تنخواه چیست + اهمیت تنخواه در حسابداری

تنخواه، یکی از اصول اساسی در حسابداری است. چنانچه می‌خواهید بدانید تنخواه چیست؛ باید گفت که تنخواه وجوه نقدی است که برای پوشش هزینه‌های جاری و ضروری به کارمندان یا دپارتمان‌ها پرداخت می‌شود تا از بروز وقفه در عملیات روزمره جلوگیری شود.

اهمیت تنخواه در حسابداری نمی‌تواند نادیده گرفته شود، زیرا این روش از سرعت و کارایی در مدیریت مالی حکایت دارد و به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا با انعطاف‌پذیری بیشتری به نیازهای فوری پاسخ دهند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه استفاده و مدیریت تنخواه و پاسخ به سوالات مرتبط، با ما همراه باشید تا در ادامه مقاله، به توضیح به این موضوعات بپردازیم.

تنخواه چیست

تنخواه، مبلغی پول نقد است که به صورت از پیش تعیین شده در اختیار شخص یا بخشی از یک سازمان قرار می‌گیرد تا بتوانند هزینه‌های جزئی و روزمره را پوشش دهند.

این مبلغ معمولاً در یک صندوق قفل‌ شده یا کارتی به حساب شرکت یا حتی نزد یکی از اعضای شرکت نگهداری می‌شود و برای پرداخت‌های کوچکی مانند کرایه تاکسی، خرید لوازم‌التحریر، یا هزینه‌های ناگهانی که نیاز به پرداخت فوری دارند، استفاده خواهد شد.

در حقیقت تنخواه به مدیریت بهتر وجوه نقد کمک کرده و از پیچیدگی‌های مربوط به صدور چک یا استفاده از کارت‌های اعتباری برای مبالغ ناچیز جلوگیری می‌کند.

انواع تنخواه

هر کدام از این روش‌ها می‌توانند بر اساس نیازهای شرکت‌ها انتخاب شوند . با درک این انواع، می‌توانید مدیریت مالی دقیق‌تری بر هزینه‌های جزئی شرکت خود داشته باشید و از سرعت و کارایی بیشتری در انجام امور روزمره بهره‌مند شوید

همچنین لازم است برای شناسایی جواب تنخواه چیست، انواع آن را بشناسید. در ادامه به معرفی انواع تنخواه خواهیم پرداخت:

1. تنخواه‌گردانی ثابت:

در این روش، مبلغ ثابتی به صورت ماهیانه یا در بازه‌های زمانی مشخص به حساب تنخواه واریز می‌شود. تنخواه‌دار نیز باید خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را به حسابداری ارائه دهد.

در پایان هر دوره مالی، مسئول تنخواه باید خلاصه‌ای از پرداخت‌های ماه قبل را ارائه کند. از این حساب نباید هیچ هزینه‌ای غیر از هزینه‌های مشخص شده پرداخت شود.

2. تنخواه‌گردانی متغیر:

در این روش، مبلغ تنخواه به اقتضای شرایط مشخص توسط مدیران شرکت تعیین می‌شود. مبلغ متغیر اصولاً بابت هزینه‌ها و خریدهای شرکت به حساب تنخواه واریز می‌شود.

 محدوده زمانی برای مبالغ نیز مشخص می‌شود (مثلاً برای سه ماه پیش‌رو). در پایان دوره، تنخواه‌دار باید صورتحساب ‌های پرداخت و اسناد رسمی هزینه‌ها و مانده حساب را تسلیم حسابداری کند تا اقدام به شارژ حساب نمایند.

اهمیت استفاده از تنخواه

استفاده از تنخواه در مدیریت مالی یک سازمان از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا به کنترل بهتر جریان نقدی و پرداخت‌های جزئی کمک خواهد کرد.

در حقیقت تنخواه، ابزاری کلیدی برای تسریع در پرداخت‌های کوچک و اجتناب از فرآیندهای اداری پیچیده است.

از طرفی عوامل موثر بر اهمیت تنخواه شامل سهولت در پرداخت‌ها؛ تنخواه امکان پرداخت سریع و آسان هزینه‌های کوچک را فراهم می‌آورد، که این امر به ویژه در مواقع ضروری یا برای خریدهای فوری مفید است.

کاهش فرآیندهای اداری؛ یعنی با استفاده از تنخواه، نیاز به ثبت و پیگیری مستندات مالی برای هر پرداخت کوچک کاهش می‌یابد، که این امر منجر به صرفه‌جویی در زمان و کاهش بار کاری حسابداری می‌شود.

شناسایی هزینه‌های جاری؛ یعنی تنخواه به شناسایی و مدیریت هزینه‌های جاری کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌شود که هر هزینه‌ای به درستی ثبت و گزارش خواهد شد.

کنترل وجوه نقد؛ یعنی با نگهداری وجوه نقد در قالب تنخواه، می‌توان به راحتی بر جریان نقدی نظارت داشت و از مصرف نادرست وجوه جلوگیری کرد.

و در نهایت، تنخواه به عنوان یک ابزار مدیریتی، نقش مهمی در تسهیل پرداخت‌های کوچک و کنترل دقیق‌تر هزینه‌ها دارد و به حسابداران اجازه می‌دهد تا بر جریان نقدی سازمان به شکل موثرتری نظارت کنند.

مراحل تنخواه گردانی

تنخواه گردانی فرآیندی است که در آن به یکی از کارمندان شرکت مبلغی پول به عنوان تنخواه اختصاص داده می‌شود تا هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت را پرداخت کند.

این فرآیند به شرح زیر است:

1. تعیین تنخواه دار: انتخاب فردی که مسئولیت مدیریت تنخواه را بر عهده دارد.
2. تخصیص مبلغ تنخواه: تعیین مبلغی که به عنوان تنخواه به تنخواه دار پرداخت می‌شود.
3. پرداخت هزینه‌ها: تنخواه دار با استفاده از مبلغ تخصیص داده شده، هزینه ‌های جزئی شرکت را پرداخت می‌کند.
4. نگهداری اسناد: تنخواه دار موظف است تمامی اسناد و مدارک مربوط به پرداخت‌ها را نگهداری کند.
5. تسویه حساب: در پایان دوره مالی، تنخواه دار باید تمامی اسناد و مدارک را به حسابداری ارائه دهد.
6. بررسی و تایید: حسابداری اسناد و مدارک را بررسی و تایید می‌کند.
7. شارژ مجدد تنخواه: پس از تایید، تنخواه دار مبلغ مصرف شده را دریافت و تنخواه را برای دوره بعدی شارژ می‌کند.

مزایا و معایب

تنخواه، که به آن پول خرد نیز گفته می‌شود، مبلغی پول است که برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد. این سیستم می‌تواند به کارمندان اجازه دهد تا با انعطاف‌پذیری بیشتری هزینه‌ها را پرداخت کنند و نیاز به صدور چک یا استفاده از روش‌های پرداخت الکترونیکی را کاهش دهد.

مزایای تنخواه:

• سرعت بخشیدن به پرداخت‌ ها: تنخواه امکان پرداخت سریع هزینه‌های کوچک را فراهم می‌کند.
• انعطاف‌پذیری: کارمندان می‌توانند بدون نیاز به تأییدیه‌های متعدد، هزینه‌های کوچک را پرداخت کنند.
• کاهش حجم کار حسابداری: با کاهش تعداد تراکنش‌های بانکی، فرآیندهای حسابداری ساده‌تر می‌شوند.
• شناسایی هزینه‌های جاری: تنخواه به شناسایی و کنترل هزینه‌های جاری کمک می‌کند.

معایب تنخواه

• خطر سوء استفاده: وجود پول نقد می‌تواند خطر سوء استفاده یا دزدی را افزایش دهد.
• نیاز به نظارت: تنخواه نیاز به نظارت و کنترل دقیق دارد تا از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری شود.
• محدودیت در مبلغ: تنخواه معمولاً برای هزینه‌های کوچک است و برای هزینه‌های بزرگتر مناسب نیست.
• ممکن است باعث کندی در فرآیندها شود: اگر کنترل‌های داخلی بیش از حد سختگیرانه باشد، ممکن است که روند پرداخت‌ها را کُند کند.

لازم به ذکر است که در آخر تصمیم‌گیری برای استفاده یا عدم استفاده از تنخواه بستگی به نیازها و شرایط خاص هر سازمان دارد. سازمان‌ها باید مزایا و معایب را در نظر بگیرند و بر اساس آن تصمیم بگیرند که آیا سیستم تنخواه چیست؛ برای آن‌ها مناسب است یا خیر.

جمع‌بندی

همانطور که در مقاله هم گفته شد؛ تنخواه، مبلغی پول است که برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره شرکت در نظر گرفته می‌شود و به صورت دوره‌ای تطبیق داده و ثبت می‌گردد.

این حساب، امکان پرداخت سریع و آسان هزینه‌هایی نظیر کرایه‌ ها، خرید لوازم اداری کوچک، یا پرداخت‌های ناگهانی را فراهم می‌آورد و از این رو، در مدیریت مالی و حسابداری اهمیت بالایی دارد. در حقیقت استفاده از تنخواه به کاهش حجم عملیات بانکی و افزایش کنترل وجوه نقد کمک می‌کند.