ده مسئولیت اصلی مدیر فناوری اطلا.عات

واضح آرشیو وب فارسی:فان پاتوق: با توجه به شرحی که پیرامون مهارت.های عمومی و تخصصی یک مدیر فناوری اطلاعات در سازمان آوردیم، اینک به راحتی می.توان حدس زد که مسوولیت.های اساسی یک CIO چه.چیزها.یی هستند. این مسوولیت.ها از یک سو به مهارت.های عمومی مدیریتی وی و از سوی دیگر به مهارت.های تخصصی او مرتبط هستند. این مسوولیت.ها را از دیدگاه دیگری نیز می.توان تقسیم.بندی کرد. اگر خوب دقت کنیم متوجه می.شویم که برخی از وظایف یک <مدیر ارشد اطلاعات> (2) در حقیقت مدیریت مقولات نرم.افزاری مانند خود اطلاعات و نیروی انسانی مرتبط با آن و نیز جنبه.های راهبردی مدیریت است

بهروز نوعی پور
ماهنامه شبکه - بهمن ۱۳۸۳ شماره 51

اشاره :
اگر مجموعه مقالات <الفبای مدیریت فناوری اطلاعات> را تاکنون دنبال کرده باشید، لابد با بعضی از جنبه.های مختلف این شاخه از علم مدیریت آشنایی پیداکرده.اید. این دانش تلفیقی از تکنیک.های مدیریتی و اصول و مبانی پیاده.سازی و توسعه فناوری اطلاعات در یک سازمان است. اصطلاحاتی مثل TCO، ROI،BPR ، Outsourcing و (KM (1 از جمله موارد مهمی هستند که باید هر مدیر فناوری اطلاعات درباره آنها بداند. در دو قسمت قبلی این مقاله گفتیم که تعریف یک <مدیر فناوری اطلاعات> چیست و برای اینکه بتوان به یک مدیر خوب برای اداره کردن فناوری اطلاعات (در یک سازمان) تبدیل شد به چه مهارت.های عمومی و تخصصی نیاز است. در بخش آخر این مقاله مسوولیت.های اصلی یک CIO را بررسی می.کنیم.

مسوولیت.های اصلی CIO .کدامند؟
با توجه به شرحی که پیرامون مهارت.های عمومی و تخصصی یک مدیر فناوری اطلاعات در سازمان آوردیم، اینک به راحتی می.توان حدس زد که مسوولیت.های اساسی یک CIO چه.چیزها.یی هستند. این مسوولیت.ها از یک سو به مهارت.های عمومی مدیریتی وی و از سوی دیگر به مهارت.های تخصصی او مرتبط هستند. این مسوولیت.ها را از دیدگاه دیگری نیز می.توان تقسیم.بندی کرد. اگر خوب دقت کنیم متوجه می.شویم که برخی از وظایف یک <مدیر ارشد اطلاعات> (2) در حقیقت مدیریت مقولات نرم.افزاری مانند خود اطلاعات و نیروی انسانی مرتبط با آن و نیز جنبه.های راهبردی مدیریت است و برخی دیگر از وظایف او با مقولاتی سخت.افزاری مانند دستگاه.ها و سیستم.های کامپیوتری گره خورده است. ایده اصلی و کلی مدیریت اطلاعات در سازمان این است که یک نفر به نام CIO باید علاوه بر فراهم ساختن بستر سخت.افزاری و نرم.افزاری جریان اطلاعات در سازمان، زمینه گردش صحیح و بهره.برداری مناسب از این اطلاعات و اندوخته.های معنوی را در سازمان فراهم سازد.
به یک تعبیر می.توان نقش مدیر فناوری اطلاعات در سازمان را به سیستم گردش وکنترل سوخت، آب و روغن در یک اتومبیل تشبیه کرد. چنین سیستمی علاوه بر فراهم ساختن بستر گردش این سه ماده حیاتی در اتومبیل، به.طور مرتب بر روند حرکت آنها در سراسر سیستم نظارت می.کند. اما بدیهی است که یک سازمان چیزی بیش از یک ماشین است و نقش انسانی و تدبیر یک CIO در مجموعه وظایف و اختیارات او از اهمیت فوق.العاده.ای برخوردار است. بنابراین، مقولاتی نظیر بودجه بندی، مدیریت پروژه و مدیریت استراتژیک فناوری اطلاعات در سازمان نیز جزو مسوولیت.های اصلی اوست.

1- مدیریت خدمات و ابزارهای دپارتمانIT
به طور طبیعی اولین انتظاری که سازمان از یک مدیر ارشد اطلاعات دارد، مدیریت روزمره خدمات و ابزارهای واحد IT سازمان است. این واحد، بستر لازم برای فعالیت.های اطلاعاتی روزمره سایر واحدهای سازمان مانند دبیرخانه، واحد ارتباط با ارباب رجوع، حسابداری و بخش.های دیگر را فراهم .می.کند. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید بر حُسن اجرای وظایف این بخش از سازمان نظارت دائمی داشته باشد. همچنین بسیار محتمل است که واحد IT، خدمات ویژه.ای نیز به کارمندان سازمان ارائه دهد (مثل اتصال اینترنت یا سرویس ذخیره.سازی فایل در شبکه). در این.صورت، مدیر اطلاعات باید بر نحوه ارائه این خدمات نیز نظارت داشته باشد.

2- مدیریت کارشناسان IT
بدیهی است که تا دو یا چند نفر به عنوان کارشناس کامپیوتر و فناوری اطلاعات در یک سازمان مشغول به کار نباشند، صحبت از مدیریت فناوری اطلاعات در آن سازمان معنایی نخواهد داشت. چنانکه پیشتر هم گفتیم، چگونگی تعامل با این کارمندان و به اصطلاح سروکله زدن با کارشناسان IT سازمان، یکی از دغدغه.ها و مسوولیت.های اصلی یک CIO است.

3- مدیریت ارتباطات
یکی از بخش.های مدیریت اطلاعات در سازمان، تسهیل روند آن.دسته از ارتباطات درون و برون سازمانی است که به واسطه ابزارهای ارتباطی الکترونیکی و کامپیوتری میان کارمندان شرکت از یک سو و نیز میان کارمندان و مخاطبان فعالیت.های سازمان از سوی دیگر صورت می.گیرد. نحوه دخالت مدیر ارشد اطلاعات در این زمینه بیشتر فنی و تکنیکی است. نگاه CIO به روند ارتباطات سازمان، نگاه ساختاری است. وظیفه مدیر فناوری اطلاعات در این زمینه آن. است که با شناسایی نقاط ضعف و قوت شریان.های اطلاعاتی درون سازمان و نحوه اتصال آنها به بیرون از سازمان، به طور مداوم در فکر اصلاح و بهبود آن باشد به گونه ای که کارمندان سازمان برای ارتباط گیری میان خود و مراجعان و مشتریان سازمان با کمترین مانعی روبرو شوند.

4- فراهم ساختن امنیت اطلاعات و ارتباطات
وقتی صحبت از زیرساخت ارتباطی و اطلاعاتی سازمان به میان می.آید، بی.درنگ مهمترین موضوعی که به ذهن خطور می.کند مساله چگونگی امنیت اطلاعات و ارتباطات سازمان است. یک ساختار ارتباطی هرچقدر هم که پیشرفته باشد، اگر امن نباشد، فلسفه اصلی به.کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان را زیر سوال می.برد و همه کارکردهای مثبت آن را به خطر می.اندازد. مدیر فناوری اطلاعات در سازمان باید متوجه باشد که اگر به موازات تسهیل روند گردش اطلاعات در سازمان فکری به حال افزایش امنیت بستر اطلاعاتی نکند، افزایش میزان تبادل اطلاعات عملا به معنی به خطرانداختنِ هرچه بیشتر دانش، تجربه، سرمایه معنوی و از همه مهمتر اسرار محرمانه سازمان است که گاه ارزش اقتصادی یا راهبردی فراوان دارد.

5- مدیریت دانش
از آنجا که امروزه اطلاعات، یکی از اَشکال اصلی و مهم سرمایه در سازمان.های مترقی محسوب می.شود، می.توان پیش.بینی کرد که آن.دسته از سازمان.ها که خود را نیازمند بهره.گیری از توان یک مدیر ارشد اطلاعات در مجموعه کادر مدیریت سازمان می.بینند، لابد به سطحی از پیشرفت در استفاده از فناوری اطلاعات رسیده.اند که دانش و اطلاعات ذخیره.شده در سازمان، به کالایی گرانبها در میان انواع سرمایه ها و داشته.های سازمان تبدیل شده است. مدیریت دانش یا Knowledge Management در واقع یک مدیریت استراتژیک است. همان.طور که کنترل سرمایه.های مالی سازمان یکی از حساسترین و راهبردی.ترین پایه.های مدیریت آن است، برای سازمانی که از روش.های دانش.بر در کسب.وکار خود استفاده می.کند نیز کنترل سرمایه.های اطلاعاتی سازمان بسیار مهم و کلیدی است. بدون شک این مورد یک از مهمترین مسوولیت.های یک CIO است.

6- مدیریت محتوا
یکی دیگر از وظایف مهم CIO که ارتباط تنگاتنگی با امور اطلاعاتی روزمره سازمان دارد، نحوه مدیریت محتوا یا Content Management است. در اینجا منظور از محتوا چیزی جز همان داده.ها و اطلاعات با ارزشی که بر بستر ارتباطی سازمان جاری است نمی.باشد. بهترین تعبیری که از مفهوم مدیریت محتوا در یک سازمان می.توان ارائه کرد همان است که اصطلاحا Digital Workflow یا چرخه دیجیتالی امور اطلاعاتی سازمان نامیده می.شود. این چرخه ممکن است فقط محدود به آن.دسته از اطلاعات که در کالبد سیستم.های کامپیوتری تولید و پردازش می.شوند باشد، یا به تدریج تمام چرخه.های غیر دیجیتالی بروکراسی سازمان را نیز دربرگیرد و آنها را هم شامل شود.

7- بودجه .بندی
مدیریت اطلاعات و فناوری اطلاعات در یک سازمان کار بسیار حساس و ظریفی است.CIO باید همواره به خاطر داشته باشد که فناوری اطلاعات آمده است که تا چرخه امور در کسب.وکار سازمان را تسهیل کند. اگر قرار باشد به.کارگیری فناوری اطلاعات هزینه.های سازمان را افزایش دهد و بهره.وری اندکی ایجاد کند، با توجه به پیچیدگی.های فنیIT و نیاز مبرم آن به نیروی متخصص ماهر، در مجموع کسب.وکار سازمان به جای حرکت به سمت چابکی و کارآمدی، به سمت کاهش بازده و پیچیدگی بیشتر حرکت خواهد کرد. در چنین شرایطی ممکن است مدیریت سازمان از پیاده.سازی فناوری اطلاعات در مقیاس عمده صرف.نظر کند. هنرCIO این.است که یک برنامه زمانی قابل دفاع از نحوه هزینه شدن بودجه اختصاص یافته به توسعه کاربری فناوری اطلاعات در سازمان ارائه نماید. به گونه.ای که دیگر مدیران سازمان به تدریج آثار مثبت به.کارگیری فناوری اطلاعات را احساس کنند.

8- مدیریت پروژه
گاهی اوقات انجام ماموریت.های محوله به واحد IT سازمان مستلزم به انجام.رساندن پروژه.های ویژه کوچک و بزرگی است که فراتر از امور روزمره و عادی این واحد هستند. در چنین مواقعی کنترل روند آغاز و پایان پروژه بسیار حیاتی است. پروژه.های مرتبط با فناوری اطلاعات، حتی پروژه.های کوچک، نوعاً دارای سطحی از پیچیدگی و ظرافت هستند که اگر پیش.بینی نشوند، انجام این پروژه.ها نهایتا حاصلی جز صرف هزینه.های زیاد و بازده اندک نخواهند داشت. زمان.بندی انجام پروژه.های مشابه نیز از یک سازمان به سازمان دیگر تفاوت دارد. زیرا سیستم کسب.وکار، زیرساخت اطلاعاتی و میزان تخصص و دانش نیروی انسانی در سازمان.ها متفاوتند. مدیران باتجربه.تر می.توانند با توجه به وضعیت کنونی سازمان و نوع ماموریت و کسب.وکار سازمان، پیش.بینی کنند که یک پروژه مشخص چقدر زمان. می.برد و به چه پیش.نیازهایی وابسته است. در واقع هنگامی که پای اجرای یکی از این پروژه.ها به میان می.آید، هیچ.کس بهتر از CIO .قادر به تصمیم.گیری صحیح در این زمینه نیست و از همین رو مدیریت و کنترل پروژه هایIT بر عهده اوست.

9- ارتباط با سایر مدیران CEO) ، CTO و ...)
واحدIT سازمان یک واحد مجزا نیست. فعالیت روزانه آن با اوضاع و احوال و نیازها و مشکلات سایر بخش.های سازمان گره خورده است. در چنین شرایطی کاملا بدیهی به نظر می.رسد که تعامل با مدیران سایر بخش.های سازمان را جزو وظایف روزمره CIO بدانیم. حتی گاهی اوقات این تعامل نقش استراتژیک و حساسی پیدا می.کند. مثلا در برخی سازمان.های بسیار بزرگ (مانند شرکت.های خودرو سازی) مدیران دیگری نیز وجود دارند که بر حسن به.کارگیری و مدیریت دیگر فناوری.های مورد نیاز سازمان نظارت کنند. گاهی اوقات از اصطلاح CTO یا مدیر ارشد فناوری برای این منظور استفاده می.شود. در این گونه موارد، استفاده از فناوری پیشرفته فقط محدود به فناوری اطلاعات نیست بلکه فناوری.های دیگری را نیز دربرمی.گیرد. حتی در بعضی سازمان.های ممکن است CIO تحت مدیریت CTO که به نوبه خود بر عملکرد تمام جنبه.های فناورانه در سازمان نظارت می.کند، عمل نماید. به هرحال ساختار مدیریتی سازمان هرچه که باشد، مدیر ارشد اطلاعات معمولا یکی از آن.دسته مدیرانی است که بنا به ماهیت کار و مسوولیتش نیاز فراوانی به تعامل با دیگر مسوولین سازمان دارد. این تعامل آنقدر مهم است که فراتر از یک نیاز بلکه جزو مسوولیت.های اصلی او به شمار می.رود.

10- مدیریت استراتژیک
نهایتاً باید بر این نکته مهم تاکید کرد که مدیریت فناوری اطلاعات یا به تعبیر دیگر، مدیریت اطلاعات سازمان یک مدیریت استراتژیک است. معنای این حرف آن است که ممکن است موقعیت.های حساس و سرنوشت.سازی برای راهبری فناوری اطلاعات در سازمان پدید آید که نیازمند تصمیم..سازی.ها و تصمیم.گیری.های به موقع و موثر باشد. این ویژگی ناشی از ماهیت پویا و سیال فناوری اطلاعات و صنعت کامپیوتر است. این صنعت خیلی سریع تغییر می.کند و مدیریت مسائل مرتبط با آن، حتی در گستره کوچکی مثل یک سازمان (در مقایسه با گستره کلان جامعه) کندی و رخوت را برنمی.تابد. تصمیمات باید سریع و موثر اتخاذ شوند. تصمیم.های دیرهنگام و یا اشتباه ممکن است عواقب جبران.ناپذیری درپی.داشته باشد. متاسفانه هیچ.کس نمی.تواند در چنین مواقعی به مدیر ارشد اطلاعات بگوید که کدام تصمیم درست خواهد بود. این وظیفه اوست که با شناختی که از واقعیت.های صنعت فناوری اطلاعات و مختصات کسب.وکار سازمان مطبوعش دارد، تصمیم درست و به هنگام را اتخاذ کند و برانجام آن پافشاری نماید.

پی.نوشت:
(1) کلیه این عناوین و مفاهیم را در شماره.های قبلی ماهنامه شبکه و تحت همین عنوان " الفبای مدیریت فناوری اطلا.عات " توضیح داده.ایم.
(2) بد نیست در پایان این مقاله یادآوری کنم که معنای دقیق کلمه CIO (برگرفته ازعبارت
Chief information Officer)، مدیر ارشد اطلاعات است که ما در این مقاله سه قسمتی با نام مدیرفناوری اطلاعات از آن یاد کردیم. به.نظرم.معادل اخیر بیش از معنی تحت الفظی کلمه گویای مسوولیت و موضوع این شغل است.

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: فان پاتوق]

[مشاهده در: www.funpatogh.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 304]