسر سازد. هميشه انصاف را در ارزيابي كاركنان خود به كار گيريد و كاري نكنيد كه كاركنان خود موجبات لغزش يكديگر را فراهم آورند. معمولاً منشي ها تحمل پذيرش تحسين كاركنان ديگر را ندارند و به نوعي سعي مي كنند اعتراض خود را نشان دهند، از اين رو طوري عمل كنيد كه افراد به روشني متوجه جايگاه خود در سازمان باشند.

شركت زنگ تفريح نيست

هرگز فراموش نكنيد شما يك مدير هستيد. منشي ها عاشق اقتدار مديرانشان هستند. هر چه در تصميمات و اقدامات تان سنجيده تر عمل كنيد، منشي ها را بيشتر به سازمان خود وفادار مي سازيد. بايد بپذيريم بسياري از مديران ما از منشي ها انتظارات نامعقولي دارند و با رفتار خود حرمت ها را از بين مي برند و روابط غيركاري را جايگزين روابط سازماني مي كنند. منشي ها از برقراري روابط نامناسب در شركت بيزارند و با احساس خطر از اين سو ديري نمي انجامد كه آنها خود، سازمان را ترك مي كنند. اگر بپذيريم شركت متضمن روزي ماست و هر يك از اعضاي آن در تلاش براي رفع معيشت خود هستند، شايد بهتر بتوانيم خود را كنترل كنيم و در هر شرايطي اخلاقيات را در راس امور خود قرار دهيم.

شركت موسسه خيريه نيست

بي شك يكي از وظايف مديران، رسيدگي به وضعيت اقتصادي كاركنان است ولي يك مدير آگاه بايد بداند زماني كاركنان احساس توانمندي بيشتري مي كنند كه تمامي حقوق و مزايا براساس ضوابط پرداخت شود. عموماً منشي ها نسبت به ديگر كاركنان احساس توانمندي كمتري مي كنند، از اين رو دائماً در تلاشند با نشان دادن خود مورد تشويق مديران شان قرار گيرند. متاسفانه بيشتر آنها براي حل مشكل اقتصادي خود بانكي بهتر از بانك مديران شان نمي يابند و با بروز هر مشكلي انتظار كمك از سوي آنها را دارند. شكي نيست كه با افزايش پرداخت هاي بي حساب و كتاب، منشي از رعايت ضوابط كاري خود سر باز مي زند و دردسرساز مي شود. توصيه مي كنم از پرداخت هرگونه وجه به صورت غيررسمي به منشي هايتان جداً خودداري كنيد.

شركت باجه تلفن نيست

وقتي منشي ها حاكم تلفن هاي شركت ها مي شوند، به كلي فراموش مي كنند وظيفه آنها كنترل تمامي خطوط و برقراري ارتباط با ساير قسمت هاست، نه اينكه خود يك خط را به امور شخصي شان اختصاص دهند و دائماً به تماس هاي غيرضروري بپردازند. يادتان باشد اگر نتوانيد منشي هاي خود را از اهميت ارتباط با مشتري آگاه سازيد و به آنها گوشزد نكنيد كه در هيچ زماني نبايد تمامي خطوط اشغال باشند، شركت خود را تبديل به يك دفتر مخابراتي كرده ايد. متاسفانه بيشتر منشي ها وقت خود را به جاي آنكه صرف رسيدگي به امور مشتريان كنند، به امور بي ارزش و هزينه زا اختصاص مي دهند. بارها مشاهده شده منشي ها در ارتباط با مشتريان هم فراتر از ضوابط گام برداشته اند و اعتبار شركت را زير سوال برده اند. خواهش مي كنم در اخراج اين دسته از افراد اصلاً تعلل نكنيد.

شركت آموزشگاه نيست

بسياري از مديران هنوز به شركت خود همچون يك آموزشگاه مي نگرند.در پاره اي از موارد مشاهده شده مديران از نيروهاي خام و بي تجربه به عنوان منشي هاي خود استفاده مي كنند. فراموش نكنيد منشي شما قرار است معرف شركت باشد، نه اينكه با گيج بازي و ارائه پاسخ هاي نامرتبط وقت مشتريان را بگيرد و آنها را از ادامه گفت وگو منصرف كند. هميشه به ياد داشته باشيد با جذب منشي هاي توانمند مي توانيد خدمات بهتري را به مشتريان عرضه كنيد. هماهنگي بيشتري را در سطح سازمان به بار آوريد و از بروز هزينه هاي بيجا جلوگيري كنيد. معمولاً منشي هاي بي تجربه طول عمر چنداني در شركت ندارند و از رويارويي با جمعي از مشتريان مي هراسند. اگر به عنوان يك مدير علاقه زيادي به آموزش كاركنان داريد، شركت خود را تعطيل كنيد و به جاي آن يك آموزشگاه معتبر تاسيس كنيد.

شركت قهوه خانه نيست

كم نيستند تعداد منشي هايي كه در محل كار صبحانه ميل مي كنند يا دائماً در حال جويدن چيزي هستند. حتماً منشي هاي زيادي را مي شناسيد كه در محل كارشان صبحانه مي خورند و از سابقه خوبي هم در شركت برخوردارند، اما بد نيست اين را هم بدانيد كه اگر آنها تاكنون توانسته اند به كارشان ادامه دهند، تنها به اين دليل بوده كه شركت شان هنوز در خواب است و مديران شان تمايلي به بيدار شدن ندارند. مديران شركت هاي چابك بايد بدانند اگر مي خواهند ضيافت شام شان پربار باشد، بايد از پهن كردن سفره هاي صبحانه در محل كار جداً خودداري كنند. مطمئن باشيد منشي ها با خوردن صبحانه در منزل از توان بيشتري براي حضور در محل كار برخوردار خواهند بود و ديگر مجبور نيستند با دهان پر با مشتري صحبت كنند.
شركت پارك خانواده نيست
هنوز هم شركت هاي زيادي وجود دارند كه منشي هايشان ارتباط فاميلي با مديران شان دارند. باور كنيد مديران در انتقاد از عملكرد منشي هايشان كه از جنس فاميل اند، عاجزند و بيشتر سعي مي كنند كم كاري ها و اشتباهات شان را به روي آنها نياورند. كاري نكنيد شركت تان به يك محل خانوادگي تبديل شود و به جاي پرداختن به مسائل شركت مجبور شويد به مسائل خانوادگي در محيط كار بپردازيد. بررسي ها نشان مي دهند كاركنان تمايلي به برقراري ارتباط با منشي هاي خويشاوند مدير ندارند و بيشتر به نوعي ارتباط هوشمندانه با آنها تن مي دهند.از اين رو با گذشت زمان اختلافات زيادي در سطح سازمان شكل خواهد گرفت و كاركنان بيشتر از آنكه به انجام وظايف شان بپردازند، بيشتر به دنبال آن هستند كه ببينند منشي ها چه چهره اي از آنها در ذهن مديران شان مي سازند.
شركت موسسه كاريابي نيست
متاسفانه در بسياري از شركت ها منشي ها به جاي پرداخت به امور خود وقتشان را صرف پيدا كردن كار براي آشنايان شان مي كنند. منشي ها بايد بدانند آنها مسوول كاريابي براي ديگران نيستند بلكه بايد تمام و كمال در خدمت مشتريان باشند. بارها مشاهده شده منشي ها با گذشت زمان و آشنايي بيشتر با مشتريان معتبر، آشنايان خود را به آنها معرفي كرده اند و از اين طريق باب مناسباتي غيررسمي را گشوده اند. به منشي هاي خود متذكر شويد اگر علاقه خاصي به يافتن شغل براي دوستانشان دارند، بهتر است به يكي از موسسات كاريابي سري بزنند و از اين قابليت خود در آنجا استفاده كنند.
شركت فروشگاه اسباب بازي نيست
متاسفانه برخي منشي ها هنوز در دوران كودكي به سر مي برند و با آنكه سال هاي زيادي از دوران كودكي شان سپري شده است ولي هنوز عاشق بازي با عروسك ها هستند. اين روزها انواع عروسك ها، قلب هاي تزئيني كوچك و بزرگ و شكلات هاي رنگارنگ به ابزار اصلي منشي ها تبديل شده اند. كم نيستند تعداد منشي هايي كه هنگام گفت وگو با مشتري، عروسك خود را ناز مي دهند و از رسيدگي به امور مشتريان غافل مي مانند. به ياد داشته باشيد مديران بزرگ منشي هاي بزرگ مي خواهند و آنها نبايد به خاطر پرداختن به امور مشتريانشان فرصتي براي بازي با عروسك ها داشته باشند. فراموش نكنيد عروسك ها شخصيت منشي ها را كودكانه شكل مي دهند و تعجبي ندارد كه منشي ها اعمال كودكانه اي از خود نشان دهند. معمولاً ميزان اشتباهات چنين منشي هايي بسيار زيادتر از حد معمول است و طولي نمي كشد كه آنها با سهل انگاري هاي خود موجبات افول سازمان را فراهم مي كنند.
شركت آرايشگاه نيست
بايد بپذيريم بسياري از منشي ها در ارتباط با مشتري تنها به تيپ ظاهري خود اهميت مي دهند و فراموش مي كنند كه علاوه بر داشتن تيپ ظاهري آراسته بايد از روابط عمومي، سطح دانش و مهارت هاي بازاريابي تلفني لازم برخوردار باشند. مطمئناً هيچ يك از ما با آراستگي منشي ها مخالفتي نداريم اما به ياد داشته باشيد وقتي منشي ها بيش از حد درگير رسيدگي به خود مي شوند، رسيدگي به امور مشتريان را به كلي فراموش مي كنند. اگر منشي هايتان بيش از حد وقت خود را صرف رسيدگي به تيپ ظاهريشان مي كنند در اخراج آنها ترديد نكنيد، چرا كه دير يا زود بايد با بسياري از مشتريانتان خداحافظي كنيد.
منبع: www.tmba.ir
دوشنبه 22 مهر 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: ايرنا]

[مشاهده در: www.irna.ir]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 1060]