با اجراي طرح مكانيزاسيون اسناد ايثارگران؛140 هزار پرونده فرهنگي شهدا و ايثارگران ديجيتالي مي شود

واضح آرشیو وب فارسی:موج: با اجراي طرح مكانيزاسيون اسناد ايثارگران؛140 هزار پرونده فرهنگي شهدا و ايثارگران ديجيتالي مي شود
خبرگزاري موج - با اجراي طرح ديجيتالي كردن اسناد ايثارگران از سوي اداره كل جمع آوري، نگهداري و تنظيم آثار ايثارگران بنياد شهيد و امور ايثارگران، 140 هزار پرونده فرهنگي شهدا و ايثارگران در سراسر كشور تحت پوشش اين طرح قرار مي گيرد.
به گزارش موج به نقل از روابط عمومي بنياد شهيد و امور ايثارگران، مديريت بر مجموعه عظيم آثار ايثارگران كشور كه لحظه به لحظه برتعداد آن افزوده مي شود، نياز به برنامه ريزي منسجم و علمي دارد كه اين طرح در همين راستا و به عنوان گامهاي اوليه در اين مسير تدوين شده است.
تجميع نهادهاي سه گانه متولي امور ايثارگران شامل بنياد شهيد انقلاب اسلامي، سازمان امور جانبازان و ستاد رسيدگي به امور آزادگان و تشكيل «بنياد شهيد و امور ايثارگران» در سال 1383 فرصت مناسبي را براي بازبيني روش هاي جاري در سازمان هاي مذكور و تدوين شيوه هاي نوين فراهم كرد.
بدون شك بهبود و ارتقاء روند ترويج فرهنگ ايثار و شهادت در جامعه بدون توجه به زير ساخت هاي اطلاعاتي و ايجاد بانك اطلاعاتي يكپارچه از اسناد ايثارگران ميسر نخواهد بود.
حجم زياد اسناد، مدارك و اطلاعات موجود در سازمان ها و ارگان ها و عدم دسترسي سريع و به موقع به اين اطلاعات موجب بروز مشكلات زيادي شده كه براي حل اين مشكل و استفاده بهينه از اين اسناد، مي توان تدوين يك سيستم مديريت آرشيو اسناد مناسب را پيشنهاد كرد.
در اين راستا طرح مكانيزاسيون پرونده هاي فرهنگي ايثارگران با هدف مستند سازي علمي، يكپارچه سازي پرونده هاي فرهنگي ايثارگران، استاندارد سازي آرشيو ديجيتال آنها و ارايه خدمات بهينه اين اسناد و آثار به جامعه ارايه مي شود.
اجراي اين مهم ضمن شفاف سازي وضعيت كنوني، امكان اعمال مديريت در توزيع متوازن منابع بر اساس ضوابط را فراهم كرده و مي تواند سازمان را در جهت رسيدن به يكي از اهداف اصلي خود كه ترويج فرهنگ ايثار و شهادت است، ياري كند.
از سوي ديگر دسترسي سريع و آسان به اسناد و آثار فرهنگي با هدف تسريع در پاسخگويي و ايجاد بستري مناسب براي تدارك زير ساخت اطلاعاتي موثر و يكپارچه سازي پرونده هاي فرهنگي ايثارگران را مي توان از اهداف كلان اين طرح برشمرد.
در بعد عملياتي نيز سازماندهي آرشيو فيزيكي و ديجيتالي آثار فرهنگي شهدا و ايثارگران، ايجاد امكان ارايه خدمات به افراد و جامعه به صورت الكترونيكي، بهينه سازي اسناد و آثار فرهنگي و تلاش در جهت ايجاد امنيت دسترسي و امنيت ديجيتال اسناد از اهداف اين طرح محسوب مي شود.
از سياست هاي اجرايي اين طرح نيز مي توان به حفظ هويت و اصالت اسناد، برون سياري فعاليت ها تا حد امكان با اولويت جامعه ايثارگري، نظارت و كنترل دقيق بر مراحل و خروجيهاي مراحل از برون سياري و امانت داري از آثار و اسناد اشاره كرد.
محدوده جغرافيايي اين طرح شامل تمامي استان ها و شهرستانهاي سراسر كشور و محدوده منابع طرح ذكر شده شامل مراكز اسناد شهرستان ها و استان و ستاد مركز است.
طرح ديجيتالي كردن اسناد طي محدوده زماني يك ساله اجرايي مي شود و در محدوده اجراي طرح در مجموع 140 هزار پرونده فرهنگي شهدا تحت پوشش قرار خواهد گرفت.
فازهاي اجرايي طرح، در هفت فاز مطالعاتي، توسعه سيستم، مقدماتي و آموزشي، يكپارچه سازي و بهينه سازي اسناد، تبديل و ورود اطلاعات اسناد، فهرست نويسي موضوعي و نمايه گذاري الكترونيكي و كنترل كيفيت و كنترل پروژه تعريف شده است.
در فاز مطالعاتي مي توان به تدوين و تبيين اهداف و استراژيها، استانداردهاي تبديل اطلاعات، استانداردهاي نمايه گذاري و آرشيو ديجيتال و فيزيكي و تعيين چرخه هاي گردش و RFP سيستم نرم افزاري مورد نياز اشاره كرد.
در توضيح فاز توسعه سيستم مي توان گفت، با توجه به اينكه طي سال هاي گذشته به سفارش اداره كل مركز آمار و فناوري اطلاعات، نرم افزاري با عنوان سيسنم پرونده فرهنگي در حال توليد است، درجلسات مشترك با اين مركز مقرر شد به منظور صرفه جويي همين سيستم با ارتقا فني مورد استفاده قرار گيرد.
تدوين دستورالعمل ها و رويه هاي اجرايي، تشكيل ستاد پروژه با هدف مديريت و نظارت بر طرح، اجراي طرح پايلوت و شناسايي نقاط ضعف و قوت طرح، تخصيص اعتبار، تعيين يك نماينده از هر استان به عنوان مدير پروژه هراستان، تجهيز استان و تعيين سايت و مكان مناسب براي اجراي طرح از بندهاي فاز مقدماتي و آموزشي است.
فاز يكپارچه سازي و بهينه سازي در دو بخش ستاد مركز و استان ها انجام مي شود كه يكسان سازي فايلهاي ديجيتالي و انتقال پرونده هاي ديجيتال از اقدامات بخش ستاد مركز و ارسال پرونده هاي فيزيكي شهرستان ها به ستاد استان، مطابقت سه پرونده و بهينه سازي اسناد از اقدامات بخش استان ها است.
تشكيل كار گروه تبديل اسناد و آثار فرهنگي در استان، تبديل اسناد يكپارچه شده در ستاد استان طبق استاندارد، ورود اطلاعات و ثبت مشخصات و مستندات اسناد، مستند سازي فايلهاي ديجيتال توسط كارشناسان شهرستان از بندهاي اجرايي فاز تبديل و ورود اطلاعات اسناد است.
انتقال فهرست نمايه ها به سيستم آرشيو ديجيتال و نمايه گذاري الكترونيكي اسناد را مي توان از بندهاي اجرايي فاز فهرست نويسي موضوعي برشمرد.
تست اطلاعات يكپارچه شده به صورت جامع و مانع، تست صحت ثبت اطلاعات انجام شده، تست صحت ورود اطلاعات به سيستم و كنترل مراحل بالا توسط تيم ستاد مركز از اقدامات فاز كنترل كيفيت و كنترل پروژه است.
تاكنون فازهاي مطالعاتي و توسعه سيستم به اتمام رسيده است و فاز مقدماتي و آموزشي نيز با برگزاري همايش هايي با حضور نمايندگان استاني رو به اتمام است.
در اين همايش ها براي آموزش نمايندگان استاني تريبون آزادي با همكاران استاني برگزار شد و نمايندگان استان قزوين گزارش پايلوت اين طرح را ارائه دادند و استان خراسان رضوي و قم كه با هماهنگي ستاد اين طرح را به مرحله اجرا در آورده اند تجربيات خود را در اختيار ديگر استان ها قرار دادند.
اداره كل جمع آوري، نگهداري و تنظيم آثار ايثارگران بنياد شهيد و امور ايثارگران در راستاي يكپارچه سازي اسناد ايثارگران و سهولت دسترسي به اين آثار علاوه بر گامهاي بلندي كه در مسير پيگيري طرح ديجيتالي كردن اسناد ايثارگران برداشته، درصدد برگزاري جلسات مشترك و تعامل با سازمانهاي مرتبط در اين حوزه است.
به هر حال با توجه به اينكه در آستانه ورود به دهه چهارم پيروزي انقلاب اسلامي هستيم، ضرورت تدوين يك بانك يكپارچه و جامع اطلاعاتي از اسناد فرهنگي ايثارگران به شدت احساس مي شود.
دوشنبه 30 دي 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: موج]

[مشاهده در: www.mojnews.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 152]