چگونه رویدادهای تاثیرگذار برگزار کنیم؟

چگونه رویدادهای تاثیرگذار برگزار کنیم؟ این سؤالی است که همواره ذهن صاحبان کسب ‌وکار را به خود درگیر می‌کند. اگر تا به حال رویدادی را سازمان‌دهی کرده باشید، می‌دانید که همه چیز طبق برنامه پیش نمی‌رود و باید با چالش‌های مختلفی روبرو شوید. برای اینکه یک رویداد تاثیرگذار باشد باید آن را به نحوی شایسته برگزار کنید به طوری که تا حد امکان از به وجود آمدن چالش‌هایی مانند رزرو سالن همایش و ... جلوگیری شود. در این مقاله نکاتی مفید درباره این موضوع را برای شما بازگو می‌کنیم و امیدواریم مورد توجه شما قرار بگیرد.

نکاتی مفید برای برگزاری رویداد تاثیرگذار

همان‌طور که میدانید برگزاری یک رویداد یا ایونت موفق کار ساده‌ای نیست. برای این کار همواره باید نکات کلیدی لازم را در نظر داشته باشید. توجه به این نکات شما را از مشکلات احتمالی که ممکن است با آن روبه‌رو شوید؛ آگاه می‌سازد. ما در این قسمت از مقاله سعی بر این داریم که چند مورد از این نکات کلیدی را به شما ارائه دهیم.

1.     مشخص کردن هدف و قالب رویداد

بسیار واضح به نظر می‌رسد، اما ارزش دارد که یک رویکرد انتقادی به این موضوع داشته باشیم. هدف خود را تا حد امکان به طور خاص تنظیم کنید. برای مثال برخی افراد ممکن است برای منتقل کردن دانشی به مخاطبان خود اقدام به برگزاری رویداد کنند؛ یا افرادی که کسب وکار خود را تازه راه‌اندازی کرده‌اند و می‌خواهند آن را به دیگران معرفی کنند و یا ممکن است فرد دیگری برای جذب هم‌تیمی این کار را انجام دهد.

منظور از قالب رویداد این است که ابزار قدردانی از مخاطبان فراهم باشد. این کار باعث می‌شود که رویداد شما تاثیر بیشتری داشته باشد. به طور مثال در هنگام اجاره سالن همایش توجه داشته باشید که سالن از لحاظ نورپردازی و صدا و ... با هدف رویداد تضاد نداشته باشد و از مخاطبان به‌خوبی پذیرایی شود. سعی کنید در قالب‌های سنتی گیر نکنید. نگاهی به رویدادهای آنلاین و رویدادهای فضای باز بیندازید. آنچه اهمیت دارد این است که قالب شما به رسیدن به هدف رویداد کمک می‌کند.

2.     به برنامه ریزی توجه کافی داشته باشید

·        زمان‌بندی

یک جدول زمانی دقیق برای تمامی مراحل رویداد تهیه کنید. این جدول باید شامل زمان‌بندی برای برنامه‌ریزی، تبلیغات، ثبت‌نام، آماده‌سازی مکان، اجرای رویداد و ارزیابی پس از رویداد باشد. زمان‌بندی دقیق به شما کمک می‌کند تا از هرگونه تأخیر و مشکل جلوگیری کنید. یک سند ایجاد کنید که در دسترس کل تیم قرار داشته باشد و در آن هر عضو بتواند وظایف خود و دیگران را ببیند.

·        بودجه‌بندی

بودجه‌ای مشخص برای هر بخش از رویداد تعیین کنید و هزینه‌ها را کنترل کنید. بودجه‌بندی دقیق به شما کمک می‌کند تا از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری کنید و منابع مالی خود را به بهترین شکل مدیریت کنید. همچنین، باید برای هزینه‌های غیرمنتظره نیز بودجه‌ای در نظر بگیرید.

3.     تبلیغات و بازاریابی

·        استفاده از شبکه‌های اجتماعی

از پلتفرم‌های مختلف برای تبلیغ رویداد خود استفاده کنید. شبکه‌های اجتماعی مانند اینستاگرام، توییتر، لینکدین و فیسبوک ابزارهای قدرتمندی برای جذب مخاطبان هستند. با ایجاد صفحات و حساب‌های کاربری مرتبط با رویداد، می‌توانید اطلاعات و اخبار مربوط به رویداد را به سرعت و به صورت گسترده منتشر کنید. همچنین می‌توانید اطلاعاتی مانند رزرو سالن همایش و ساعت برگزاری آن و ... را از طریق ایمیل برای مخاطبان خود ارسال کنید. این کار باعث می‌شود که مشارکت در رویداد بیشتر شود و طبیعتاً تاثیر بیشتری هم داشته باشد.

·        ایجاد محتوای جذاب

محتوای جذاب و مرتبط با رویداد تولید کنید تا مخاطبان بیشتری جذب شوند. از تصاویر، ویدئوها، مقالات و پست‌های وبلاگی برای معرفی رویداد و جلب‌توجه مخاطبان استفاده کنید. همچنین، می‌توانید از تجربیات و نظرات شرکت‌کنندگان قبلی برای ایجاد محتوای معتبر و جذاب استفاده کنید. با اجاره استودیو های تولید محتوا میتوانید محتواهای بصری جذاب تولید کنید.

4.     مدیریت روز رویداد

·        تیم اجرایی

برای داشتن یک فضای کار اشتراکی باید یک تیم اجرایی قوی تشکیل دهید که وظایف مختلف را به خوبی انجام دهند. برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

انتخاب اعضای تیم: انتخاب اعضای تیم بر اساس تجربه و مهارت‌های لازم برای مدیریت بخش‌های مختلف رویداد.

تعیین وظایف و مسئولیت‌ها: تعیین وظایف و مسئولیت‌های هر عضو تیم به وضوح و جلوگیری از هرگونه ابهام و تداخل.

آموزش و آماده‌سازی: آموزش و آماده‌سازی اعضای تیم برای انجام وظایف خود به بهترین شکل ممکن.

·        برنامه‌ریزی دقیق

تمامی جزئیات روز رویداد را برنامه‌ریزی کنید و از اجرای صحیح آن‌ها اطمینان حاصل کنید. برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

برنامه‌ریزی ورود و خروج شرکت‌کنندگان: برنامه‌ریزی برای ورود و خروج شرکت‌کنندگان به مکان رویداد و مدیریت جریان ترافیک.

زمان‌بندی سخنرانی‌ها و کارگاه‌ها: زمان‌بندی دقیق برای سخنرانی‌ها و کارگاه‌ها و اطمینان از اجرای صحیح آن‌ها.

مدیریت پذیرایی: برنامه‌ریزی برای پذیرایی از شرکت‌کنندگان و اطمینان از ارائه خدمات مناسب.

5.     انتخاب مکان مناسب

·        ظرفیت و امکانات

مکانی را انتخاب کنید که ظرفیت کافی و امکانات لازم برای رویداد شما را داشته باشد. برای این کار می‌توانید از معیارهای زیر استفاده کنید:

ظرفیت: تعداد شرکت‌کنندگان مورد نظر شما را در نظر بگیرید و مکانی را انتخاب کنید که ظرفیت کافی برای آن‌ها داشته باشد.

تجهیزات: بررسی کنید که مکان انتخابی دارای تجهیزات صوتی و تصویری مناسب، اینترنت پرسرعت، امکانات پذیرایی و سایر نیازهای فنی باشد.

فضای مناسب: اطمینان حاصل کنید که مکان انتخابی دارای فضای کافی برای فعالیت‌های مختلف رویداد است. بسیاری از مکان های تعبیه شده برای فضای کار اشتراکی دارای سالن های همایش مناسب هستند.

·        دسترسی

مکان باید به راحتی قابل دسترسی باشد و امکانات پارکینگ مناسبی داشته باشد. برای این کار می‌توانید از معیارهای زیر استفاده کنید:

نزدیکی به وسایل حمل و نقل عمومی: بررسی کنید که مکان انتخابی در نزدیکی ایستگاه‌های مترو، اتوبوس و سایر وسایل حمل و نقل عمومی قرار دارد.

امکانات پارکینگ: اطمینان حاصل کنید که مکان انتخابی دارای امکانات پارکینگ کافی برای شرکت‌کنندگان است.

دسترسی برای افراد دارای معلولیت: بررسی کنید که مکان انتخابی دارای امکانات مناسب برای افراد دارای معلولیت است.

6.     انتخاب سخنرانان و مجریان

·        انتخاب سخنرانان

سخنرانان نقش مهمی در موفقیت رویداد دارند. برای انتخاب سخنرانان مناسب می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

تخصص و تجربه: سخنرانانی را انتخاب کنید که دارای تخصص و تجربه کافی در زمینه موضوع رویداد باشند.

مهارت‌های ارتباطی: سخنرانانی را انتخاب کنید که دارای مهارت‌های ارتباطی قوی و توانایی جذب مخاطبان باشند.

تنوع: تلاش کنید تا سخنرانان متنوعی را انتخاب کنید که دیدگاه‌ها و تجربیات مختلفی را به رویداد بیاورند.

·        انتخاب مجریان

مجریان نیز نقش مهمی در مدیریت و اجرای رویداد دارند. برای انتخاب مجریان مناسب می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

تجربه: مجریانی را انتخاب کنید که دارای تجربه کافی در مدیریت رویدادها باشند.

مهارت‌های ارتباطی: مجریانی را انتخاب کنید که دارای مهارت‌های ارتباطی قوی و توانایی مدیریت زمان باشند.

توانایی مدیریت بحران: مجریانی را انتخاب کنید که توانایی مدیریت بحران‌ها و مشکلات احتمالی را داشته باشند.

7.     ایجاد تجربه‌ای منحصر به فرد

·        طراحی تجربه

تلاش کنید تا تجربه‌ای منحصر به فرد و به یادماندنی برای شرکت‌کنندگان ایجاد کنید. برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

طراحی محیط: محیط رویداد را به گونه‌ای طراحی کنید که جذاب و دلپذیر باشد.

فعالیت‌های تعاملی: فعالیت‌های تعاملی و جذابی را برای شرکت‌کنندگان فراهم کنید.

هدایا و یادگاری‌ها: هدایا و یادگاری‌های منحصر به فردی را به شرکت‌کنندگان ارائه دهید.

·        استفاده از فناوری

استفاده از فناوری‌های نوین می‌تواند تجربه رویداد را بهبود بخشد. برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

اپلیکیشن‌های موبایل: اپلیکیشن‌های موبایلی را برای مدیریت و اطلاع‌رسانی رویداد ایجاد کنید.

واقعیت افزوده و مجازی: از فناوری‌های واقعیت افزوده و مجازی برای ایجاد تجربه‌های جذاب و تعاملی استفاده کنید.

پخش زنده: زمانی که برای اجاره سالن همایش اقدام می‌کنید به این نکته توجه کنید که آیا امکان پخش زنده رویداد را برای شرکت‌کنندگانی که نمی‌توانند به صورت حضوری شرکت کنند را می‌توانید فراهم کنید؟

8.     مدیریت ارتباطات پس از رویداد

·        پیگیری با شرکت‌کنندگان

پس از پایان رویداد، با شرکت‌کنندگان ارتباط برقرار کنید و از آن‌ها برای شرکت در رویداد تشکر کنید. برای این کار می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:

ارسال ایمیل تشکر: ایمیل‌های تشکر و قدردانی به شرکت‌کنندگان ارسال کنید.

اشتراک‌گذاری محتوای رویداد: محتوای رویداد، از جمله ویدئوها و اسلایدها را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید.

دعوت به رویدادهای آینده: شرکت‌کنندگان را به رویدادهای آینده دعوت کنید و آن‌ها را در جریان برنامه‌های آینده قرار دهید.

9.     ارزیابی و بازخورد

·        جمع‌آوری بازخورد

پس از پایان رویداد، بازخوردهای شرکت‌کنندگان را جمع‌آوری کنید. این بازخوردها می‌تواند از طریق نظرسنجی‌های آنلاین، فرم‌های بازخورد و مصاحبه‌های حضوری جمع‌آوری شود. بازخوردهای شرکت‌کنندگان به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف رویداد را شناسایی کنید.

·        تحلیل و بهبود

بازخوردها را تحلیل کنید و نقاط قوت و ضعف رویداد را شناسایی کنید تا در آینده بهبود یابید. بررسی کنید که کدام بخش‌های رویداد موفق بوده‌اند و کدام بخش‌ها نیاز به بهبود دارند. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا در برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای آینده بهتر عمل کنید.

نتیجه‌گیری

برگزاری یک رویداد تاثیرگذار نیازمند توجه به جزئیات و برنامه‌ریزی دقیق است. با تعیین هدف و مخاطب، برنامه‌ریزی دقیق، انتخاب مکان مناسب، تبلیغات موثر، مدیریت روز رویداد و ارزیابی بازخوردها، می‌توانید رویدادی موفق و تاثیرگذار برگزار کنید. همچنین، باید همیشه آماده باشید تا از تجربیات گذشته خود بیاموزید و در هر رویداد جدید بهبود یابید.