بررسي نقش مهندسي مجدد در شبيهسازي سازمان

واضح آرشیو وب فارسی:فان پاتوق: بررسي نقش مهندسي مجدد در شبيهسازي سازمان

چكيده :

امروزه بسياري از مديران سازمانها با مفاهيم شبيه سازي آشنايي دارند.
شبيه سازي سيستم ها به عنوان يكي از پركاربردترين ابزار مديريتي امروزه، به سرعت درحال توسعه است. دردستــــــرس بودن زبانهاي ويژه شبيه سازي، تواناييهاي محاسباتي گسترده با هزينه رو به كاهش هر محاسبه و پيشرفتهاي حاصله در روشهاي شبيه سازي، اين مبحث را به صورت يكي از رايج ترين و پذيرفته ترين ابزار تحليل سيستم براي مديران درآورده است، سيستم هايي كه يا هنوز وجود خارجي ندارند همانند كارخانه اي كه در ذهن يك مدير درحال پرورش است و يا سيستم هايي كه واقعيت عيني داشته و مشغول كار هستند. شبيه سازي مي تواند در تحليل هر دو، نقش بسيار مفيدي داشته و اطلاعات ارزشمندي دراختيار مديران قرار دهد.

تمركز اين مقاله روي سيستم هايي است كه وجود خارجي داشته و براي تحليل و بهبود آنها از شبيه سازي استفاده مي شود. هنگامي كه چنين سيستم هايي از عملكرد مطلوب خود فاصله مي گيرند مديران ارشد به ستوه آمده و چاره كار خود را استفاده از شبيه سازي به منظـــــــور تشخيص گلوگاهها و رفع آنها مي پندارند.

اگرچه شبيه سازي مي تواند به كمك اين مديران بشتابد و در تجزيه و تحليل سازمان ذيربط نقش موثري را ايفا كند ولي نبايد از يك نكته مهم غافل شد. در سازمانهاي سنتي و سلسله مراتبي فرايندهاي موجود كارآيي خود را از دست داده و يا حتي شايد از ابتدا به صورت غلط طراحي شده اند در اين هنگام، استفاده از شبيه سازي فقط يك اشتباه است. چاره كار برگشت به هسته اصلي سازمان يعني فرايندها، اصلاح يا مهندسي مجدد آنها و پس از آن استفاده از شبيه سازي براي تحليل سيستم و حتي مقايسه سيستم قبل و بعد از مهندسي مجدد است. در اين هنگام است كه شبيه سازي ابزاري قدرتمند جهت كمك به تحليل سيستم در خدمت مديران خواهدبود.

مقدمه
شبيه سازي تقليدي از عملكرد فرايند يا سيستم واقعي با گذشت زمان است. همچنانچه يك سيستم با گذشت زمان تكوين مي يابد، رفتـــار آن با ايجاد مدل شبيه سازي بررسي مي شود. اين مدل معمولاً به شكل مجموعه اي از فرضهاي مربوط به عملكرد سيستم است. اين فرضها در چارچوب رابطه هاي رياضي، منطقي و نمادين بين نهادها يا اهداف موردنظر سيستم بيان مي شود.(11) با ايجاد و معتبرسازي مدل، مي توان آن را براي تفحص درباره پرسشهاي بسيار گوناگوني از نوع چه مي شود اگر درمورد سيستم واقعي به كار برد. تغييرات پي درپي در سيستم را مي توان ابتدا شبيه سازي كرد تا تاثير آن بر عملكرد سيستم پيش بيني شود. شبيه سازي به منظور بررسي سيستم هاي دردست طراحي نيز پيش از ايجاد آنها داراي كاربرد است. بنابراين، ايجاد مدل شبيـــه سازي، هم به منزله ابزار تحليل براي پيش بيني تاثير تغييرات سيستم هاي موجود و هم به عنوان ابزار طراحي براي پيش بيني عملكرد سيستم جديد در مجموعه هاي گوناگون و درشرايط مختلف، كاربرد دارد.

تـــوسط شبيه سازي، چنان داده هايي فراهم مي آيد كــه گويي سيستم واقعي را مشاهده كرده ايم (12). از داده هاي به وجود آمده از شبيه سازي، براي برآورد معيارهاي سنجش عملكرد سيستم استفاده مي كنند.

علي رغم تمام محاسني كه براي شبيه سازي ذكر شد، شبيه سازي همواره ابزار مناسبي براي بهبود سيستم و سازمان به شمار نمي رود. اين مطلب بخصوص درمورد سازمانهاي سنتي با ساختار سلسله مراتبي بسيار صدق مي كند. امروزه بسياري از مديران، چاره مشكلات به وجود آمده در سازمان سنتي خود را استفاده از شبيه سازي تلقي مي كنند ولي از اين نكته غافلند كه شبيه سازي، فعل خود را روي فرايندهاي موجود سازمان انجام مي دهد، درحــــالي كه فعاليتها و فرايندهاي بدون ارزش افزوده بسياري در سازمان موجود هستند كه بايد شناسايي شده، اصلاح، تغييريافته و يا حذف گردند.

فرايندها هسته اصلي و مركز ايجاد ارزش براي سازمان هستند و بي توجهي به آنها نتايج غيرقابل جبراني براي سازمان به بار مي آورد، كارهاي تكراري و دوباره كاري، هزينه هاي بالا و سرسام آور، زمان پيشبرد طولاني در توليد محصول يا خدمت و كيفيت پايين همگي از مواردي هستند كه در اثر غفلت از فرايندها حاصل مي شود. (1) براي احيا و بهبود سازمان مي بايستي نگاهي نو به فرايندها داشت و آنها را احيا كرد، كاري كه به خوبي از عهده مهندسي مجدد برمي آيد.

شبيه سازي رايانه اي
دردسترس بودن زبانهاي ويژه شبيه سازي، تواناييهاي محاسباتي گسترده و هزينه هاي رو به كاهش هر محاسبه و پيشرفتهاي فوق العاده در روشهاي شبيه سازي، اين مبحث را به صورت يكي از رايج ترين و پذيرفته ترين ابزار تحقيق در عمليات و تحليل سيستم ها درآورده است(13). شبيه سازي را مي توان براي انجام مقاصد زير به كار گرفت:

1 - با شبيه سازي بررسي و آزمايش رابطه هاي متقابل هــر سيستم يا زيرسيستم پيچيده ميسر مي گردد؛
2 - تغييرات اطلاعاتي، سازماني و محيطي را مي توان شبيه سازي كرد و به مشاهده تاثير اين تغييرات بر رفتار سيستم پرداخت؛
3 - شناخت به دست آمده ازطريق طراحي مدل شبيه سازي، ممكن است به هنگام پيشنهاد انجام اصلاحات در سيستم دردست بررسي، ارزش فرواني داشته باشد؛
4 - با ايجاد تغيير در وروديهاي شبيه سازي و بررسي خروجيهاي به دست آمده، مي توان شناخت ارزشمندي درباره مهمترين متغيرها و چگونگي رابطه متقابل آنها به دست آورد؛
5 - شبيه سازي را مي توان همچون ابزاري آموزشي به منظور تقويت روشهاي تحليلي پاسخ يابي به كار گرفت؛
6 - شبيه سازي را مي توان به منظور آزمايش طرحها يا خط مشي هاي جديد پيش از اجراي آنها استفاده كرد و آمادگي لازم را براي روبرو شدن با پيشامدهاي ممكن به دست آورد؛
7 - شبيه سازي را مي توان به منظور تحقيق درباره پاسخهاي تحليلي، مورداستفاده قرار داد.
شبيه سازي مزاياي بسياري دارد، برخي از اين مزايا عبارتند از (14):
پس از ساختن هر مدل مي توان به منظور تحليل طرحها و روشهاي پيشنهادي، بارها آن را به كار گرفت؛
از روشهاي شبيه سازي مي توان در كمك به تحليل هر سيستم پيشنهادي استفاده كرد، هرچند كه داده هاي ورودي تقريبي و ناقص باشد؛
معمولاً دستيابي به داده هاي شبيه سازي بسيار كم هزينه تر از فراهم آوردن داده هاي مربوط به سيستم حقيقي است؛
به كاربردن روشهاي شبيه سازي معمولاً آسانتر از روشهاي تحليلي است. بنابراين، شمار استفاده كنندگان بالقوه روشهاي شبيه سازي بسيار بيشتر از روشهاي تحليلي است؛
درحالي كه معمولاً مدل هاي تحليلي به فرضهاي ساده كننده بسيار نياز دارند تا از لحاظ رياضي كاربردپذير شوند مدل هاي شبيه سازي چنين محـــدوديتهايي ندارند. با استفاده از مدل هاي تحليلي، معمولاً تحليلگر مي تواند تنها تعدادي محدود از معيارهاي سنجش عملكرد سيستم را محاسبه كند، در صورتي كه داده هاي توليدشده از مدل هاي شبيه سازي به منظور برآورد هر معيار سنجش عملكرد، كاربردپذير است.
در برخي موارد شبيه سازي تنها وسيله يافتن راه حل مسئله است.
همچنين شبيه سازي سيستم هاي گسسته پيشامد با رايانه و يا به طور خلاصه شبيه سازي رايانه اي، خصوصياتي دارد كه آن را از ديد تحليلگران به صورت ابزار جالبي درمي آورد (15). هرگاه نتوان با استفاده از روشهاي تحليلي راه حلــي براي يك مسئله ارائه داد، شبيه سازي رايانه اي را مي توان به طور جدي به عنوان ابزار تحقيق موردبررسي قرار داد. اگر قرار شود از شبيه سازي رايانه اي به منظور تحليل مسئله استفاده شود مي بايست به برخي از ويژگيهاي مدلسازي مانند ساده كردن مسئله نگاهي دوباره كرد. به موجب مطالبي كه قبلاً عرضه شد، هرچه جزئيات بيشتري در ايجاد مدل شركت داده شود امكان حصول راه حل دقيق (تحليلي) كمتر مي شود. معمول اين است كه به منظور مهار مسئله وطراحي مدل براي آن، اقدام به ساده كردن مدل مي كنند. عمل ساده كردن تا جايي ادامه مي يابد كه بررسي مدل ساده شده هنوز مفيد باشد و ساده كردن بيشتر آن مفيد تشخيص داده نشود. مدلي در اين حد ساده شده را مختصرترين مدل مي نامند. اگر نتوان مختصرترين مدل را از راه تحليلي حل كرد و استفاده از شبيه سازي رايانه اي براي تجزيه و تحليل آن درنظر گرفته شود، مي توان بيشترين جزئيات را در طراحي مدل مسئله شركت داد (16). گيراترين امتياز شبيه سازي براي طراحان مدل جز اين نيست كه مي توان بيشترين عوامل اعم از عمده و جزئي را در مدل شبيه سازي دخالت داد تا مدلي واقعي تر طراحي شود و بدان سبب نتايجي توليد شود كه انطباق نزديكتري با واقعيت داشته باشد. واقعيتي كه در پس آن مديران به دنبال ايجاد ارزش در سازمان خود هستند ولي بايد توجه داشت كه توليد ارزش در سايه فعاليتها و فرايندهــــاي ارزش افزا در سازمان حاصل مي شود و اگر ماهيت خود اين فرايندها ناكارآ و بيمار باشد، ارزش موردنظر پديدار نخواهدشد.
به راستي چگونه بايد فرايندها را شناخت، آنها را اصلاح كرد و تغيير داد و چگونه مي توان سازماني فرايند محور به معناي واقعي كلمه داشت تا بتوان مفاهيم ناب را در چنين سازماني پياده سازي كرد؟ همان طور كه ذكر شد مهندسي مجدد، پاسخي به اين سوال است.

مهندسي مجدد فرايندها
به دليل تحولات جهاني در اقتصاد، جهاني شدن بازارها، تغيير نيازهاي مشتريان و افزايش رقابت، رويكردهاي جديدي براي همخواني با پوياييهاي محيط توسعه يافته و به سرعت درحال توسعه است. در سال 1991، مايكل همر مقاله اي را در مجله هاروارد بيزينس ريويو منتشر كرد كه بر نياز به تغيير بنيادين سازمانها تاكيد داشت و براي اولين بار مهندسي مجدد را مطرح ساخت (2).

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: فان پاتوق]

[مشاهده در: www.funpatogh.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 256]