نقش اتوماسيون اداري در كاهش مفاسد اداري

واضح آرشیو وب فارسی:فان پاتوق: امروزه بيشتر اداره.ها و سازمان.هاي دولتي كشور ـ به.دليل وجود بروكراسي اداري و انجام نشدن درست كارها و نود نظارت كافي بر روند انجام مراحل اداري ـ با انبوهي از خلاف.هاي اداري، مالي و نارضايتي مراجعان روبرو هستند.

در اين نوشتار كوشش مي.شود تا دست.آوردهاي اتوماسيون اداري، در زمينة اينگونه مفاسد و مشكلات اداري، شناخته شود.

چكيده :

درباره سودمندي اتوماسيون اداري شرکت.ها و ادارات بحث.هايي بسيار مطرح شده است، اما بيشتر کارشناسان براي اثبات آن به ابعاد اقتصادي و مديريتي آن پرداخته.اند. امکان تبادل سريع مکاتبات، سادگي روند پيگيري مكاتبات، جلوگيري از ثبت.هاي چندباره، جلوگيري از تكثير بي.مورد مكاتبات، امكان طبقه.بندي مكاتبات در رده.هاي گوناگون و جست.وجوي سريع آنها، امكان بررسي عملكرد كارمندان و بخش.هاي گوناگون سازمان و امكان سازماندهي درست دستگاه.ها با توجه به اطلاعات دقيق جريان مكاتبات و فعاليت.ها، دلايلي هستند كه از همين ديدگاه سرچشمه مي.گيرد.

اين مقاله از ديدگاه كاهش مفاسد مالي و جلوگيري از نارضايتي ارباب.رجوع، اتوماسيون اداري را بررسي مي.كند.
اين روزها ديگر همة مردم با اصطلاحاتي چون "اتوماسيون اداري"، "فساد اداري و مالي" و "نارضايتي ارباب رجوع" آشنا هستند.

در انبوه مقالاتي كه درباره روش.هاي مبارزه با مفاسد مالي منتشر شده است، بر برخي از اصول بيشتر تاكيد مي.شود كه در هر كشور ـ با توجه به شرايط سياسي، اجتماعي و مديريتي آن ـ بايد تطبيق، تبيين و اجرا گردد1. فصل مشترك و اهم اصول مبارزه با مفاسد مالي در اين مقالات عبارت است از: تقويت، شفافيت و پاسخگويي بخش دولتي، مستند سازي، تسهيل مقررات اداري، تقويت نظام حسابرسي و ذيحسابي و كنترل و نظارت موثر بر فعاليت.هاي مالي و بودجه دولت و شركت.هاي دولتي، تقويت نظام مالياتي و مبارزه قاطع با پولشويي، خصوصي سازي، تبيين اخلاق حرفه.اي، اطلاع.رساني شفاف، سريع و بدون تبعيض تصميمات موثر بر شاخص.هاي اقتصادي، معاضدت قضايي با ديگر كشورهاي طرف قرارداد بازرگاني و ... اما همانگونه كه ديده مي.شود، گرايش اصلي اين پيشنهادها، پيشگيري از مفاسد مالي در كشورها است.

در همين حال، مجموعه تلاش.هاي بالا ضمن پيشگيري از مفاسد مالي، بر تقويت ابزارهايي تاكيد دارد تا حكومت در صورت بروز فساد، بتواند به سرعت و دقت آنرا كشف و با مفسدان مقابله كند. طبيعي است كه مجازات.هاي بازدارنده قانوني و برخورد قاطع و بدون تبعيض دستگاه قضايي با متهمان، مكمل و در واقع ضمانت اجراي تصميماتي است كه دولت براي پيشگيري از مفاسد و مبارزه با آن پيش مي.گيرد.
اكنون با فرض بر اينكه قوانين بازدارنده براي مبارزه با مفسدين وجود دارد و دستگاه قضايي هم بدون تبعيض و اغماض با متخلفان برخورد مي.كند، به اين نكته مي.پردازيم كه آيا زمينه.هاي لازم براي اجراي تصميمات و سياست.هاي نظارتي دولت وجود دارد يا خير؟ طبيعي است كه فرض مجازات بازدارنده و برخورد بدون تبعيض و اغماض هنگامي محقق خواهد شد كه مستندات و ادله لازم براي اثبات جرم فراهم شده باشد وگرنه حتي اگر همه كارهاي قوه قضاييه به خوبي پيش.رود، بزرگترين مجرمان هم مي.توانند به سادگي از عدالت بگريزند.

در اينجا منظور از قوه قضاييه كليه مراجع تصميم گير و صادركننده حكم در مورد تخلفات مالي ـ مانند: دادگاه.ها و دادسراهاي عمومي و انقلاب، سازمان تعزيرات حكومتي، دادگاههاي تخلفات اداري، مراجع مختلف صادر كننده جريمه در دستگاه اجرايي از قبيل مميزان مالياتي، بازرسان كار و تامين اجتماعي، ماموران گمرك، نيروي انتظامي و وزارت اطلاعات در مورد مصالحه اداري با قاچاقچيان كالا و ارز ـ است. به همين ترتيب عبارت قوه قضاييه بسياري از بخش.هايي را كه به صورت اعتباري زير نظر اين قوه اداره مي.شود را ـ مانند : سازمان ثبت اسناد، ثبت شركت.ها و ثبت مالكيت معنوي ـ در بر نمي.گيرد.

اكنون فرض مي.كنيم كه نظام و به ويژه دولت عزم خود را در پيشگيري و مبارزه با مفاسد جزم كرده، تصميمات لازم براي اين امر را نيز به.تصويب رسانيده است. آيا نظام اداري و مديريتي حكومت و بخش خصوصي، حتي با فرض پذيرش چنين كارهايي، توان و آمادگي لازم را براي اجراي اين تصميمات دارند؟
براي نمونه، شركتي كه در وضعيت نامناسب مالي است، با ارايه گزارش.هاي غير واقعي به بانك.ها و ديگر موسسات پولي كشور، با فريب آنها وام.هاي كلاني از سيستم بانكي دريافت مي.كند. آثار اقتصادي و اجتماعي اين كار به ظاهر كوچك، براي كشور بسيار ويرانگر است: زيرا با گسترش اين كارها، بانك.ها امكان پرداخت سود بيشتر به مشتريان را از دست مي.دهند و در نتيجه، وجوه مردم به مبادي غير رسمي و پرخطر هدايت مي.گردد.

از آنجا كه كمترين نظارتي هم بر اين موسسات ـ كه با نام.هاي گوناگون و حتي صندوق قرض الحسنه نيز فعاليت مي.كنند ـ نمي..شود، خطر ورشكستگي اين موسسات را تهديد مي.كند. با ورشكستگي هر يك از اين موسسات، ده.ها و صدها خانواده تمام يا بخشي از هستي خود را از دست مي.دهند، صدها پرونده در دادگاه.ها تشكيل مي.گردد و ساعت.هاي زيادي از وقت مردم و مسوولان قضايي و امنيتي، صرف رسيدگي به اين پرونده.ها مي.شود. اما اين تنها بخشي از ويرانگري.هاي گزارش.هاي غير واقعي به بانك.ها است. پس از گسترش اين گونه كارها، بانك.ها براي ايمن ماندن از ريسك سوخت مطالبات خود، همه مشتريان را وادار به ارايه وثيقه.هاي سنگين ملكي مي.كنند.

براي هر بار توثيق يك ملك، ضمن انجام كارهاي مستقيم اداري كه در بانك و ثبت اسناد صورت مي.گيرد، مشتري بايد با مراجعه به شهرداري و دارايي و اخذ مفاصا حساب، هزينه.هاي محضر را هم بپذيرد. اين كار و كارهاي همانند آن ـ كه در كشور پرشمارند ـ موجب ارجاع انبوه مراجعان به دستگاه.ها شده، در نتيجه بخشي از نيروي مديريتي آنها را به خود مشغول مي.سازد. در اين ميان، بسياري از نيازمندان و كارآفريناني كه امكان ارايه وثيقه ملكي سنگين را ندارند، از دسترسي به وام بانكي محروم مي.مانند و به بازار آزاد و روش.هاي غير مجاز روي مي.آورند.

اكنون دو پرسش به ميان مي.آيد: يكي اينكه در شرايط كنوني و با امكانات موجود، براي آگاهي از وضعيت مالي و اعتباري يك شخص خصوصي (حقيقي يا حقوقي) چه راه.هايي وجود دارد؟ و دوم آنكه براي ايجاد اين امكان چه راهكاري وجود دارد؟

پاسخ پرسش نخست اين است كه در هم.اكنون تنها راه بانك.ها براي اين بررسي، اتكا به پيشينه و گذشته مشتري و يا مشاهده دارايي.هاي مشهود مشتري است. از اين گروه از مشتريان كه بگذريم در ديگر موارد بانك مجبور است به ادعاي مشتري بسنده كند و مشكل كمبود اطلاعات خود را با وثيقه جبران كند. اما در شركت.هاي دولتي كه داراي يك دفتر امور مالي هستند، امكان اتكا به صورت.هاي مالي و دفترهاي قانوني شركت وجود دارد.

پاسخ پرسش دوم نيز اين است كه دولت مي.تواند با ايجاد زيرساخت.هاي لازم، اين امكان را ايجاد كند كه اطلاعات ارايه شده از سوي اشخاص قابل استناد و اطمينان باشد. مهم.ترين اين كارها، اجراي كامل قانون حسابرسان رسمي است تا درستي اطلاعات هر شركت از سوي يك نهاد رسمي و قانوني ديگر تاييد شود. اما اين روش نيز به تنهايي كافي نيست، زيرا حسابرسان رسمي نيز در بسياري از موارد به دريافت تاييديه از شركت.ها و سازمان.هاي ديگر نيازمندند. از اين گذشته، حسابرسان رسمي بيشتر بر پاية اسناد موجود نظر مي.دهند و اگر شركتي بر خلاف روال قانوني و با ارايه گزارش.هاي دروغ از بانك وام دريافت كرده باشد، از آن آگاه نخواهند شد.

راه حل تكميلي آن است كه در يك سيستم اطلاعات مديريت متمركز، همة اطلاعات ارايه شده از سوي اشخاص (حقيقي و حقوقي) به دستگاه.هاي گوناگون كشور ثبت گردد و هر يك از دستگاه.ها براي كسب اطلاعات درست به سيستم مراجعه كند.

براي نمونه، اگر در اين سيستم اطلاعات مربوط به اظهارنامه مالياتي فرد ثبت گردد، همه اشخاص (حقيقي يا حقوقي) براي كسب اعتبار بيشتر در سيستم بايد درآمد واقعي خود را آشكار سازند و شركتي كه براي فرار از ماليات، اطلاعات مالي ضعيفي را ارايه كند بايد هزينه.هاي مربوط به وضعيت مالي ضعيف خود را نيز بپردازد. از رايج.ترين اين هزينه.ها ارايه وثيقه بيشتر هنگام اخذ وام خواهد بود.

گفتني است كه براي داشتن يك سيستم بزرگ متمركز كه اطلاعات مالي شركت.ها را در اختيار همگان قرار دهد، در گام.هاي آغازين به يك سيستم مداوم و پرسرعت نياز نيست و با كمترين امكانات سخت افزاري و سيستم.هاي اتوماسيون اداريٍ معمولي نيز راه.اندازي چنين مراكزي امكان.پذير است.

از ديگر تخلفات مالي كه ده.ها پرونده در مورد آن در شعب گوناگون دادگاه.ها وجود دارد، جعل اسناد و مدارك و مجوزهاي دستگاه.هاي دولتي است. در واقع به دليل نبود يك سيستم مكانيزه ارتباطي ميان دستگاه.هاي گوناگون كشور، متخلفان اين امكان را مي.يابند كه با جعل اسناد دستگاه.هاي دولتي، مفاسد مالي كلاني را مرتكب شوند. در برخي موارد، برخي دستگاه.هاي دولتي براي اطمينان از عدم جعل اسناد كارهاي اداري بسياري را در روند كار ارباب رجوع گنجانيده..اند، كه موجب اتلاف منابع و به.ويژه وقت ارباب.رجوع گشته است. اين در صورتي است كه دستگاه.هاي دولتي و حتي خصوصي ارايه كننده مجوزهاي گوناگون، مي.توانند با تجهيز به سيستم.هاي اتوماسيون اداري، اسناد و مكاتبات خود را با اطمينان بالا در اين سيستم.ها مبادله كنند.
از ديگر مفاسد اداري كه در دستگاه.هاي دولتي صورت مي.گيرد، معطل كردن بيش از اندازه ارباب رجوع و ارجاع بي.مورد كارهاي وي به بخش.هاي بي.ربط است. اين كار سرانجام به پرداخت وجوه غير قانوني توسط ارباب رجوع براي تسريع در كارهاي خود خواهد شد. اين در حالي است كه كارهاي برخي ديگر از مراجعان به.سرعت و بدون رعايت بسياري از تشريفات اداري انجام مي.گردد.

اما اگر مكاتبات و امور اداري ارباب رجوع به.دقت ثبت گردد و امكان پيگيري شكايات آنها امكانپذير باشد، بسياري از اين مفاسد كاهش يافته يا دست.كم قابل شناسايي مي.شود و در اين صورت برخورد دقيق با متخلفان آسان مي.گردد.

از ديگر چيزهايي كه ارتكاب مفاسد مالي در نظام اداري كشور را آسان مي.كند، گم شدن و گم كردن اسناد و مدارك رسمي است. همچنين در جريان رسيدگي به گزارش.هاي مربوط به مفاسد مالي توسط واحدهاي بازرسي و حسابرسي، مفسدان برخي از اسناد و مدارك را از بين مي.برند. بديهي است، در صورتي كه سيستم.هاي اتوماسيون اداري در اينگونه مراكز به.كار روند، اين امكان نيز از دسترس متخلفان خارج مي.گردد.
يكي از ديگر مشكلات واحدها و دستگاه.هاي بازرسي و حسابرسي در نظام اداري كشور اين است كه براي رديابي و پيگيري قراردادها و معاملات و مستندات مربوط به درآمدها و هزينه.ها ـ به.علت در دسترس نبودن سريع اسناد پيگيري ـ از خود زمان و توان بالايي را صرف مي.كنند؛ كه اين كار نيز با برپايي اتوماسيون اداري به كمترين اندازه مي.رسد.

مزاياي گفته شده براي سيستم.هاي اتوماسيون اداري مشروط به آن است كه دولت به صورت هماهنگ، اقداماتي را در كشور انجام داده، شركت.ها و موسسات تهيه كننده اين سيستم.ها را وادار به رعايت برخي ضوابط در اين سيستم.ها كند. اهم اين اقدامات و الزامات به شرح زير است:

دولت2 همه دستگاه.هاي دولتي را ملزم سازد تا با زمانبندي مشخصي، سيستم مكاتبات خود را مكانيزه كرده، امكان پيگيري مكاتبات ارباب رجوع را از طريق اين سيستم.ها امكان.پذير سازد. در همين راستا دولت بايد از استقرار سيستم.هاي اتوماسيون اداري كه ضوابط دولت را رعايت نكنند، جلوگيري كند.

دولت بايد شركت.هاي توليد كننده سيستم.هاي اتوماسيون اداري را ملزم سازد تا تحت پروتكل و استاندار مشخصي امكان تبادل نامه با يكديگر را در سيستم فراهم سازند، به.گونه.اي كه هنگام تبادل، امكان اصلاح نامه ارسالي توسط گيرنده وجود نداشته باشد.

دولت بايد شركت.هاي توليد كننده سيستم.هاي اداري را ملزم سازد كه ضوابطي را رعايت كنند تا اطمينان لازم نسبت به اين سيستم.ها به.دست آيد. اهم اين ضوابط مي.تواند چنين باشد:

* حذف و اصلاح نامه و مستندات آن، پس از ثبت قطعي و نهايي در نامه.هاي صادره تحت هيچ شرايطي امكان پذير نباشد.

* امكان حذف و اصلاح مشخصات اصلي و مستندات نامه.هاي وارده نيز پس از ثبت نهايي غير ممكن گردد.

* امكان اصلاح و حذف ارجاعات پس از ثبت آنها توسط هيچ كس در سيستم امكان.پذير نباشد.

* تاريخ و ساعت ارجاعات و اقدامات بر روي يك نامه، تنها از سرور اصلي مشخص شده، ثبت شود و غير قابل اصلاح باشد .

البته مسايل گفته شده در اين نوشتار، تنها بخشي از مزاياي بهره.گيري از اتوماسيون اداري در كاهش تخلفات را نشان مي.دهد و بي.گمان انبوهي ديگر از نا.به.ساماني.هاي اداري، با كاهش اتلاف وقت و پول ارباب.رجوع و آسايش بيشتر كارمندان ـ به.علت كاهش برخوردهاي وي با مراجعان ـ از ميان خواهد رفت.1

براي آگاهي بيشتر از اين اصول، 40 توصيه مجمع جهاني مبارزه با فساد و يا پيش.نويس كنوانسيون جهاني مبارزه با فساد را ببينيد.2

منظور آن قسمت از دولت است كه متولي امر مكانيزه كردن دستگاههاي دولتي است. در حال حاضر ظاهراً طرح تكفا تنها متولي اين امر است ولي هنوز بسياري از دستگاههاي دولتي بدون هماهنگي با طرح تكفا مشغول انجام اين اتوماسيون و اجراي طرحهاي تكنولوژي اطلاعات در محيط خود هستند.

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: فان پاتوق]

[مشاهده در: www.funpatogh.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 200]