نگاهي به راههاي مديريت بحران در سازمانهاي فرهنگي؛ وقتي مدير ها دردسر ساز مي شوند

واضح آرشیو وب فارسی:قدس: نگاهي به راههاي مديريت بحران در سازمانهاي فرهنگي؛ وقتي مدير ها دردسر ساز مي شوند
* دكتر رضا غلامي
* قسمت اول

جوامع روزبه روز پيچيده تر مي شوند و مسائل آنها نيز عميق تر، گسترده تر و پايدارتر از گذشته بر نهادها و سازمانها تأثير مي

گذارند. هرچند علم مديريت بحران به كمك مديران مي آيد تا آنها را در حل معضلات و مشكلات بحراني دروني يا محيطي سازمان آنها ياري كند، اما احاطه بر شناسايي بحران و نيز به كارگيري روشهاي سودمند براي پيشگيري، كنترل و يا خنثي سازي بحران، به آساني به دست نمي آيد.(1)
در بسياري از سازمانهاي بزرگ، اين وظيفه به نحوي دقيق و اصولي تقسيم شده و بخشهايي براي اين موضوع در نظر گرفته شده است كه پيشگيري و پيش بيني بحران و نيز سازماندهي تيم مديريت بحران را بر عهده مي گيرند. مديريت بحران كه يكي از فروع علم مديريت استراتژيك تلقي مي شود، در سازمانها و نهادهاي كشور ما ناشناخته بوده است و يا مورد كم توجهي قرارگرفته كه اين امر آسيبهاي جدي را به كشور در مسير رسيدن به اهداف انقلاب وارد كرده است. نظام جمهوري اسلامي ايران كه بر مبناي يك انقلاب و تحول فرهنگي شكل گرفته و ماهيت آن كاملاً به يك نظام فرهنگي متكي است، چندبرابر جوامع ديگر مورد تهديد بحرانهاي فرهنگي واقع شده و خواهد شد؛ لذا «مديريت بحران در مؤسسات فرهنگي» در كشور ما اهميت حياتي مي يابد و از مسايل كلان نظام به شمار مي آيد.
شايد در مورد انواع ديگر بحرانها بتوان از طريق تغيير محيط يا همسازي و تعامل با مبادي بحران، بر آنها غلبه كرد، اما در مورد بحرانهاي فرهنگي كه اغلب هم به شكل خزنده و نامرئي به وجود مي آيند و هم آثار و پيامدهاي ماندگاري بر جاي مي گذارند، قضيه به اين راحتي هم نيست. مقاله زير، شما را با تعريف، پيشگيري و مواجهه با بحران از ديدگاه علم مديريت استراتژيك آشنا مي كند. نمي توان گفت، هيچ گاه دچار بحران نخواهيم شد.
بحران در زندگي امروز جزء جدايي ناپذيري از زندگي انسانها به شمار مي رود؛ به ويژه در جوامعي كه در اداره آنها مديريت علمي جايگاه چنداني ندارد، هرلحظه انتظار اين بحرانها مي رود.
رهبران و مديران حكومتها، سازمانهاي دولتي و سازمانهاي غير انتفاعي، در سالهاي پيش رو، با چالشهاي دشواري مواجه خواهند بود و ناآرامي، تلاطم، تغييرات و دگرگونيهاي عظيم، آنها را احاطه مي نمايد. دراين راستا، مي توان به برخي رخدادهاي دهه گذشته، از جمله به تغييرات جمعيت شناختي و دگرگوني در ارزشها و... اشاره كرد.
البته از اين ميان، بحرانهاي فرهنگي به مراتب از بحرانهاي اقتصادي و سياسي پيچيده تر و مخرب تر و خارج شدن از آنها دشوارتر است. علاوه بر آن كه شواهد بسياري در دست مي باشد كه نشان مي دهد جوامع امروز، برخلاف گذشته، به حدي از پيچيدگي در ساختارها، نهادها و روابط دروني و بيروني رسيده اند كه درك جامع و نزديك به واقع از اين جوامع و فرايندهاي حاكم بر آنها را در سطحي بسيار فراتر از توانايي مسؤولان مربوطه قرار داده و حتي حجم و پيچيدگي بعضي از مؤسسات به تنهايي به اندازه يك كشور، مديران را درگير خود مي كند و اين خود از سويي زمينه ساز بحران خواهد بود. البته، خروج از بحرانهاي فرهنگي لزوماً به معناي از ميان رفتن آثار و پيامدهاي آنها در محيط بحران نيست، بلكه كمتر بحراني در حوزه فرهنگ پديد مي آيد كه پيامد عميق و ماندگاري نداشته باشد. مؤسسات در كل با سه نوع بحران مواجه هستند : بحرانهاي درون سازماني، بحرانهاي مرتبط با محيط عملياتي سازمان و بحرانهاي برون سازماني (اعم از داخلي يا بين المللي).
جهاني شدن در بعد فرهنگي از گستره بالايي برخوردار بوده و هم اكنون تمامي مؤسسات فرهنگي كشور را با چالش مواجه ساخته است. شكي نيست كه اين پروژه قابليت تبديل شدن به يك بحران عظيم را دارد. اين مسأله به نوع دوم و سوم بحرانهاي مورد اشاره مرتبط است.
پرسشهاي اصلي اين گفتار باتوجه به اين توضيحات آن است كه:
بحران چيست و چگونه ايجاد و شناسايي مي شود؟ چگونه مي توان از بروز بحران جلوگيري نمود؟ و در مواقع ظهور بحران چه بايد كرد؟
* چيستي بحران
هر واقعه اي كه باعث شود يك مؤسسه از نظم تعريف شده خود خارج شده و منافع آشكار و پنهان آن اعم از مادي و معنوي به مخاطره افتد، بحران ناميده مي شود و اعم از آنكه اين مؤسسه بحران زده كوچك، بزرگ، دولتي و يا خصوصي باشد، از الگوي ايمن سازي خاصي براي رهايي از بحران پيروي خواهد كرد.
مؤسسات فرهنگي زماني موفق و يا به دور از بحران خواهند بود كه بر اساس يك مدل علمي طراحي شده باشند. يك مدل علمي و پيشرو مي تواند مؤسسه را از بروز و ظهور بحران نجات دهد. صرف نظر از عوامل بيروني و وقايع غير مترقبه كه معمولاً بحران ساز مي باشند، عموماً و در وضعيت عادي، بحران زماني رخ مي دهد كه مؤسسه از مرزهاي قواعد علمي موردنظر تجاوز نمايد و سلائق و پندارهاي شخصي جايگزين فرمولهاي علمي شود. البته اين هرگز به معناي خالي از هر نوع خطا بودن فرمولهاي علمي نيست ليكن در اداره يك مؤسسه، تفكر و رفتار علمي، تنها راه منتهي به موفقيت مي باشد. به عبارتي بحران زماني رخ مي دهد كه اشتباهي در انديشه و رفتار سازماني رخ داده باشد. اين در حالي است كه بسياري از اوقات، گردانندگان يك سازمان تا قبل از وقوع بحران به خطاي خود پي نمي برند.
در مؤسساتي كه با مديريت كاملاً علمي اداره مي شوند، عموم بحرانها از وقايع برون سازماني و البته خارج از دسترس نشأت مي گيرند، ولي در ساير مؤسسات اغلب، اين مديران و كاركنان هستند كه با تصميمات و اقدامات غيرمنطقي خود بحران ساز مي شوند.
* شناسايي زمينه هاي بحران
بحرانها معمولاً دو دسته از علامتهاي هشداردهنده عمومي و اختصاصي دارند. اين علامتها به سه دسته علايم درون سازماني، محيط عمليات در خارج سازمان و نيز علايم برون سازماني تقسيم مي شود كه هر كدام به تنهايي مي تواند در يك مؤسسه ايجاد بحران كند و گمانه زني مديران نسبت به احتمال وقوع موارد مزبور و يا حتي وقوع درصد جزئي، مي تواند علامتي هشداردهنده قلمداد شود. البته بحرانها اندازه و مراتب گوناگوني دارند و اين گوناگوني بر روش مواجهه با آنها تأثير مي گذارد.
الف علايم بحرانهاي درون سازماني:
1 افزايش چشم گير خطا، بي نظمي و ضابطه شكني در ميان كاركنان.
2 بي رغبتي و بي انگيزگي كاركنان كليدي.
3 فاصله چشمگير منافع و روابط مديران ارشد با مديران مياني و كاركنان.
4 خارج شدن تمام يا بخشي از فعاليتهاي مؤسسه از مسير و چارچوبهاي علمي از پيش تعيين شده.
5 عدم انطباق منابع ( بودجه، امكانات و نيرو) با برنامه ها و يا كاهش درآمدها.
6 ضعف و ناتواني مديران و كاركنان كليدي در اجراي برنامه (عدم تخصص و تجربه).
7 عدم همسويي و همفكري مديران و به ويژه اعضاي هيات مديره يا هيات امنا با يكديگر.
8 ايجاد اختلال در برقراري رابطه ميان مؤسسه و مخاطب (ناكارآمدي زبان، روش و ابزار).
9 كاهش كيفيت محصولات از جهات مختلف.
10 از دست دادن يك يا چند نيروي كليدي.
11 ايجاد خرابكاري، سرقت، افشاي اطلاعات محرمانه، بروز وقايع غيراخلاقي و يا اعتصاب كاركنان.
ب علايم بحران درمحيط عمليات برون سازماني:
1 كاهش محسوس ثمربخشي و كوچك شدن دايره و عمق نفوذ و اثربخشي، با وجود سرمايه گذاري قابل توجه.
2 كاهش يا قطع ارتباطات فعال مخاطبان با مؤسسه.
3 افزايش اعتراضات و بروز بدبيني نسبت به عملكرد مؤسسه (حتي از طريق شايعه).
4 ايجاد بي حسي و بي تفاوتي نسبت به موجوديت و يا عدم موجوديت مؤسسه نزد مخاطب.
5 كاهش يا ازدست رفتن قدرت جهت دهي مخاطب به سمت اهداف.
6 جايگزيني و كاميابي رقبا در محيط عملياتي مؤسسه.
7 ارائه محصول دردسرساز.
ج علايم وقايع بحران ساز برون سازماني(خارج از دسترس):
1 جنگ، زمين لرزه، سيل، بيماريهاي خطرناك، مهاجرت، خشونتهاي سياسي، ناامني و... (اعم از داخلي و خارجي).
2 دگرگوني ارزشها و فاصله نسلها در جامعه.
3 شايعه و شبهه پراكني، تهمت و افتراء.
4 برگزاري انتخابات مجلس، رياست جمهوري، شوراهاي شهر و... .
5 وضع قوانين و مقررات جديد.
6 آغاز نوعي تنفر و بي اعتمادي عمومي به اهداف مؤسسه ناشي از عوامل اجتماعي.
7 احتمال تهاجم و يا خرابكاري دشمن به صورت آشكار و پنهان.
8 عمليات رقيب و محبوبيت روزافزون محصولات و آثار رقبا و... .

* جلوگيري از بحران
الف. ارتقاي تفكر مديريت:
انكار امكان و يا واقعيت بحران كه معمولاً با نوعي خودفريبي و فرار از واقعيت آميخته است، يكي از موانع عمده در مسير شناخت بحران و مقابله صحيح و به موقع با آن مي باشد. بسياري از مديران از پذيرش حتي امكان بحران در مؤسسه خود يا جامعه بيم دارند و همواره حتي در جلسات محرمانه درون سازماني با ارائه برخي آمار و شواهد غيردقيق، سعي در شكست ناپذير جلوه دادن مؤسسه و كوچك شمردن مشكلات را دارند ؛ در حالي كه نفي امكان بحران يا عدم پذيرش وقوع آن، هيچ كمكي به مؤسسه يا جامعه مربوطه نخواهد كرد. بنابراين نبايد از كنار علايم هشداردهنده به راحتي گذشت و يا نسبت به آن غافل بود.
ب ايجاد سيستم بحران شناخت:
پيش بيني سازوكارهاي لازم براي تعيين، شناسايي علايم و نيز پيش بيني بحران، نخستين گام در مؤسسه به شمار مي رود. علاوه بر آنكه لازم است گروه ويژه اي مسؤوليت اين مهم را عهده دار باشند، نبايد از عموم كاركنان نيز سلب مسؤوليت شود، بلكه بايد با افزايش حساسيتهاي عمومي، گستره شناسايي را افزايش داد و ضمناً سلسله مراتب اطلاع رساني را براي كاركنان تعريف كرد. بهترين راه براي افزايش حساسيت جمعي، تشويق است وگرنه رغبتي براي توجه در ميان كاركنان پديد نخواهد آمد.
با اين همه، مسؤوليت تخصصي امر، همچنان بايد بر عهده گروهي باشد كه در اين رابطه مأموريت خاص دارد. اين گروه توجه به هيچ بخشي را نبايد مورد غفلت قرار دهد و هيچ محيطي نبايد از دايره ديده باني آن استثناء شود. يك گروه موفق، گروهي است كه اعضاي آن، علاوه بر هوش بالا، در حوزه هاي مختلف فعاليت سازمان خود از تخصص كافي برخوردار باشند.
مهمترين وظيفه گروه، تهيه نقشه اي است كه بر اساس روش شناسي علمي، راههاي احتمالي ظهور بحران را مشخص كند و در اين مسير نبايد احتمال تأثيرپذيري مؤسسه از بحرانهاي خنثي شده در گذشته مورد غفلت قرار گيرد؛ زيرا برخي بحرانها به ظاهر خنثي مي شوند، اما مي توانند دوباره دردسرساز باشند.
همچنين اين گروه بايد از جايگاه جدي و غيرتشريفاتي در مؤسسه برخوردار باشد تا به محض به صدا در آوردن زنگ خطر، مديران سازمان را حساس و تحريك نمايد.
ج ايمن سازي مؤسسه در برابر بحران:
يك مؤسسه موفق، با شناخت راههاي بروز بحران، خود را همواره در برابر آن ايمن مي سازد. صرف نظر از مجموعه عوامل درون سازماني كه امروزه با به كاربستن روشهاي جديد مديريتي قابل كنترل شده اند، حتي امكان ايمن سازي مؤسسه از عوامل بحران زاي خارج از دسترس نيز تا حدي وجود دارد.
تنها راه ايمن سازي يك مؤسسه در مقابل بحرانها، طراحي علمي و تخصصي مؤسسه و فعاليتهاي آن است. شناخت صحيح محيط عملياتي، مخاطب و رقيب يا دشمن و نيز تعيين دقيق اهداف، سياستها، چشم انداز، استراتژيها، روشها، برنامه، سيستم كنترل، تاكتيكهاي عملياتي و همچنين انطباق تشكيلات، منابع، فرايندها و ضوابط با آنها و همين طور برقراري ارتباط صحيح ميان تمامي عناصر تصميم ساز، تصميم گيرنده و مجري و نيز تطابق كمي و كيفي منابع انساني و مالي يك مؤسسه از اين قبيل موارد فعاليتي مي باشد.
نبايد فراموش كرد كه بسياري از بحرانها در اثر خطاهاي مديران پديد مي آيند و مي توان با كاربست يك تفكر و عملكرد صحيح از ظهور آن جلوگيري كرد. روشن بودن راه، يعني شرح آنچه در پي آن هستيم و آنچه به دنبالش نيستيم، در گام پاياني دگرگون سازي استراتژيك بسيار بااهميت هستند.
البته به همان اندازه كه حركت غيرعلمي براي يك مؤسسه فرهنگي زيان بار است، ماندن در روشهاي ثابت و كهنه به معناي فقدان نوآوري در به كارگيري روشها نيز مي تواند مؤسسه را از پويايي خارج ساخته و مجموعه را در برابر بحرانهاي تازه اي كه متاثر از فضاي تحول گراي بيروني است، آسيب پذير كند. بنابراين سيستم مديريتي يك مؤسسه بايد با دستآوردهاي مديريتي جديد همراه و همگام باشد.

پي نوشت:1- ماه نامه زمانه - 1383 - شماره 27
شنبه 27 مهر 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: قدس]

[مشاهده در: www.qudsdaily.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 203]