نـبـض زمـان در دسـت شمـاسـت!

واضح آرشیو وب فارسی:اطلاعات: نـبـض زمـان در دسـت شمـاسـت!

در مورد يك روز فكر كنيد، زمان مي‌گذرد، چه شما آن را صرف كارهاي بيهوده كنيد و چه صرف رسيدن به اهدافتان.

يكي از مشكلات بزرگ بيشتر افراد، تنظيم زمان است، مديريت زمان يعني بتوان راه رسيدن به اهداف بزرگ و اصلي خود را طي يك برنامه‌ريزي زماني صحيح و منظم هموار كرد. بايد بدانيد كه مي‌خواهيد چه كاري انجام دهيد و هركدام از قسمت‌هاي برنامه‌تان چه مقدار زمان مي‌برد. براي برنامه‌ريزي بحث بايد به عقب برگرديد، ابتدا بر يك دوره زماني مشخص درگذشته مروري داشته باشيد و كارهاي انجام شده در اين دوره (يك هفته گذشته يا يك ماه گذشته) و ميزان زماني را كه هركدام از كارها به خود اختصاص داده است را بررسي كنيد، سپس براي برنامه‌ريزي آينده خود تصميم بگيريد.

زمان از بهترين سرمايه‌هاي انسان‌هاست كه در اختيارشان است و در عين حال مي‌تواند بي‌مصرف‌ترين آنها نيز باشد.

برنامه‌ريزي، شما را از سرگرداني نجات

مي دهد و به شما كمك مي‌كند كه از زمان به عنوان بزرگترين سرمايه زندگي‌تان استفاده كنيد. سعي كنيد هر كاري را در زمان خودش انجام دهيد و از به تعويق انداختن كارها خودداري كنيد. بنابراين قبل از انجام هر كاري از خود بپرسيد:

ـ چرا اين كار را انجام مي‌دهم؟

ـ اگر اين كار را نكنم چه مي‌شود؟

ـ اگر آن را به آينده موكول كنم، چه خواهد شد؟

اگر قبل از شروع انجام هركاري، صادقانه به سؤالات بالا پاسخ دهيد، ضرورت انجام كار، بدون اتلاف وقت زياد براي شما مشخص خواهد شد.

هنگام برنامه‌ريزي در نظر داشته باشيد كه هر برنامه‌اي قابل تغيير است، در برنامه‌ريزي خود واقع‌گرا باشيد.

طوري برنامه‌ريزي كنيد كه هميشه جلو باشيد، هيچ‌كاري را به آينده موكول نكنيد، مگر اين كه انجام آن كار در حال حاضر ضرورت و فوريتي نداشته باشد.

مشكلات مديريت زمان

به‌طور كلي اگر بخواهيم مشكلات موجود در راه مديريت و بهره‌وري از زمان را ريشه‌يابي كنيم، شايد بتوان آن را بدين‌گونه بيان كرد:

1) زمان را چيزي بي‌بها و بي‌اهميت در نظر گرفتن

بايد بدانيد هيچگاه قادر به توليد زمان يا باز گرداندن زمان از دست رفته نيستيد، پس بدانيد وقت طلاست و بايد از هر ساعت و هر زمان بهره‌گيري كنيد.

2) به تعويق انداختن كارها

اگر كارهاي شما از اهميت زيادي برخوردار است، بهترين راه آن است كه آن كار را تكميل كنيد، موانع را از سر راه برداريد و آن را هم اكنون انجام دهيد.

3) مشخص نبودن اولويت‌ها

برخي از كارها را بدون آن كه زياني به برنامه وارد كنند مي‌توان به تأخير انداخت، اما اين امكان براي بعضي ديگر وجود ندارد، پس سعي كنيد اولويت كارهايتان را مشخص كنيد.

4) برنامه‌ريزي ضعيف ‌يا بي‌برنامه‌گي

يكي از كليدهاي مؤثر براي مديريت زمان آن است كه دقيقاً بدانيد كه مي‌خواهيد از هر دقيقه وقت خود در طي چند روز آينده چه بهره‌اي ببريد.

5) پيشامدهاي احتمالي نامناسب

هيچ برنامه‌اي كامل نيست، ممكن است به اين نكته‌ پي ببريد كه نمي‌دانيد چگونه با شرايط غيرقابل پيش‌بيني كنار بياييد و قادر به هيچ كاري نيستيد، مگر آن كه برنامه‌اي پشتيباني كننده داشته باشيد كه چنانچه اهداف و برنامه‌ريزي اولي شما كارگر نيفتاد، راهتان را مشخص سازيد.

6) كوشش براي آن كه همه چيز را خودتان انجام دهيد

شما مي‌توانيد مسبب بعضي از كارها، سازمان‌دهنده، هدايت‌كننده و حتي مجري آنها باشيد، ولي نه هميشه، پس با برنامه‌ريزي صحيح آنچه در توان شماست برعهده بگيريد (نه بيشتر و نه كمتر)

7) بي‌مسئوليتي نسبت به ديگران

بي‌مسئوليتي نسبت به ديگران موجب مي‌شود كه افراد ديگر نيز به تلافي بي‌احترامي شما برآيند كه اين كار باعث به هم ريختگي برنامه شما و تلف شدن قسمتي از زمان مي‌شود.

8) ارتباط بيش از حد با ديگران

استفاده بيش از حد از تلفن و داشتن ملاقات‌هاي بيش از اندازه، قسمت زيادي از زمان در دسترس و مفيد شما را كم مي‌كند.

سعي كنيد در اين دو مورد نسبت به خود بسيار سخت‌گير باشيد؟

9) اسير و برده ساعت بودن

از ابتدا، توانايي خود را در نظر گرفته و زمان كافي به منظور انجام هركاري را در نظر بگيريد و آن كار را در زمان مناسب و با كيفيت خوب انجام دهيد.

10) نداشتن تعهد

مديريت زمان صرفاً مسأله رويارو شدن با آخرين مهلت‌ها نيست، بلكه از پيش انديشيدن، برنامه‌ريزي كردن، اطمينان يافتن از صرف وقت در حد امكان و تعيين اولويت‌هاست. بايد بدانيد كه مديريت زمان در انجام دادن هر طرحي در همه مراحل و گام به گام اهميت دارد.

11) واكنش به جاي كنش

سعي كنيد در مرحله كنش از تكنيك‌هاي مديريت زمان بهترين استفاده را بكنيد تا وارد مرحله واكنش نشويد.

به منظور شروع برنامه‌ريزي در مديريت زمان سئوالات زير را در نظر داشته باشيد:

آيا به هدف‌هايتان فكر كرده‌ايد؟

نگرش شما نسبت به تنظيم و تقسيم زمان چيست؟

آيا تاكنون از زمان استفاده نابجا كرده‌ايد؟

اگر تاكنون به پرسش بالا فكر كرده باشيد، به اين معني است كه مفهوم مديريت زمان را دريافته‌ايد، اما اگر چنين نبوده است با خواندن مطالب ديگر اين مقاله به مفهوم مديريت زمان دست مي‌يابيد.

ويلفردوپارتو، دانشمند علوم اجتماعي و اقتصاددان معروف قرن 19، قانوني را به نام قانون 80/20 (قانون پارتو) كشف كرد. استفاده از اين قانون به افراد كمك بسيار موثري در مديريت زمانشان مي‌كند. طبق قانون پارتو بايد در مورد برنامه و انرژي خود طوري تصميم بگيريد كه به ازاي 20 درصد از زمان يا انرژي صرف شده، 80 درصد كار مفيد حاصل شود...

آيا تاكنون اهداف خود را تنظيم كرده‌ايد؟

در هر كاري مهم است كه مشخص كنيد چه اهدافي داريد و زمان را براي رسيدن به آنها تنظيم كنيد. اهداف مهم خود را در نظر بگيريد و آن را به اهداف جزئي تقسيم كنيد، به عبارت ديگر هدف اصلي خود را به اهداف كوچك تقسيم كنيد.

در اين قسمت مشخص كنيد ساعات هفته خود را تاكنون چگونه گذرانديد و سپس به سؤالات زير پاسخ دهيد.

چه مقدار زمان براي دست‌يابي به اهدافتان در نظر گرفته‌ايد؟

برنامه‌ريزي زماني كه تاكنون داشته‌ايد براي رسيدن به اهدافتان مناسب بوده‌ است؟

آيا مي‌توانيد بدون توجه به زمان‌بندي‌هاي گذشته و انجام كارهاي قبلي، برنامه كنوني را تنظيم كنيد؟

پاسخ به اين سؤال‌ها براي آن است كه شما دقيقاً بدانيد چه بايد بكنيد، زيرا بيشتر وقت افراد به اين دليل تلف مي‌شود كه نمي‌دانند براي آينده چه بايد بكنند.

بدانيد كه تنظيم و تعيين اهداف اصلي، قلب دستگاه مديريت زمان است و تقسيم آن به اهداف كوچك‌تر، راه رسيدن به آن اهداف را براي شما روشن مي‌كند.

چهار اصل مهم در مديريت زمان

در مديريت زمان چهار اصل مهم وجود دارد كه عبارتند از: اهميت، فوريت، مؤثر بودن و رضايت. در ذيل به توضيح اين موارد مي‌پردازيم.

* اهميت و فوريت

يك روش مؤثر در استفاده از تكنيك‌هاي مديريت زمان، اين است كه در رابطه با اهميت و فوريت مسائل و كارهايي كه مي‌خواهيد انجام دهيد فكر كنيد، به شكل زير كه چهار بخش متفاوت از نظر اهميت و فوريت را نشان دهد، توجه كنيد.

مهم و فوري
مهم اما غيرفوري

كم‌اهميت اما فوري
كم اهميت و غيرفوري

* كم اهميت و غيرفوري

اين قسمت در مربع چپ و پايين ديده مي‌شود. اگر اندكي در مورد كارهاي روزانه خود فكر كنيد كه چه قدر از وقت شما در حال حاضر موجب كارهاي كم‌اهميت و غيرفوري مي‌شود، كارهايي مثل تماشاي تلويزيون در ساعت‌هاي متوالي، مكالمات غيرضروري با تلفن و... اين‌گونه كارها زياد انجام مي‌شود در حاليكه ما را در رسيدن به هدفمان ياري نمي‌كند.

* كم اهميت و فوري

انجام اين كارها به كمي احتياط نياز دارد، زيرا شما مشغول انجام دادن كاري هستيد كه مدام در ذهن خود بي‌اهميت بودن آن را تكرار مي‌كنيد. متأسفانه بسياري از مواقع ناگزير از انجام چنين كارهايي هستند.

براي حل اين مشكل، هنگامي كه مشغول انجام كاري هستيد از خود بپرسيد: «اگر اين كار را نكنيم پيامدهاي آن چه خواهد بود؟» در صورت پاسخ دادن به اين سؤال ممكن است كار شما اهميت هم پيدا كند، چه بسا كه شما با انگيزه‌تر آن را انجام دهيد.

* مهم اما غيرفوري

انجام اين گونه كارها را در برنامه‌ريزي خود پس از كارهايي كه فوريت بيشتري دارند قرار دهيد و سعي كنيد همواره اهميت، فوريت و علت كارهايي را كه انجام مي‌دهيد، در ذهن خود مرور كنيد.

انجام اين گونه كارها براي همه افراد لازم است. هرچه كاري مهم‌تر را به تعويق بيندازيد، به‌طوري كه ميزان فوريت آن زياد شود، اهميت آن كمتر جلوه خواهد كرد، ولي بايد در نظر داشته باشيد كه جنبه اهميت يك كار هيچ وقت با از بين رفتن فوريت انجام آن از بين نمي‌رود.

نكته‌هاي برنامه‌ريزي

همه افراد در درون خود يك ساعت بيولوژيك دروني دارند كه اين ساعت طبق تنظيمات داخلي مشخص مي‌كند يك فرد چه موقع احساس گرسنگي بكند و چه موقع نياز به خوابيدن، فعاليت بدني و حتي بيشترين تمركز فراگيري جهت مطالعه مطالب درسي را داشته باشد، بايد بدانيد كه اين ساعت توسط خود فرد هم قابل تنظيم است. يكي از بزرگترين مهارت‌هاي مديريت زمان اين است كه هر فرد با توجه به حالات و رفتار خود، ساعاتي كه بيشترين كارايي و بازدهي را دارد دريابد و از آن استفاده بهينه كند.

برنامه زماني خود را در فاصله‌هاي كوتاه بررسي كنيد و فكر كنيد آيا برخي كارها به زمان بيشتري نياز دارند؟

در برنامه‌ريزي خود واقع‌گرا باشيد و طوري برنامه‌ريزي كنيد كه هميشه جلو باشيد. زمان كوتاهي در حد نيم ساعت قبل از خواب براي مرور كارهاي روزانه خود بگذاريد و فعاليت‌هاي خود را ارزيابي كنيد.

برنامه‌ريزي شما بايد بر حسب شرايط قابل تغيير باشد، انعطاف‌پذيري كه اصل مهم در برنامه‌ريزي است.

اگر مجبور به تغيير برنامه‌ خود شديد، اصلاً نگران نباشيد، چرا كه معمولاً تصميم‌گيري و برنامه‌ريزي بر مبناي تمايل و نگرش شما براي استفاده از زمان است. در نظر داشته باشيد كه برنامه شما به منظور كمك كردن به بهبود عادات مطالعه‌تان تنظيم مي‌شود، پس در صورت لزوم آن را تغيير دهيد.

اگر طي اجراي برنامه‌تان وقت‌هاي كوتاهي اضافه آورديد از اين زمان‌ها براي كارهاي جزيي مثل مرور درس‌ها، حل يك مسأله و... استفاده كنيد.

از قانون «لوي‌لي» پيروي كنيد به شرح زير:

1ـ هر بعدازظهر، شش كار يا وظيفه مهمي را كه براي روز آينده بايد انجام دهيد، بنويسيد (به ترتيب)

2ـ هر صبح از وظيفه شماره يك شروع كنيد و آن را انجام دهيد، سپس شماره دو به همين ترتيب تا زماني كه وقت شما اجازه مي‌دهد وظايف فهرست شده را انجام دهيد. در مورد وظايفي كه براي انجام دادن آنها زمان در دسترس نيست، نگران نباشيد.

3ـ در پايان هر روز فهرست را بررسي كنيد و دوباره براي فردا فهرستي بنويسيد.

برنامه‌ريزي

شما مي‌توانيد با يك برنامه‌ريزي صحيح به تمام آروزها، رؤياها، تصميمات و اهداف خود جامعه عمل بپوشانيد، ياد بگيريد چگونه از زمان استفاده كنيد و مديريت زمان داشته باشيد. براي استفاده مناسب از زمان سه راه مفيد به شما معرفي مي‌شود:

1ـ برنامه ماهانه

2ـ برنامه هفتگي

3ـ بازنگري زمان

فكر كنيد و ببينيد زندگي شما بدون برنامه‌ريزي چگونه است؟ شايد فكر كنيد قبلاً برنامه‌ريزي خاصي نداشته‌ايد، اما به‌طور ناخودآگاه انسان در بسياري از كارهايش برنامه‌ريزي مي‌كند. علت اين كه افراد به سراغ پيدا كردن روش‌هايي براي استفاده بهينه از زمان مي‌رود، احساس نياز او به داشتن برنامه است.

نكته

سعي كنيد همراه با تنظيم ساعت خارجي و برنامه‌ريزي زماني، ساعت فيزيولوژيك درون بدن خود را نيز تنظيم كنيد، به اين صورت كه بدن و ذهن خود را عادت دهيد كه سر ساعت معين از خواب بيدار شويد، ساعات معيني غذا بخوريد، ساعت معيني درس بخوانيد، ساعت معيني استحمام كنيد، ساعات معيني از روز را ورزش كنيد و... در اين صورت جسم و ذهن شما همراه با تنظيم زمان به موفقيت‌هاي چشمگيري مي‌رسد.

نتيجه‌گيري

براي كسب مهارت‌هاي مديريت زمان سعي كنيد نكات زير را رعايت كنيد:

اهداف خودتان را بنويسيد و آنها را تجزيه و تحليل كنيد، سپس تصميم بگيريد چه مدت وقت براي انجام هر كاري داريد (به وسيله برنامه‌ريزي).

سپس تصميم بگيريد كه همه كارهايي را بايد اول انجام دهيد و آنها را در برنامه وارد كنيد.

طاهره شكرچي

يکشنبه 3 آذر 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: اطلاعات]

[مشاهده در: www.ettelaat.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 81]