شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه

پیشرفت اقتصادی و تولید محصول نیازمند توجه جدی به نحوه اجرای پروژه‌هایی است که کسب‌وکارهای مختلف وظیفه انجام آن‌ها را بر عهده دارند. این پروژه‌ها می‌توانند در صنایع مختلف و بخش‌های اقتصادی گوناگونی تعریف شوند. صنایع نفت، گاز و پتروشیمی، صنعت خودروسازی، فناوری اطلاعات و صنعت ساخت‌وساز، ازجمله صنایعی هستند که روزانه با اجرای پروژه‌های مختلفی سروکار دارند.

مدیریت و کنترل پروژ‌ه‌ها همراه با تهیه برنامه زمانبندی مشخص برای اجرای هر پروژه‌، یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های مدیران و صاحبان کسب‌وکارهای مختلف است. بدون تعیین دقیق اهداف پروژه، نحوه انجام فعالیت‌ های پروژه و مدیریت ریسک در پروژه های بزرگ، کاهش هزینه‌ها در کنار مدیریت و کنترل پروژه کاری بسیار دشوار است. به همین دلیل در این مقاله به معرفی شغل کارشناس کنترل پروژه خواهیم پرداخت.

معرفی شغل کارشناس کنترل پروژه

معمولا در اجرای پروژه‌های مختلف، افراد و ذی‌نفعان مرتبط با آن پروژه حضور دارند. همچنین برای اجرای پروژه‌ها، بودجه‌ای محدود و مشخص تعیین می‌شود. به‌علاوه تمام پروژه‌ها دارای محدودیت زمانی هستند و مسئولان هر پروژه باید محصول نهایی را در زمانی مشخص تحویل دهند.

این پروژه‌ها می‌توانند یک پروژه نرم افزاری یا پروژه‌ های بزرگ عمرانی باشند. به همین دلیل یک کارشناس کنترل پروژه می‌تواند در کسب‌وکارهای مختلفی مشغول به کار شود. چنانچه تمایل به کار در این موقعیت شغلی دارید، می‌توانید جهت استخدام کنترل پروژه این اطلاعات را بررسی کنید.

یک کارشناس کنترل پروژه فردی با شرایط و مهارت های مشخص برای مدیریت و کنترل پروژه است. این فرد می‌تواند با تهیه برنامه زمانبندی برای هر پروژه، نیروی انسانی دخیل در هر پروژه را مدیریت کرده و کیفیت پروژه را تضمین نماید.

کارشناسان مدیریت پروژه با برنامه‌ریزی دقیق و پیش‌بینی مناسب از شرایط پیشرفت پروژه، به کاهش هزینه‌ های پروژه کمک فراوانی می‌کنند. بدون حضور این کارشناسان در اجرای پروژه های بزرگ، احتمال شکست کار، افزایش هزینه‌ها و کاهش کیفیت پروژه وجود خواهد داشت. در ادامه درباره شرایط و مهارت های لازم برای کار در این حرفه، توضیحات بیشتری آورده شده است.

شرایط و مهارت های کارشناس کنترل پروژه

برای اشتغال به کار در حرفه کارشناس کنترل پروژه، متقاضیان باید مجموعه‌ای از شرایط و مهارت های موردتوجه کارفرمایان را داشته باشند. در آگهی‌های شغلی مرتبط با این فرصت شغلی، به شرایط و دغدغه‌های کارفرمایان برای استخدام نیروی انسانی مناسب برای کنترل پروژه اشاره می‌شود.

به‌عنوان‌مثال داشتن دانش کافی درباره صنعت و حوزه فعالیت شرکت، یکی از مهم‌ترین موضوعاتی است که معمولا کارفرمایان در آگهی‌های استخدامی کارشناس کنترل پروژه به آن اشاره می‌کنند. همچنین یک کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باید روابط عمومی بسیار خوبی داشته باشد تا بتواند پروژه‌ها را مدیریت و کنترل کرده و هماهنگی لازم را در بین افراد و نیروی انسانی دخیل در اجرای پروژه ایجاد نماید. در ادامه برخی دیگر از شرایط و مهارت های یک کارشناس کنترل پروژه آورده شده است:

• توانایی جمع‌آوری داده‌های پروژه و ایجاد یک بانک اطلاعاتی
• آشنا به فرآیندها و فعالیت های پروژه
• سابقه کاری مرتبط و مشارکت در انجام پروژه های بزرگ و کوچک
• توانایی در تهیه برنامه زمانبندی برای انجام فعالیت های پروژه
• مهارت در مدیریت ریسک و کاهش هزینه های پروژه
• توانایی ایجاد هماهنگی بین فعالیت های پروژه و نیروی انسانی
• حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی در رشته‌هایی مانند مهندسی مدیریت پروژه، مهندسی عمران و مهندسی صنایع
• توانایی تهیه گزارشات روزانه، هفتگی و سالانه
• آشنایی با مفهوم ساختار شکست کار (WBS)
• مدیریت زمان
• قدرت حل مسئله

معمولا با توجه به حوزه فعالیت شرکت‌ها، مدرک تحصیلی مرتبط با همان حوزه از متقاضیان استخدامی درخواست می‌شود. به‌عنوان‌مثال برای انجام پروژه‌های عمرانی، مدرک تحصیلی مهندسی عمران و برای اجرای یک پروژه نرم افزار، مدرک تحصیلی مرتبط با مهندسی نرم افزار موردنیاز است.

مسئولیت‌ها و شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه

در این قسمت قصد داریم تا درباره شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه و مسئولیت‌های موردتوجه در این حرفه توضیحات بیشتری را ارائه دهیم. در حقیقت می‌توان گفت که کارشناسان و مدیران کنترل پروژه مسئول برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، مدیریت و کنترل فعالیت های پروژه در یک شرکت یا سازمان هستند.

کارشناسان کنترل پروژه با توانایی‌ها و مهارت های خود، از پیشرفت پروژه های بزرگ و کوچک مطابق با برنامه زمان‌بندی اطمینان حاصل کرده و با مدیریت ریسک و کاهش هزینه‌ها، فعالیت های پروژه را در چارچوب بودجه تعیین‌شده پیش می‌برند.

همچنین یک کارشناس کنترل پروژه باید از پیشرفت فعالیت های پروژه بر اساس اهداف پروژه اطمینان حاصل کند. درنتیجه کارشناسان کنترل پروژه در افزایش کیفیت پروژه‌ها و بهره‌وری نیروهای انسانی نقش برجسته‌ای ایفا می‌کنند.

همچنین ممکن است با توجه به شرکت یا حوزه‌ای که یک کارشناس کنترل پروژه در آن حضور دارد، وظایف و مسئولیت‌های دیگری تعریف شوند. صرف‌نظر از این موضوع که مدیران پروژه در کدام صنعت یا حوزه مشغول فعالیت باشند، مسئولیت‌های آن‌ها در 5 فاز مختلف تعریف می‌شود. این 5 فاز عبارت‌اند از:

• فاز ابتدایی یا شروع
• برنامه‌ریزی و تهیه برنامه زمانبندی
• مدیریت و کنترل اجرای پروژه‌ها
• نظارت بر اجرای پروژه‌ها
• فاز نهایی

شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه در فاز ابتدایی

کارشناسان کنترل پروژه در ابتدای اجرای هر پروژه، اهداف اصلی از انجام آن پروژه را به‌دقت تعیین می‌کنند. همچنین تعیین ذینفعان و حدود اختیاراتی که برای پیشرفت هر پروژه موردنیاز است، بخش دیگری از وظایف و مسئولیت‌های یک کارشناس کنترل پروژه است.

برنامه‌ریزی و تهیه برنامه زمانبندی

در این مرحله یک کارشناس کنترل پروژه با ذینفعان همکاری کرده تا برنامه یکپارچه‌ای را برای دستیابی به اهداف پروژه مشخص نماید. تهیه برنامه زمانبندی به کارشناسان کنترل پروژه کمک می‌کند تا بتوانند به شیوه بهتری مدیریت ریسک داشته باشند. همچنین تهیه برنامه زمانبندی در مدیریت و کنترل پروژه و کاهش هزینه‌ها بسیار موثر است.

مدیریت و کنترل اجرای پروژه‌ها

در این مرحله هر یک اعضای پروژه وظایف خود را مطابق با برنامه‌ریزی صورت گرفته انجام می‌دهند. یک کارشناس کنترل پروژه با مدیریت و کنترل فعالیت‌ های پروژه، نقشی اساسی در دستیابی به اهداف پروژه دارد. اختصاص وظیفه به هر یک اعضای پروژه، جزء وظایف کارشناس کنترل پروژه است. همچنین یک کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باید از اتمام و اجرای پروژه بر اساس برنامه‌ زمانبندی اطمینان حاصل کند.

نظارت بر اجرای پروژه‌ها

اگرچه نظارت بر اجرای پروژه‌ها در فاز چهارم از شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه تعریف می‌شود، اما در حقیقت فعالیت‌های نظارتی از همان ابتدا در پروژه وجود دارند. نظارت بر نحوه تهیه برنامه زمانبندی، نظارت بر اجرای پروژه‌ها و نظارت در فاز انتهایی پروژه، همگی جزء وظایف یک کارشناس کنترل پروژه هستند.

شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه در فاز نهایی

در فاز نهایی یک کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باید از این موضوع اطمینان حاصل کند که تمام فعالیت های پروژه که برای دستیابی به اهداف پروژه ضروری هستند، انجام شده و خاتمه یافته‌اند. در این مرحله لازم است تا کارشناس کنترل پروژه تأییدیه مشتریان را دریافت نماید.

همچنین آزادسازی بخشی از بودجه یا نیروی انسانی که دیگر موردنیاز پروژه نیستند، از دیگر وظایف مدیران و کارشناسان کنترل پروژه در این مرحله است. به‌علاوه، بانک اطلاعاتی پروژه باید برای اجرای پروژه‌های آتی مستندسازی و بایگانی شود.

جمع‌بندی

به دلیل اهمیتی که مدیریت و کنترل پروژه‌ های بزرگ و کوچک در کاهش هزینه‌ های پروژه و مدیریت ریسک دارد، فرصت شغلی کارشناس کنترل پروژه موردتوجه بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها است. به همین علت در این مطلب ضمن معرفی این موقعیت شغلی، به شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه اشاره نمودیم.