مدیریت استراتژیک

واضح آرشیو وب فارسی:فان پاتوق: تعريف برنامه ریزی

برنامه ريزي عبارتست از فرايندي داراي مراحل مشخص و بهم پيوسته براي توليد يك خروجي منسجم در قالب سيستمي هماهنگ از تصميمات. برنامه ریزی فكر كردن راجع به آينده يا كنترل آن نيست بلكه فرايندي است كه مي.تواند در انجام اين امور مورد استفاده قرار گيرد. برنامه ريزي، تصميم.گيري در شكل معمول آن نيست بلكه از طريق فرايند برنامه ريزي، مجموعه.اي از تصميمات هماهنگ اتخاذ مي.شود. برنامه ریزی مي.تواند براي زمان حال يا آينده انجام شود. بر طبق اين تعريف، تصميم.گيري.هاي مقطعي و ناپيوسته و اتخاذ سياستها براي پيشبرد سازمان در زمان حال يا آينده برنامه ريزي نيستند. برنامه ريزي متكي بر انتخاب و مرتبط ساختن حقايق است. حقايق مفاهيم واقعي، قابل آزمون و اندازه.گيري هستند. ديدگاهها، عقايد، احساسات و ارزشها به عنوان حقايقي تلقي مي.شوند كه فرايند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده مي.شود. همانطور كه اشاره شد برنامه ريزي صرفاً يك فرايند تصميم.گيري نيست بلكه فرايندي شامل روشن ساختن و تعريف حقايق و تشخيص تفاوت بين آنهاست يا به عبارتي گونه.اي فرايند ارزيابي است كه در پايان آن، در انتخاب حقايق ارزيابي شده تصميم.گيري مي.شود. برنامه بياني روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصميمات است. برنامه خروجي فرايند برنامه ريزي است اما برنامه ريزي يك فرايند پيوسته است كه بيش از اتخاذ هر تصميمي آغاز شده و پس از اجراي آن تصميم ادامه مي.يابد. برنامه.ها تهيه شده و اجرا مي.گردند.

ويژگي.هاي برنامه ریزی

برنامه ريزي يك فرايند ذهني آگاهانه با خصوصيات زير است:
1) تشخيص يك نياز يا انعكاس يك انگيزه 2) جمع.آوري اطلاعات 3) مرتبط ساختن اطلاعات و عقايد 4) تعريف اهداف 5) تأمين مقدمات 6) پيش.بيني شرايط آينده 7) ساخت زنجيره.هاي متفاوتي از اقدامات مبتني بر تصميمات متوالي 8) رتبه.بندي و انتخاب گزينه.ها 9) تعريف سياستها 10) تعريف معيارهاي ابزار ارزيابي برنامه

انواع برنامه ريزي

برنامه ريزي از جنبه ماهيت به برنامه ریزی فيزيكي، برنامه ريزي سازماني، برنامه ريزي فرايند، برنامه ريزي مالي، برنامه ریزی وظيفه.اي و برنامه ريزي عمومي دسته.بندي مي.شوند كه در اينجا منظور از برنامه ريزي، برنامه ريزي از نوع عمومي است. برنامه ریزی عمومي معمولاً تمام ديگر انواع برنامه ريزي را در خود دارد. برنامه ريزي را از جنبه افق زماني مي.توان در قالب برنامه ريزي كوتاه.مدت (برنامه ریزی عملياتي و تاكتيكي)، برنامه ريزي ميان.مدت و برنامه ريزي بلندمدت دسته.بندي نمود.

برنامه ريزي استراتژيك

بيشتر برنامه ریزیها براساس ديدگاه عقلايي، داراي شكل «آرمانها و اهداف ـ طرحها و اقدامات ـ منابع مورد نياز» مي.باشند. در اين مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبيين شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعيين و در نهايت منابع مورد نياز براي انجام برآورد مي.گردند. تغيير در شرايط محيط، سياستها، نگرشها، ديدگاهها، ساختارها، نظامها و . . . عواملي هستند كه بر آرمانها و اهداف برنامه ريزي تأثير گذاشته و در نهايت باعث تغيير برنامه مي.گردند. برنامه ريزي در شكل عقلايي فوق، ظرفيت و توانايي مقابله با چنين تغييراتي را نداشته و منجر به شكست مي.گردد. اين شرايط موجب رشد اين تفكر شد كه در برنامه ريزي بايد بتوان مطابق با تغييرات، جهت حركت سازمان را تغيير داد و جهت و رفتار جديدي را در پيش گرفت. اين نگرش زمينه.ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد. برخلاف برنامه ريزي سنتي كه در آن آرمانها و اهداف تعيين مي.شوند هدف برنامه ريزي استراتژيك، تبيين و تدوين استراتژي است. بسته به نوع، تنوع و ماهيت تغييرات موجود در محيط مي.توان تركيبي از برنامه ريزي سنتي و برنامه ریزی استراتژیک را بكار برد.
تعاريف مختلف و متفاوتي از استراتژي ارائه شده است. در اينجا تعريفي ارائه مي.شود كه بتواند مفهوم آن را در برنامه ريزي استراتژيك مشخص نمايد. استراتژي برنامه، موضع، الگوي رفتاري، پرسپكتيو، سياست يا تصميمي است كه سمت و سوي ديدگاهها و جهت حركت سازمان را نشان مي.دهد. استراتژي مي.تواند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدوده زماني متفاوت تعريف شود.
برنامه ريزي استراتژيك گونه.اي از برنامه ريزي است كه در آن هدف، تعريف و تدوين استراتژيهاست. از آنجايي كه استراتژي مي.تواند داراي عمر كوتاه يا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک مي.تواند برنامه ريزي بلندمدت يا كوتاه.مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.
واژه «استراتژيك» معني هر آنچه را به استراتژي مربوط باشد در بردارد. واژه «استراتژي» از كلمه يوناني «استراتگوس» گرفته شده است كه به معناي رهبري است. برنامه ريزي استراتژيك كوششي است ساخت.يافته براي اتخاذ تصميم.هاي اساسي و انجام اعمالي كه ماهيت سازمان، نوع فعاليت.ها و دليل انجام آن فعاليتها توسط سازمان را شكل داده و مسير مي.بخشد. همانطور كه استراتژي نظامي پيروزي در جنگ است، برنامه ريزي استراتژیک نيز طرق انجام مأموريتهاي سازمان را دنبال مي.كند.

مزاياي برنامه ریزی استراتژيك

برنامه ريزي استراتژيك داراي مزاياي زيادي است كه از جمله مي.توان به موارد زير اشاره نمود:
• قبل از پيش آمدن مشكلات احتمالي از وقوع آنها خبر مي.دهد. • به علاقمند شدن مديران به سازمان كمك مي.كند. • تغييرات را مشخص كرده و شرايط عكس.العمل در برابر تغييرات را فراهم مي.كند. • هر نيازي را كه براي تعريف مجدد سازمان ضروري است تعيين مي.كند. • براي دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده بستر مناسب ايجاد مي.كند. • به مديران كمك مي.كند كه درك روشن.تري از سازمان داشته باشند. • شناخت فرصتهاي بازارهاي آينده را آسان.تر مي.سازد. • ديدي هدفمند از مسائل مديريت ارائه مي.دهد. • قالبي براي بازنگري اجراي برنامه و كنترل فعاليتها ارائه مي.دهد. • به مديران كمك مي.كند كه تا در راستاي اهداف تعيين شده تصميمات اساسي را اتخاذ كنند. • به نحو مؤثرتري زمان و منابع را به فرصت.هاي تعيين شده تخصيص مي.دهد. • هماهنگي در اجراي تاكتيكهايي كه برنامه را به سرانجام مي.رسانند بوجود مي.آورد. • زمان و منابعي را كه بايد فداي تصحيح تصميمات نادرست و بدون ديد بلندمدت گردند، به حداقل مي.رساند. • قالبي براي ارتباط داخلي بين كاركنان به وجود مي.آورد. • ترتيب.دهي اولويتها را در قالب زماني برنامه فراهم مي.آورد. • مزيتي براي سازمان در مقابل رقيبان به دست مي.دهد. • مبنايي براي تعيين مسئوليت افراد ارائه داده و به موجب آن افزايش انگيزش را باعث مي.شود. • تفكر آينده.نگر را تشويق مي.كند. • براي داشتن يك روش هماهنگ، يكپارچه همراه با اشتياق لازم از سوي افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصتها، انگيزش ايجاد مي.كند.
ويژگي.هاي برنامه ريزي استراتژیک
فرايند برنامه ريزي استراتژيك اساساً فرايندي هماهنگ.كننده بين منابع داخلي سازمان و فرصتهاي خارجي آن مي.باشد. هدف اين فرايند نگريستن از درون «پنجره استراتژيك» و تعيين فرصتهايي است كه سازمان از آنها سود مي.برد يا به آنها پاسخ مي.دهد. بنابراين فرايند برنامه ریزی استراتژیک، يك فرايند مديريتي است شامل هماهنگي قابليتهاي سازمان با فرصتهاي موجود. اين فرصتها در طول زمان تعيين شده و براي سرمايه.گذاري يا عدم سرمايه.گذاري منابع سازمان روي آنها، مورد بررسي قرار مي.گيرند. حوزه.اي كه در آن تصميمات استراتژيك اتخاذ مي.گردند شامل (1) محيط عملياتي سازمان، (2) مأموريت سازمان و (3) اهداف جامع سازمان مي.باشد. برنامه ريزي استراتژيك فرايندي است كه اين عناصر را با يكديگر در نظر گرفته و گزينش گزينه.هاي استراتژیک سازگار با اين سه عنصر را آسان مي.سازد و سپس اين گزينه.ها را بكار گرفته و ارزيابي مي.كند.
بايد توجه داشت كه هر فرايند برنامه ريزي استراتژيك زماني باارزش است كه به تصميم.گيرندگان اصلي كمك كند كه به صورت استراتژيك فكر كرده و عمل كنند. برنامه ريزي استراتژیک به خودي خود هدف نيست بلكه تنها مجموعه.اي از مفاهيم است كه براي كمك به مديران در تصميم.گيري استفاده مي.شود. مي.توان گفت كه اگر استراتژيك فكر كردن و عمل كردن در فرايند برنامه ریزی استراتژيك به صورت عادت درآيد، آنگاه فرايند مي.تواند كنار گذاشته شود.
برنامه ريزي استراتژیک در بخش دولتي
برنامه ريزي استراتژيك در بخش خصوصي توسعه يافته است. تجارب اخير مبين آن است كه رويكردهاي برنامه ريزي استراتژيك كه در بخش خصوصي تدوين شده.اند مي.توانند به سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي و هم چنين جوامع و ديگر نهادها كمك نمايند تا با محيط.هاي دستخوش تغيير، برخوردي مناسب داشته و به شيوه.اي كارسازتر عمل كنند. البته اين به آن معنا نيست كه همه رويكردهاي برنامه ریزی استراتژیک بخش خصوصي در بخش.هاي عمومي و غيرانتفاعي به يك اندازه كاربرد داشته باشند.
برايسون مدلهاي برنامه ريزي استراتژيك را بررسي كرده و شرايط بكارگيري آنها را در بخش.هاي عمومي و غيرانتفاعي مورد تحليل قرار مي.دهد و در نهايت خود رويكردي ارائه مي.دهد كه در بخش.هاي عمومي و غيرانتفاعي قابل كاربرد باشد.

مدل برايسون
نمودار آمده در آخر اين بخش مراحل فرايند برنامه ريزي استراتژيك در قالب مدل برايسون را نمايش مي.دهد. همانطور كه اشاره شد اين مدل نتيجه بررسي خصوصيات مدلهاي قبلي و رفع نقاط ضعف آنها براي كاربرد در سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي مي.باشد. همانطور كه ملاحظه مي.شود اين مدل شامل يك فرايند پيوسته (مطابق با تعريف برنامه ريزي) و تكرارپذير مي.باشد كه پيش از اتخاذ هر تصميمي آغاز شده و پس از اجراي آن تصميم ادامه مي.يابد. در اين جا اين فرايند در قالب ده مرحله شرح داده مي.شود. از خصوصيات اين فرايند اين است كه نتايج حاصل از هر مرحله مي.تواند در بازنگري يا تكميل مراحل پيش از آن مورد استفاده قرار گيرند.
مراحل فرايند برنامه ریزی استراتژیک در مدل برايسون به شرح زير مي.باشد:
(1) توافق اوليه: در اين مرحله ضرورت برنامه ريزي استراتژيك براي سازمان مورد برنامه ريزي بررسي شده و آشنايي با اين نوع برنامه ريزي حاصل مي.شود. سازمانها، واحدها، گروهها يا افرادي كه بايد در برنامه ریزی درگير شوند مشخص گرديده و توجيه مي.شوند. مراحلي كه در برنامه ريزي بايد انجام شوند شرح داده مي.شوند. روش انجام برنامه ريزي، زمانبندي انجام، آيين.نامه.هاي مورد نياز براي جلسات و نحوة گزارش.دهي مشخص مي.گردند. منابع و امكانات لازم تعيين مي.گردند.
(2) تعيين وظايف: وظايف رسمي و غيررسمي سازمان «بايد هايي» است كه سازمان با آنها روبروست. در اين مرحله هدف اينست كه سازمان و افراد آن وظايفي را كه از طرف مراجع ذيصلاح (دولت، مجلس و.....) به آنها محول شده است شناسايي نمايند. شايد اين هدف به ظاهر خيلي روشن باشد ولي اين واقعيت در بيشتر سازمانها وجود دارد كه بيشتر افراد اختيارات و وظايف سازماني را كه در آن مشغول بكارند نمي.دانند و اساسنامه آن را حتي براي يكبار مطالعه نكرده.اند. از طرف ديگر وظايف محول شده به سازمان عموماً كلي بوده و تمام فضايي را كه سازمان مي.تواند در آن فعاليت كند تعريف نمي.كند. بنابراين ضروري است كه با مطالعه وظايف مكتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظايف آشنا شد (كه از اين طريق بعضي از اختيارات و ذينفعان سازمان نيز شناسايي مي.گردند)، ثانياً مواردي را كه در حيطه اختيارات سازمان قرار مي.گيرند اما تا بحال كشف نشده.اند، شناخت.
(3) تحليل ذينفعان: ذينفع فرد، گروه يا سازماني است كه مي.تواند بر نگرش، منابع يا خروجي.هاي سازمان تأثير گذارد و يا از خروجي.هاي سازمان تأثير پذيرد. تحليل ذينفعان پيش.درآمد ارزشمندي براي تنظيم بيانيه مأموريت سازمان است. تحليل ذينفعان بسيار ضروري است، چرا كه رمز موفقيت در بخش دولتي و غيرانتفاعي ارضاي ذينفعان كليدي سازمان است. اگر سازمان نداند كه ذينفعانش چه كساني هستند، چه معيارهايي براي قضاوت درباره سازمان به كار مي.برند، و وضعيت عملكردي سازمان در قبال اين معيارها چيست، به احتمال زياد نخواهد توانست فعاليت.هايي را كه بايد براي ارضاي ذينفعان كليدي خود انجام دهد، شناسايي كند.
(4) تنظيم بيانيه مأموريت سازمان: مأموريت سازمان جملات و عباراتي است كه اهداف نهايي سازمان، فلسفه وجودي، ارزشهاي حاكم بر سازمان و نحوة پاسخگويي به نياز ذينفعان را مشخص مي.كند. علاوه بر اين موارد، اختلافات درون سازماني را مرتفع ساخته و بستر بحث.ها و فعاليتهاي سازنده و مؤثر را هموار مي.كند. توافق بر مأموريت سازمان، تمام فعاليتهاي آن را همسو مي.سازد و انگيزش و توجه ذينفعان سازمان خصوصاً كاركنان آن را افزايش مي.دهد.
(5) شناخت محيط سازمان: اساس استراتژيك عمل كردن شناخت شرايط است. يك بازيكن موفق فوتبال علاوه بر اينكه از توانايي.ها و وظايف هر يك از اعضاي تيم خود آگاهي دارد، سعي مي.كند شرايط تيم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر يك از افراد آن را دريابد و با داشتن اين مأموريت در ذهن يعني پيروز شدن در بازي، در هر لحظه بهترين حركت را انجام دهد. براي اينكه يك سازمان نيز در رسيدن به مأموريت خود موفق گردد بايد شرايط حاكم بر خود را به خوبي شناسايي نمايد. در اين مرحله، محيط خارجي سازمان در قالب شرايط سياسي، اقتصادي، اجتماعي و تكنولوژيكي مورد بررسي قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها براي سازمان تعيين مي.گردند. در راستاي شناخت محيط سازمان، در اين مرحله محيط داخلي نيز در قالب ورودي.ها، خروجي.ها، فرايند و عملكرد سازمان مورد مطالعه قرار مي.گيرند.
(6) تعيين موضوعات استراتژيك پيش روي سازمان: اين مرحله قلب فرايند برنامه ريزي استراتژیک است. موضوعات استراتژيك تصميمات سياسي و اساسي هستند كه بر اختيارات، مأموريت، ارزشها، محصول يا خدمات ارائه شده، مراجعان يا استفاده.كنندگان، هزينه.ها، تأمين منابع مالي، سازمان يا مديريت تأثير مي.گذارد. هدف اين مرحله تعيين انتخاب.هايي است كه سازمان با آنها مواجه است.
(7) تعيين استراتژيها: به منظور پرداختن به هر يك از موضوعات استراتژيك پيش روي سازمان بايد اقداماتي صورت گيرد كه در قالب برنامه.ها، اهداف، طرحها و . . . بيان مي.شوند. اين اقدامات استراتژي ناميده مي.شوند. در واقع استراتژي عبارتست از قالبي از اهداف، سياستها، برنامه.ها، فعاليتها، تصميمات يا تخصيص.هاي منابع كه مشخص مي.كنند سازمان چيست، چه كاري انجام مي.دهد و چرا آن را انجام مي.دهد. استراتژي.ها مي.توانند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدودة زماني متفاوتي تعريف شوند.
(8) شرح طرحها و اقدامات: اين مرحله مي.تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعيين استراتژيها، انجام شود اما از آنجايي كه كار برنامه ریزی استراتژيك با تعيين استراتژيها به پايان مي.رسد و اجراي آن در قالب تعريف طرحها و اقدامات و مديريت استراتژیک برنامه تهيه شده انجام مي.شود اين تفكيك صورت گرفته است. به عبارت ديگر از اين مرحله به بعد از مدل برايسون مربوط به اجراي برنامه و مديريت استراتژيك مي.گردد. در اين مرحله به منظور اجراي هر يك از استراتژيهاي انتخاب شده تعدادي طرح و اقدام تعريف مي.گردد.
(9) تنظيم دورنماي سازماني براي آينده: در اين مرحله، توصيفي از شرايط آينده سازمان در صورت بكارگيري استراتژي.هاي تدوين شده و استفاده از تمام نيرو و منابع سازمان، ارائه مي.شود. اين توصيف دورنماي موفقيت سازمان ناميده مي.شود كه در آن شرحي از مأموريت، استراتژي.هاي اساسي، معيارهاي عملكرد، بعضي از قواعد تصميم.گيري مهم و استانداردهاي اخلاقي مد نظر همة كارمندان ارائه مي.شود. در صورت تنظيم چنين دورنمايي، افراد سازمان خواهند دانست كه چه انتظاري از آنها مي.رود، پويايي و همسويي انگيزه و نيروي افراد در رسيدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نياز به نظارت مستقيم كاهش مي.يابد.
(10) برنامه عملياتي يكساله: در اين مرحله با استفاده از اطلاعات تدوين شده در مرحله هشتم و بر اساس اولويت.هاي تعيين شده توسط تصميم.گيران، يك برنامه عملياتي تهيه شده و بر اساس آن مديريت و كنترل طرحها و اقدامات انجام مي.شود.

جان ام. برايسون كيست؟ جان ام. برايسون استاد برنامه.ريزي و امور عمومي در دانشگاه مينه.سوتا و مدير «مركز تكنولوژي اطلاعات و پشتيباني تصميم گروهي» در اين دانشگاه است. برايسون از سال 1983 تا 1989، معاون مركز پژوهشهاي مديريت استراتژيك اين دانشگاه نيز بوده است. او در سالهاي1986 و87، استاد مهمان مدرسه بازرگاني لندن، در سال تحصيلي 94-1993، استاد مهمان بخش علوم مديريت دانشگاه استراس.ليد، مدرسه برنامه.ريزي دانشگاه آكسفورد بروكس، و كالج نوفيلد دانشگاه آكسفورد بوده است. او درجه كارشناسي خود را در رشته اقتصاد در سال 1969 از دانشگاه كورنل و سه درجه دانشگاهي ديگر خود را شامل كارشناسي ارشد در رشته خط.مشي و اداره امور عمومي در سال 1974، كارشناسي ارشد در رشته برنامه.ريزي شهري و منطقه.اي در سال 1974، و دكترا در رشته برنامه.ريزي شهري و منطقه.اي در سال 1978 از دانشگاه ويسكونسين، ماديسون دريافت كرد. جان ام. برايسون تاكنون جوايز زيادي را به خاطر آثارش دريافت كرده است كه از جمله آنها مي.توان به دريافت جايزه جنرال الكتريك در سال 1978 به خاطر پژوهش برجسته در برنامه.ريزي استراتژيك از آكادمي مديريت، و جوايزي براي بهترين مقاله.ها در ژورنال انجمن برنامه.ريزي امريكا و ژورنال پژوهش و آموزش برنامه.ريزي اشاره كرد. او علاوه بر تاليف كتاب مشهور برنامه.ريزي استراتژيك براي سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي يكي از مؤلفين كتاب رهبري براي مصالح عمومي بوده كه جايزه تري مك آدام را به عنوان كار برجسته در پيشرفت بخش غيرانتفاعي دريافت كرده و به عنوان بهترين كتاب سال 93-1992 توسط آكادمي مديريت برگزيده شده است.

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: فان پاتوق]

[مشاهده در: www.funpatogh.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 289]