ممیزی ؛ تنش ها و چالش ها

واضح آرشیو وب فارسی:سایت دانلود رایگان: [b]هر دوره ای از تاریخ زنده گی بشری بسته به شرایط , نیازها و توانایی های انسان , ویژه گی های خاص زمانی-مکانی , فرهنگی و اقتصادی و مولفه های ویژه ی اجتماعی خود را دارا است. بدیهی است انسان جستجوگر با در نظر گرفتن شرایط خویش و استفاده از امکاناتی که طبیعت پیرامون اش در اختیار قرار می دهد , چشمان نافذ خود را رو به افق های آینده ی زندگی اجتماعی باز می کند.
شرایط جوامع مختلف , تعامل ها و رویکرد های متعدد و گوناگون هر جامعه ای شکل دهنده ی ویژه گی هایی است که خاص آن جامعه اند. در عصر فراگیر ارتباطات, جوامع بشری نیز به شدت شبیه هم می شوند و نیازهای آنها نیز یکسویه می گردد.
زندگی اجتماعی انسان ها , که نیازهای طبیعی انسان را به صورت ذاتی در خویش دارد , به شکلی غریب مشاغلی را می آفریند که در نهایت پاسخگویی به گوشه ای از نیاز انسانی یک جامعه هدف اصلی آن است. البته کاملا صحیح است که هر شغلی برای شاغل آن , برآورده کننده ی یک نیاز مالی و ارضاکننده ی خواسته های مادی آن فرد است اما از این نکته نیز نباید غافل شد که شغلی مورد عنایت و اعتنای جامعه ی انسانی قرار می گیرد که نسبت به مولفه های تشکیل دهنده ی آن جامعه, توانایی برطرف سازی یک نیاز را داشته باشد.
گفتیم که جوامع انسانی ایجاد کننده و بسط دهنده ی مشاغل محتلف اند. ممیزی یا آدیتوری به مفهوم امروزی خود شاید کمتر از 20 سال از عمر مفید اش می گذرد. از ممیزی های مالی و مالیاتی که این گونه ممیزی ها در اشکال مختلف و با تغییر و تحولاتی کم و بیش از ابتدای پیدایش مفهومِ حکومت بوده است که بگذریم , و همین طور اگر بازرسی ها و سرکشی هایی که مشاغل مختلف بسته به طبیعت خویش از سوی حکومت مرکزی جهت حصول اطمینان از درستی انجام کار و رعایت یک سری قوانین دولتی و حکومتی داشته اند به حساب ممیزی نگذاریم , فرض ما در مورد جوان بودن این شغل , بیراه نیست.
به مشاغل دور و بر خویش اگر دقیق و ژرف بنگریم , بسیاری از این مشاغل سوابق طولانی و حائز یک تاریخ بلند و بالا می باشند. یک نانوا به عنوان شغلی است که هر چند ممکن است میزان دسترسی و بهره مندی او از فن آوری در ادوار مختلف , گونه گون باشد اما ماهیت این کار یعنی فراهم کردن قوت لایموت جامعه ی انسانی دچار تحول چندانی نشده است. بدیهی است هر شغلی که دارای تاریخ عمیق تری باشد , قدرت انتقال تجربه بیشتری را به نسل بعد این شغل خواهد داشت. از دیرزمانی تجربه در یک شغل گاه آنچنان حائز اهمیت و حیاتی بود که برخی مشاغل پسر از پس پدر وارث شغل می شدند و گاه یک شغل جنبه ی خانواده گی پیدا کرده و شناسنامه ی هویت خانواده ها به خصوص در مشرق زمین می بود.
با توجه به جوان بودن ممیزی در قیاس با سایر مشاغل , چالش ها و استرس های خاصی ویژه ی این شغل وجود دارد که باید مورد بررسی اهل فن قرار گرفته و در کنفرانس ها و نشست های این چنینی به تبادل تجربه پرداخت.
بدیهی است که شغل ممیزی به عنوان یک شغل قرن بیستمی و بیست و یکمی , برای برطرف کردن نیازی به وجود آمده است. پیشرفت تکنولوژیکی و فنی جوامع انسانی , در ابتدای امر موجی از حیرت و ناباوری را برای انسان ها به ارمغان آورد. در این بین نظر به شتابزده بودن پیشرفت به خصوص در ابتدای سده ی گذشته نسبت به زمان های پیش, توانایی قضاوت بلند مدت انسان ها سلب شد. انسان ها درگیر و مبهوت جادوی تکنولوژی شده و قدرت ارزیابی خود را به زمانی دیگر موکول کردند. راضی بودن به حداقل های تکنولوژیکی در حدی که بتواند یک فعالیت توانفرسا را با اندکی سهولت برای انسان انجام دهد و نیروی یدی او را تخفیف دهد بالاترین خواسته از تکنولوژی در آن ایام بود. آسیب ها و تخریب های تکنولوژی , سیر درست طراحی ابزارها و مایحتاج به نحوی که کمترین آسیب ها را برای انسان داشته باشد و ارزیابی ریسک و مخاطره ی تولیدات , اصلا در نظر نمی آمد. بدیهی است نظر به شوق و اشتیاق فراوان انسان به استفاده از تکنولوژی و نظر به احتیاج به استفاده از تولیدات و محدود بودن تولیدکننده گان , مقوله ای به اسم کیفیت اصلا در ذهن انسان آن روز ها ایجاد نمی شد و یا اگر هم ایجاد می شد به صورتی موجی بسیار گذرا و زودگذر بود.
با شتاب گرفتن روند توسعه ی جوامع انسانی و به وجود آمدن مفاهیمی چون کیفیت , حفاظت از محیط زسیت , بهداشت و سلامتی , ارزیابی ریسک و ... ذهن انسان ها معطوف به مسائلی مهم تر گردید. در این راستا موسسات شاغل در امر گواهی شخص ثالث نیز کم کم به وجود آمده و نهایتا به عنوان یک ناظر بی طرف و نامنتفع , نیازمند افراد حائز شرایط علمی , اخلاقی , فیزیکی ای بودند که بعد ها ممیز نامیده شدند تا عمل ارزیابی و یا به قول امروزی ها ممیزی را توسط آنان به انجام رسانند. در این راستا ممیزان به عنوان بازوهای ارزشمند اجرایی و ارزیابی وارد عرصه ی مشاغل جوامع امروزی شدند.
با توجه به جوانی این شغل و نظر به اهمیت فراوان این حرفه , شغل ممیزی تحقیقات و تبادل نظر های بین المللی و ملی را می طلبد تا با انتقال تجربیات ممیزان مجرب استرس ها و فشارهای در متن و حاشیه ی این شغل به حداقل برسد.
در این مقال قصد داریم عوامل تاثیرگذار و تنش زا را در یک ممیزی که بسیار زیاد روی کیفیت کار یک تیم ممیزی تاثیرگذار است , بررسی کنیم.
یک ممیز می تواند تحت تاثیر چند عامل تنش زا بر کیفیت ممیزی خود باشد. ما این عوامل را به 2 دسته ی کلی عوامل درونی و عوامل بیرونی تقسیم می کنیم. عوامل درونی به خود ممیز و سازمان گواهی دهنده مرتبط می شود نظیر:
1- حالات روحی-روانی و عاطفی ممیز
2- موقعیت اجتماعی ممیز
3- تحصیلات ممیز
4- تجارب ممیز
5- قدرت برقراری ارتباط ممیز با دیگران
6- توانایی جسمی و فیزیکی ممیز
7- جایگاه شغلی ممیز و شرکت گواهی دهنده در جامعه
8- انگیزه های شغلی ممیز
9- انگیزه های ممیز و سازمان گواهی دهنده از فرایند ممیزی
10- میل به ارتقا و آموزش کارکنان در شرکت گواهی دهنده

عوامل بیرونی نیز بیشتر به شرایط روز ممیزی که عموما کنترل مستقیم آنها از اختیار ممیز و سازمان گواهی دهنده بیرون است , مربوط می باشد. نظیر:
1- انگیزه های ممیزی شونده از ممیزی
2- رفتار و نگرش مدیر ارشد سازمان ممیزی شونده نسبت به فرایند ممیزی
3- قدرت تحمل و شکیبایی ممیزی شونده
4- شرایط محیطی و کاری محل ممیزی
5- دوری و نزدیکی محل ممیزی
6- تغذیه ی روز ممیزی
7- میزان تحصیلات کارکنان ممیزی شونده
8- عوامل فرهنگی و زبانی

اکنون به بررسی این عوامل می پردازیم:

حالات روحی-روانی و عاطفی ممیز

یک ممیز , روح اصلی فرایند ممیزی است. نبض و ضربان یک ممیزی اثربخش به طور بسیار زیادی در اختیار ممیز و به خصوص رهبر تیم ممیزی است. بسیار پیش آمده است که ممیزانی که از نظر رفتاری و گفتاری دچار تعادل نیستند , یک ممیزی را به حاشیه کشانده و از مسیر اصلی خود دور کرده اند. همچنان که بسیار گفته اند کم حرف زدن و با اندیشه حرف زدن شرط اصلی و اساسی یک ممیزی موثر و اثربخش است و درست و خوب شنیدن از صفات و ویژه گی های بسیار ارزشمند یک ممیز حرفه ای است. ممیزانی که بسیار زود شاد و بسیار زود عصبانی می شوند , ممیزی را با چالش های جدی روبرو می کنند. حالات عاطفی و روانی ممیز موردی است که باید پیش از جذب نهایی ممیز و دست کم قبل از ممیزی ممیز در شکل ها و حالات مختلف و تحت شرایط گوناگون سنجیده شود. ابزارهای روانشناختی, یکی از راه های ارزیابی شخصیتی یک ممیز پیش از ممیزی است که متاسفانه کمترین استفاده از آن برای ارزیابی شخصیتی ممیز , به عمل می آید.
ممیزان به خصوص در کشورهای شرقی که بعد عاطفی این کشورها به نسبت قوی است تحت تاثیر عوامل روحیِ شاد و ناراحت کننده ی فراوانی قرار دارند. به خصوص عوامل ناراحت کننده که می تواند ریشه در مشکلات خانواده گی ممیز داشته باشد تاثیر شگرفی بر کیفیت کار ممیز دارد و حتی الامکان باید از اعزام چنین ممیزانی به ممیزی تا زمان رفع مشکل خودداری کرد. هرچند سازمان های گواهی دهنده , برنامه ی ممیزی را از قبل آماده کرده و به ممیز اعلام می نمایند و تغییر در برنامه ی ممیزی و پیش بینی چنین مواردی بسیار دور از ذهن است , ولی باید حتی الامکان از اعزام چنین ممیزانی به ممیزی خودداری نمود.

موقعیت اجتماعی ممیز

موقعیت اجتماعی یک ممیز بی تردید تاثیر بسیار زیادی روی شخصیت ممیز در روز ممیزی دارد. فراوان دیده شده است که ممیزانی در روز ممیزی با دیدن یک عاملی که خوشایند آنان بوده یا نبوده , حب و بغض را در ممیزی خویش دخیل می نمایند. منطق و استدلال ممیز در این گونه موارد شدیدا تحت تاثیر احساسات قرار گرفته و روانی و اثربخشی ممیزی را به شدت تهدید می کند. این گونه ممیزی ها قاعدتا از کیفیت پایینی برخوردار خواهند بود.
ممیزی که تحت تاثیر موقعیت اجتماعی خود مورد احترام قرار می گیرد ممکن است این حس کاذب به او دست دهد که ممیزی شونده نیز تحت هر شرایطی باید با قضاوت او موافق باشد. چنین ممیزی داوری خود را کاملا بی نقص می بیند. از طرفی نداشتن موقعیت اجتماعی مناسب یک ممیز , سبب عدم قاطعیت, تزلزل و سستی در تصمیم گیری یک ممیز می گردد و در واقع ممیزی شونده از بی اراده گی چنین ممیزی سوءاستفاده کرده و با توجیه نادرست مشکلات موجود , سعی در تبری خود خواهد داشت و خود را از مهلکه نجات خواهد داد و نهایتا چنین ممیزی ای از کیفیت بسیار پایینی از ابعاد فنی برخوردار خواهد بود.

تحصیلات ممیز

بی تردید ممیزی که دارای تحصیلات مناسبی نباشد , هرگز درخور شان ممیزی نخواهد بود و یک حداقل برای ممیزی , تحصیلات مناسب آکادمیک مرتبط در یک رشته ی متناسب است.با این حال بسیار مواردی دیده شده است که ممیزانی برای ممیزی یک سازمان انتخاب شده اند که تحصیلات آکادمیک آنها به هیچ وجه با هیچ کدام از ویژه گی های سازمان ممیزی شونده مطابقت نداشته است. داشتن تحصیلات مناسب و همراستا با شغل ممیزی یک اصل بسیار مهم است که متاسفانه در بسیاری از موارد نادیده انگاشته می شود. این امر سبب می شود ممیز به دلیل ضعف خود, وارد بسیاری از مقولات در ممیزی نشده و بسیاری از موارد را در ممیزی به دلیل عدم تسلط علمی , مناسب می انگارد. آن روی سکه نیز وجود دارد که چون به موضوع مورد نظر تسلط ندارد , بدبینی به ممیزی شونده پارادایم ذهنی او می شود و همیشه این گونه فکر می کند که ممیزی شونده قصد فریب دادن او را دارد و چنین کسی فقط به ضعف های ممیزی شونده در ممیزی توجه می کند و کمتر نقاط قوت سازمان را لحاظ می نماید.
بسیار بر این عقیده پافشاری باید داشت که تحصیلات ممیز از صنف فنی و مهندسی باشد چرا که دیدگاه سیستماتیکی که در طی دوران تحصیل به دانشجو منتقل می گردد , به هیچ عنوان با شرکت در دوره های آموزشی رایج چند ساعته و نهایتا چند روزه قابل حصول نخواهد بود. این مورد در ارتباط با ممیزی استانداردهای کاملا تخصصی برجسته تر خواهد شد نظیر ISO/TS16949 , ISO22001 , ISO/TS29001 , HACCP و ...

تجارب ممیز

همان طور که پیشتر اشاره شد , جوان بودن حرفه ی ممیزی در قیاس با سایر شغل ها , شاغلین این حرفه را از امکان بهره مندی از تجارب سال های سال همکاران قبلی و شاغلین در این حرفه , آن طور که برای سایر مشاغل وجود دارد , محروم می نماید. با توجه به این شرایط خاص , یکی از ضرورت های غیر قابل اجتناب برای جذب ممیز , داشتن تجربه ی وافی و کافی در یک دامنه ی ( Scope) کاری می باشد. تجربه ی یک ممیز در یک دامنه ی کاری, توانایی ممیزی دقیق تر و اصولی تر را برای ممیز فراهم می نماید. شناخت یک ممیز از فرایند موجود در یک سازمان , چه فرایند تولیدی و چه خدماتی , امکان گمراه شدن ممیز را در فرایند ممیزی به حداقل می رساند. تا کنون استفاده از کارشناس فنی( Expert ) به عنوان مشاور ممیز در زمینه های خاص و کاملا فنی , راهکاری برای ایجاد ایمنی در کیفیت ممیزی بوده است. اما یقینا آینده ی این شغل به سمتی سوق پیدا خواهد کرد که کلیه ی ممیزان به صورت حرفه ای از فرایند های تحت ممیزی خود شناخت داشته باشند. از این رو است که شرکت های گواهی دهنده ی شخص ثالث برای جذب ممیز, قواعد خاص خود به لحاظ میزان تجربه در یک دامنه ی کاری خاص را لحاظ می کنند اما هنوز سیستمی هدفمند و مشترک میان سازمان های ثبت گواهی که در آن برای جذب ممیز به صورت اصولی به تجارب ممیز توجه کند وجود ندارد.

قدرت برقراری ارتباط ممیز با دیگران

شغل ممیزی به واقع یکی از مشاغلی است که در آن قدرت برقراری روابط با مخاطب از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. شاید در میان مشاغل موجود و از حرفه هایی که در سازمان ها و موسسات مختلف تولیدی و خدماتی وجود دارد حرفه هایی مانند مدیریت بازاریابی یا بازرگانی از ویژه گی اهمیت برقراری ارتباط با مخاطب هم سطح با شغل ممیزی برخوردار باشند. برقرار کردن ارتباط مناسب با ممیزی شونده از راه خوب شنیدن و خوب حرف زدن , زمینه ساز وقوع ممیزی اثربخش در یک سازمان است.
یکی از راه های کشف شواهد در فرایند ممیزی قدرت شنیدن است. از این رو قدرت شنیداری بسیار قوی و حوصله و بردباری در حین مکالمات مرتبط با ممیزی از اهمیت فراوانی برخوردار است. خوب شنیدن , برقرار کردن ارتباط موثر و خوب و مودبانه سخن گفتن و از آن بالاتر تشخیص این که با چه لحنی عدم انطباق های یافت شده در سیستم را با ممیزی شونده در میان بگذارد یکی از شرط های بسیار اساسی یک ممیز حرفه ای است. شخصیت و نوع برقراری روابط یک ممیز مستقیما بر کیفیت ممیزی تاثیرگذار خواهد بود. از این رو ضروری است که توانایی ممیز در این بُعد نیز مورد ارزیابی قرار گیرد.
ممیزانی که توانایی برقراری ارتباط موثر و مناسب با ممیزی شونده را داشته باشند با این ویژه گی خود حتی ممیزی شونده را تحت تاثیر مثبت قرار خواهند داد و ممیزی را به عنوان یک فرایند دارای ارزش افزوده که مشکلات سیستم را به ممیزی شونده معرفی می کند , به ممیزی شونده خواهد شناساند.

توانایی جسمی و فیزیکی ممیز

فراوان پیش آمده کسانی برای انتخاب شغل ممیزی در خود رغبت احساس کرده و آن را با ویژه گی های شخصیتی خویش منطبق یافته اند اما حقیقت بسیار مهمی در این فرایند عجیب وجود دارد. بسیاری از افراد فارغ از شرایط ممیزی و صرفا به دلیل علاقه و بدون آگاهی از محیط های کاری یک ممیز به این شغل رو آورده اند و پس از مدتی به دلیل شرایط محیطی بسیار متفاوت کار, این شغل را ترک کرده اند. در کشوری چون ایران که 4 فصل کاملا متمایز از هم را دارد و اقلیم های متفاوت آب و هوایی برخوردار است , و تقریبا کشوری وسیع در قیاس با مقیاس های اروپایی خویش به حساب می آید , یک ممیز باید آماده گی ذهنی و جسمی مواجهه با هرگونه آب و هوای متفاوت را داشته باشد. از آب هوای بسیار گرم عسلویه تا اقلیم رطوبتی و شرجی مازندران و گیلان. از آب و هوای خشک و کوهستانی کردستان تا منطقه ی کویری یزد و اصفهان. و حقیقت این که یک ممیز برخلاف سایر مشاغل از مکان کاری ثابتی برخوردار نیست و باید خود را با هر گونه آب و هوایی وفق دهد. ممکن است امروز با ممیزی در یک اقلیم سردسیر مواجه باشد و فردا برنامه ی ممیزی در یک آب و هوای گرم و مرطوبی چون بندر عباس در دستور کارش قرار داشته باشد. افزون بر این برای ممیزانی که به صورت بین المللی فعالیت می کنند , این مشکل بسیار افزون تر خواهد بود چرا که با تنوع آب و هوایی بسیار گوناگون تری مواجه خواهند بود.
صرف نظر از عوامل آب و هوایی, تحمل فیزیکی یک ممیز نیز , یک شرط بی بروبرگرد در فرایند ممیزی است. فرایندی که شاید ضرورت روی پا ایستادن در آن در بیش از 60 درصد زمان ممیزی اجتناب ناپذیر باشد.
همچنین برای مکان های دور, استفاده از پرواز نیز ضرورت دارد و خودِ پرواز از نظر علم ارگونومی و مهندسی فاکتورهای انسانی خصوصا در امتداد شرقی – غربی و برعکس برای بدن انسان بسیار مضر است زیرا ساعت زیستی بدن, توانایی تنظیم خود را به دلیل پرواز در امتداد زمان را از دست خواهد داد و بدن با مشکلاتی متعددی مواجه خواهد شد. البته پرواز در امتداد شمالی – جنوبی و برعکس نسبت به امتداد شرقی – غربی از ضررهای کمتری برخوردار است اما طولانی شدن یک سفر در هر امتدادی , بدن را با مشکل مواجه خواهد کرد.
از این رو توانایی تطبیق بدن با شرایط سخت کاری , در این شغل از اهمیتی به سزا برخوردار است.

جایگاه شغلی ممیز و شرکت گواهی دهنده در جامعه

بی تردید هر حرفه ای در جوامع مختلف, از اعتبار و جایگاه مختلف شغلی برخوردار است. شغل ممیزی نیز به عنوان یک حرفه ی جدید و زاییده ی تکنولوژی , و درگذر عمر کوتاه خود, از خود در ذهن جوامع قضاوت هایی را بر جای گذاشته است. نوع قضاوت و دید مردم و جایگاه این شغل در جوامع مختلف به سطح آگاهی مردم آن جامعه و نیز کیفیت ثبت گواهی ها توسط موسسات ثبت و نیز سطح فرهنگ سازی در جامعه بسته گی دارد.
واقعیت این است که ممیزی در مملکت ما شغلی بسیار ناشناخته است و شناخت مردم حتی در سطح تحصیل کرده گان نیز از این حرفه, بسیار ناچیز است و عمدتا نام ممیز را همردیف ممیزان مالیاتی می دانند. البته در سال های اخیر با فراگیرتر شدن کسب استانداردها توسط موسسات تولیدی و خدماتی , میزان شناخت در سطح خواص نسبت به ممیزی مناسب تر شده است. این وضعیت – ناشناخته بودن حرفه ی ممیزی- نهایتا باعث می شود که نوعی سرخورده گی و احساس درک نشدن از سوی جامعه در شخص ممیز ایجاد شود. چرا که ممیز با ناشناخته بودن شغل خود در جامعه , حس می کند که نوع دید مردم به او به عنوان یک ممیز , چندان طبیعی نیست. این حقیقت نهایتا منجر به نوعی افسرده گی شغلی می شود. بدیهی است که عدم ارضای شغلی نیز به مرور زمان در ممیز ایجاد شده و شدیدا کیفیت ممیزی او را زیر سوال می برد. اینجاست که ضرورت شناسایی و آگاهی دادن به جامعه در خصوص این شغل , حس می شود.

انگیزه های شغلی ممیز

بی تردید هر حرفه و شغلی در ابعاد مختلف خود , دارای عوامل انگیزشی قابل قبولی است که افراد را به سمت خود جلب می کند. ممیزی نیز از این قاعدع مستثنا نیست. از این نظر این شغل شاید نیاز به ژرف بینی و توجه هر چه بیشتر در خصوص ایجاد انگیزش در میان ممیزان دارد. ممیزی شغلی است که به واسطه ی شرایط سخت کاری و توان فرسا بودن چه به لحاظ جسمی و چه روانی احتمال رویگردانی از این حرفه بسیار وجود دارد و این امر نیازمند این است که ممیزان هر از چند گاهی بازسازی ذهنی شوند. بدیهی است هر پدیده ای با تکراری شدن, آن جذابیت های ابتدایی خود را از دست خواهد داد. در این شرایط ممیز برای ادامه ی شغل خود به شکل مفید و موثر نیازمند ایجاد محرکی قوی در پیرامون خود می باشد. بسیاری از ممیزان با تکراری شدن ممیزی برای خود با ایجاد دامنه ی کاری جدید از نظر ممیزی , شرایط جدیدی را برای خود به وجود می آورند. مثلا از عرصه ی تولید قطعات صنعت نفت به مواد غذایی یا صنایع دیگر روی می آورند. بسیاری از ممیزان با سابقه تر نیز به امر مدیریت در سازمان های دیگر روی می آورند و در صورتی که انگیزه ی بازگشت مجدد را داشته باشند به حرفه ی ممیزی بازمی گردند. گاهی نیز تغییر استاندارد تحت ممیزی نیز یکی از راه های ایجاد انگیزه ی روانی و خارج کردن ممیز از دور تکرار است. نوع انگیزه ها و نهایتا رضایت شغلی ممیزی می تواند ممیزی را در روند و مسیر مناسبی قرار دهد و اثربخش و ارزش آفرین باشد.

انگیزه های ممیز و سازمان گواهی دهنده از فرایند ممیزی

سازمان های ثبت گواهی در شکل گیری یک ممیزی حقیقی و ارزش آفرین نقش بسیار تعیین کننده ای دارند. این که فقط صرف تعداد موسسه ی گواهی شده, یکی از معیارهای فخرفروشی سازمان های ثبت گواهی باشد نشان دهنده ی دید کمی و نه کیفی به ممیزی است. پرواضح است انگیزه های مدیریت این گونه موسسات تاثیر بسیار پررنگی در ایفای نقش درست ممیزان یک سازمان دارد. حمایت مدیریت سازمان از شکل گیری یک ممیزی اصولی , دلگرمی خاصی را به ممیزان در انجام یک ممیزی اثر بخش خواهد داد.
ممیزان به عنوان نقش آفرینان اصلی یک سناریوی ممیزی , شدیدا از رفتار و نوع نگرش مدیریت نسبت به امر ممیزی الهام می گیرند. متاسفانه کمی نگری در ممیزی در کشور امری بسیار رایج شده است و این نوع نگرش تهدید های اساسی برای شکل گیری یک ممیزی واقعی است.

میل به ارتقا و آموزش کارکنان در شرکت گواهی دهنده

یکی از راه های ایجاد انگیزش در میان ممیزان , آموزش , آموزش و آموزش است. با پیشرفت تکنولوژی , تردیدی نیست که استانداردها خود نیز مورد بازنگری قرار خواهند گرفت و شکل و شمایلی مطابق و همراه با پیشرفت فن آوری به خود خواهند گرفت. از طرفی استاندارد های جنرال و عمومی نیز کم کم جای خود را به مشخصه ی فنی ( TS) یا استانداردهای تخصصی خواهند داد. استاندارد مدیریت کیفیت ISO9001 به مرور جای خود را در صنایع مختلف به مشخصه ی فنی ISO/TS16949 در صنایع تامین قطعات خودرو, ISO/TS29001 در صنایع نفت , گاز و پتروشیمی, ISO13485 در صنایع تجهیزات پزشکی خواهد داد. این نوع تغییر و تحول نیازمند تخصصی نگریستن به امر ممیزی است و همان طور که پیشتر اشاره شد یک ضرورت اساسی برای ممیزی در آینده خواهد بود که یک ممیز , صنعت و خدمت تحت ممیزی خود را به صورت کاملا حرفه ای بشناسد. این امر نیازمند ارتقای ممیزان و آموزش مداوم خواهد بود. از طرفی برگزاری و شرکت در کنفرانس های مختلف بین المللی با رویکردهای مختلف که به منظور تبادل نظر و تجربه ی ممیزان برگزار می شود , راهی بسیار مهم و حیاتی برای به روز ماندن اطلاعات فنی و تجربی ممیزی است.

با بررسی عوامل درونی یک ممیزی اکنون به بررسی جوانب تاثیر گذار برکیفیت ممیزی که ممیز و شرکت ممیزی دهنده بر آنها تاثیری ندارند و یا اگر دارند بسیار اندک است , خواهیم پرداخت.

انگیزه های ممیزی شونده از ممیزی

ممیزی شونده گان یکی از بازوهای اصلی و از ارکان مهم شکل گیری یک ممیزی باکیفیت , اثربخش و ارزش آفرین هستند. همکاری یک ممیزی شونده در بسیاری از موارد نه تنها فرایند ممیزی را تسهیل کرده است بلکه حتی دید منتقدانه داشتن به سازمان خود باعث شده است که از ممیز خواسته شود , تمامی ابعاد ممکن و ضعف های موجود در سازمان را شناسایی کرده و در اختیار ممیزی شونده قرار دهد. این دیدگاه , کار ممیزی راهرچند ممکن است از یک بعد مشکل تر نماید و آن لزوم دقت هر چه بیشتر در نمونه گیری های خود در جهت کشف نقاط ضعف و قوت سازمان می باشد ولی حقیقت این است که همکاری ممیزی شونده , یکی از عوامل هر چه بهتر شدن کیفیت ممیزی و ارزش آفرین تر شدن آن می شود.
اما آن روی سکه نیز وجود دارد و آن شرایطی است که ممیزی شونده انگیزه ای جهت ارزیابی خود از سوی یک شخص ثالث نداشته و انگیزه های دیگری چون کسب گواهی صرف , داشته باشند. سنگین ترین ممیزی در این گونه موارد شکل خواهد یافت. در این گونه موارد که خارج از کنترل ممیز است خویشتن داری و قدرت مدیریت یک ممیز شدیدا در شکل گیری مسیر ممیزی تاثیرگذار است. ضرورت توجیه ممیزی شونده در جلسه ی افتتاحیه یکی از مهم ترین قسمت های یک ممیزی است که متاسفانه در بسیاری از ممیزی ها رعایت نمی شود و جالب آن که بسیاری از ممیزی هایی که باحاشیه به پایان می رسند جلسه ی افتتاحیه ی مناسبی نداشته اند. این جلسه به ویژه در سازمان هایی که برای نخستین بار ممیزی می شوند از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

رفتار و نگرش مدیر ارشد سازمان ممیزی شونده نسبت به فرایند ممیزی

مدیریت ارشد یک سازمان روح یک سازمان است. نوع تفکرات و بازتاب کردار او است که در یک سازمان نهادینه می شود و در تمامی ابعاد سازمان قابل مشاهده است. مدیریت یک سازمان به مثابه ی پدر است در یک خانواده. هدایت و رهبری او شکل دهنده ی بنیان یک سازمان است. همکاری مدیریت ارشد و مدیران یک سازمان, ممیز را در انجام ممیزی به بهترین وجه کمک می کند. دیدگاه دور زدن ممیز در بسیاری از سازمان های وجود دارد و واقعیت آن است که ممیزی ارزش افزا و واقعی بسیار اندک انجام می شود و یکی از دلایل این امر , عدم همکاری مدیریت ارشد یک سازمان است. دیدگاه صرفا گواهی نامه ای منجر به آن می شود که گاه مدیریت یک سازمان که موفق به کسب گواهی نشده است , ممیزی را زیر سوال برده و سازمان خود را تبرئه کند. اما مدیران آگاه با کمک گرفتن از یک ممیز , شرایط مناسبی را برای ممیزی ممیز آماده می کنند. و ضعف های سازمان خود را پذیرفته و سعی در برطرف نمودن نقاط ضعف خود دارند.
زمانی که یک مدیر آگاهی لازم را ندارد , حضور یک نماینده ی مدیریت آگاه , توانا و مسلط زمینه را برای انجام ممیزی مناسب و ایجاد جوی مناسب در هیات مدیره و سطح سازمان فراهم می کند. اینجا است که اهمیت وجود یک مدیر توانا و آگاه به عنوان نماینده ی مدیریت در یک سازمان ضروری و الزامی می گردد.

قدرت تحمل و شکیبایی ممیزی شونده

بسیار مشاهده شده است که یک ممیزی شونده با اعلام یک عدم انطباق به شدت از کوره در رفته و حتی نسبت به زیر سوال بردن ممیز , تیم ممیزی و فرایند ممیزی مبادرت می ورزد. طبیعتا این نوع حرکاتِ تحریک کننده برای ممیزان کم تجربه , بسیار دور از ذهن بوده و قابل تصور نیست. قدرت خویشتنداری یک ممیز در ممیزی در این گونه موارد از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است.
بسیار ضروری است که نماینده ی مدیریت یک سازمان , آگاهی های کلی را به کارکنان در ارتباط با فرایند ممیزی بدهد و آنها را از نظر روحی – روانی برای ممیزی آماده نماید. انجام ممیزی های داخلی که در سازمان های زیادی بسیار سهل انگارانه با آن برخورد می شود یکی از راه های آشنا کردن کارکنان با فرایند ممیزی است. ممیزی داخلی در واقع , علاوه بر خودارزیابی سازمان , شبیه سازیِ آن چیزی است که در واقع قرار است در ممیزی شخص ثالث اتفاق بیافتد. اهمیت دادن سازمان ها به خصوص در سطح مدیریت ارشد و نماینده ی مدیریت و مدیران سازمان , و به ویژه پیگیری های شخصی مدیر ارشد , یکی از راه های کمک به آشنایی کارکنان با فرایند ممیزی می باشد.

شرایط محیطی و کاری محل ممیزی

انسان ها شدیدا از محیط اطراف شان تاثیر می پذیرند. کار در شرایط محیطی مناسب نظیر دما , رطوبت , نور , سروصدا , رنگ و رعایت عوامل ارگونومیکی تاثیر بسیار زیادی در افزایش بهره وری عوامل کار دارد. ممیزی نیز از این قاعده مستثنا نیست. منتها با این تفاوت که محیط کاری هر ممیز روز به روز تغییر می یابد و هر روز با شرایط کاری جدیدی مواجه است. بدیهی است میزان نور , دما , رطوبت و … در محل ممیزی شونده در کیفیت ممیزی تاثیر بسیاری خواهد داشت. خصوصا در محیط هایی که به دلیل وجود گاز , دود و بخارات متصاعدشده امکان تنفس به شکل عادی وجود ندارد , ممیز شدیدا تحت تاثیر این عوامل قرار می گیرد. گاهی ممیزان بدون ذهنیت قبلی وارد این محیط ها می شوند و ناگهان با شرایط دور از ذهنی مواجه می شوند. در این گونه موارد که شرایط محل ممیزی , غیرطبیعی است ضرورت دارد که ممیز پیشاپیش با شرایط محیطی محل در گفتگو با ممیزان مجرب تر آشنا شود تا آماده گی ذهنی حضور در چنین محیطی را داشته باشد.
تغییر محیط کاری به صورت بسیار فاحش باید برای ممیز به صورت امری کاملا عادی و بدیهی درآید و ممیز باید قدرت سازگاری خود را با عوامل مختلف و شرایط مختلف محیطی تطبیق دهد.

دوری و نزدیکی محل ممیزی

پیشتر اشاره کردیم که استفاده از پرواز در محل هایی دور , چالش هایی را در دراز مدت و کوتاه مدت برای ممیز به وجود خواهد آورد که نهایتا روی کیفیت ممیزی مستقیما تاثیرگذار خواهد بود. اما هستند مکان هایی که با وجود دوری مسافت امکان استفاده از پرواز برای ممیز وجود ندارد و گاه ممیز باید چندین ساعت را در اتومبیل گذرانده و خود را به محل ممیزی برساند. در چنین حالتی خسته گی ناشی از بعد مسافت طی شده با خودرو برای ممیز اجتناب ناپذیر است. خسته گی و خواب آلوده گی یکی از آفت های اصلی و تهدید کننده کیفیت ممیزی می باشد. در چنین صورتی استراحت کامل ممیز در روزهای قبل از ممیزی کاملا ضروری است. در صورتی که راننده گی وسیله ی نقلیه نیز به عهده ی ممیز باشد اوضاع وخیم تر می شود.

تغذیه ی روز ممیزی

در هر صورت, پذیرایی روز ممیزی به عهده ی ممیزی شونده است. نوع تغذیه ی روز ممیزی در شکل گیری یک ممیزی نکته ای است که کمتر در جایی به صورت دقیق به آن پرداخته شده است و شکی نیست که تغذیه ی روز ممیزی , تاثیر بسیار زیادی در ممیزی اثربخش و حرفه ای دارد. نوع تغذیه ی ممیز مقوله ای است که باید به صورت برنامه ی غذایی مناسب در اختیار ممیزان قرار گیرد. استفاده از غذاهای کم چرب و حتی الامکان بدون چربی و غذاهای سبک که دارای پروتئین و کربوهیدرات مناسبی هستند و مضافا غذاهای دارای گلوکز که در کارهای فکری تاثیر فراوانی دارند توصیه می شود. نوشیدن چای و قهوه و سایر نوشیدنی های کافئین دار نیز در ابتدای روز ممیزی جهت رفع خواب آلوده گی ممیز بسیار تاثیرگذار است. اما توصیه می شود به دلیل این که این ماده 5 ساعت بعد از استعمال تاثیر می گذارد 4 الی 5 ساعت پیش از ممیزی استفاد شود و با توجه به این که ممیز به خواب کافی نیازمند است 5 ساعت مانده به ساعت استراحت و خواب ممیز از استعمال چای , قهوه و ... خودداری شود. استفاده از نوشیدنی های خواب آور به خصوص لبنیات و غذاهای سنگین چربی دار به شدت منع شده است.
در ایامی که ممیزی در مملکت ما نوپا بود, بودند سازمان های ممیزی شونده ای که با تنظیم برنامه ی غذایی نامناسب برای روز ممیزی , شرایط را برای ممیزی سخت کرده و از این راه مبادرت به فریب و دور زدن ممیز می نمودند. هوشیاری و آگاهی یک ممیز در این گونه موارد از حساسیت بسیار بالایی برخوردار است و ضرورت دارد بر کیفیت تغذیه ی خود در روز ممیزی اهمیت فراوانی قائل شود.

میزان تحصیلات کارکنان ممیزی شونده

نهایتا تحصیلات و سطح آگاهی ممیزی شونده گان , آخرین پارامتر مورد بررسی است. ممیزی شونده ی آگاهی که هدف از ممیزی را می داند نه تنها در روند ممیز اشکال ایجاد نمی کند بلکه تمام هم وغم خود را معطوف به کمک به ممیزی در جهت انجام ممیزی اثربخش می کند چرا که آگاه است نهایتا خروجی یک ممیزی اصولی , استحصال منافع سازمان می باشد. چرا که ممیزی فرایندی است ارزش افزا. عمدتا کارشکنی های ایجاد شده در روز ممیزی توسط کارکنان سازمان ممیزی شونده ناشی از ناآگاهی کارکنان ممیزی شونده و یا کوتاه مدت اندیشدن آنها می باشد. در مجموع ریشه ی تمامی ناکامی ها در روز ممیزی در ناآگاهی و عدم شناخت ممیزی شونده و حتی ممیز از هدف ممیزی و خروجی این فرایند می باشد.

با بررسی این عوامل سعی کردیم گوشه هایی از چالش هایی را که یک ممیز حرفه ای با آن روبرو است مورد ارزیابی و بررسی قرار دهیم. بدیهی است هر حرفه ای با چالش ها , استرس ها و تنش های ویژه ی خود مواجه است. تمامی این موارد به منزله ی نفی شغل ممیزی نیست و این حرفه از جذابیت های خاص خود نیز برخوردار است که در مشاغل دیگر کمتر می باشد پیرامون آن در فرصتی دیگر باید سخن گفت.
برگزاری چنین نشست هایی راه میانبر و ارزشمندی است که تجربیات و فنون ممیزی از ممیزان ذیصلاح و شایسته به ممیزان نوپا و جوان منتقل شود و ممیزان باتجربه عرصه را برای ورود نیروی باانگیزه ی جوان به این حرفه آماده کنند. حقیقت این است که ممیزی به عنوان یک شغل سخت نیاز به استقامت بدنی بسیار دارد که خوشبختانه جوانان از این شرایط برخوردارند اما همین جوانان از تجارب کهنه کاران عرصه ی ممیزی بی بهره اند. رسالت جامعه ی ممیزی به عنوان یک صنف و پیشه ی جدید که دستاورد فن آوری است این است که دست جوانان را گرفته و با انتقال تجارب نیروهای مجرب خود , جای را برای حضور ایشان بیشتر باز کنند و مجرب ترها نیز کم کم به امر مدیریت در عرصه ی ممیزی که زمینه ساز رشد و تعالی این حرفه و فراگیرتر شدن این پیشه است بپردازند.

و یک پیشنهاد که:
این نشست بهانه ای باشد برای تاسیس یک صنف , تحت هر عنوانی مانند : جامعه ی اصناف ممیزان ایران و یا هر عنوان دیگری که این حرفه و صنف را به عنوان یک شغل به صورت کاملا حرفه ای هدایت نماید. وجود چنین تشکلی باعث می شود که که هدفگزاری ها و سیاستگزاری ها در این حرفه در یک بستر مناسب و کاملا حرفه ای شکل بگیرد و کم کم این پیشه را به عنوان یک شغل کاملا حرفه ای به جامعه بشناساند. ضمنا با انتشار ماهنامه یا فصلنامه ای با همکاری کلیه ی اعضا و گردآوری مطالب , کالیبره شدن ممیزان نیز به مرور انجام پذیرد و ضمنا بستری را برای انتقال تجارب به سایر ممیزان را فراهم سازد. جای خالی چنین اتحادیه ای در ایران واقعا نمود دارد و امید است با تاسیس چنین اتحادیه ای , تشکیل کنفرانس های این چنینی در عرصه ی ممیزی دیگر به صورت سالانه نباشد و با همکاری سازمان های مختلف بتوانیم دست کم 3 تا 4 نشست در سال به صورت حرفه ای و تخصصی در ارتباط با ممیزی به عنوان یک فرایند ارزش آفرین داشته باشیم. [/b]
__________________

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: سایت دانلود رایگان]

[مشاهده در: www.freedownload.ir]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 388]