فرايندي براي حصول اطمينان از تحقق اهداف سازماني كنترل و نظارت

واضح آرشیو وب فارسی:مردم سالاری: فرايندي براي حصول اطمينان از تحقق اهداف سازماني كنترل و نظارت
كنترل و نظارت به عنوان يكي از وظايف اصلي مدير، از اركان اصلي و عناصر حياتي مديريت سالم و كارآمد است. مديران با انجام وظيفه برنامه ريزي، اهداف سازمان و راه هاي دستيابي به آنها را مشخص مي كنند. آگاهي از اجراي دقيق برنامه ها و اطمينان به حركت سازمان در راستاي دستيابي به هدف هاي اصلي سازمان تنها درصورتي امكان پذير خواهد بود كه نظامي دقيق و جامع براي نظارت و كنترل وجود داشته باشد. هر سازماني داراي منابع و امكاناتي است كه براي رسيدن به اهداف سازمان بايد از آنها به صورت مطلوب و بهينه بهره برداري كند و اين امر جز در سايه وجود نظارت و كنترل امكان پذيرنيست.
كنترل با اندازه گيري نتايج مقايسه با انتظارات و اتخاذ تصميم صحيح ارتباط دارد، مديران بايد با انواع كنترل آشنا باشند و راه به كارگيري آنها را بدانند به علا وه يك مدير موفق بايد يك تشخيص دهنده خوب باشد، كاركنان خود را بشناسد و در ضمن كار و جلسات غير رسمي، با ويژگي هاي شخصيتي و اخلا ق آنان آشنا شود.
اما در هنگام كنترل، از افراط و تفريط بپرهيزد و به جاي كنترل مستقيم كاركنان، به كنترل برنامه ها بپردازد. كنترل، كاركرد مهمي در مديريت است كه معلوم مي دارد فعاليت هاي سازمان تا چه اندازه در جهت اهداف است و با برنامه هاي از پيش تعيين شده مطابقت دارد. يكي از وظايف اساسي مديران، نظارت و كنترل بر امور و جريان كارها است. كنترل سبب مقايسه امور پيش بيني شده با فعاليت هاي انجام شده مي شود. ميزان پيشرفت را در جهت تحقق اهداف سازمان اندازه گيري مي كند و باعث تشخيص به هنگام انحراف از برنامه مي گردد. در اثر كنترل، عملكرد فرد و سازمان ارزشيابي مي شود و بدون آن اقدامات اصلا حي به هنگام انجام نمي شود و سازمان به سوي بي نظمي پيش مي رود بنابراين مديريت خوب مستلزم كنترل موثر است كنترل يكي از كاركردهاي مهم مديريت است زيرا مشخص مي كند كه فعاليت هاي سازمان تا چه اندازه درجهت اهداف آن است و تا چه اندازه اهداف با برنامه هاي از پيش تعيين شده انطباق دارد. به علا وه كنترل مقدار پيشرفت عمليات را مي سنجد مواردي را كه بايد اصلا ح شود مشخص مي سازد، در زمان صرفه جويي مي كند و حداكثر استفاده را از حداقل امكانات به عمل ميآورد.
نظارت فرايندي است مستمر كه از سه مرحله تشكيل مي شود. وضع استاندارد ها، مقايسه عملكرد ارزيابي شده براساس استاندارد هاي وضع شده و تقويت نقاط قوت و اصلاح نواقص و كمبودها، نظارت يا كنترل با اندازه گيري ميزان تحقق اهداف موردنظر فرايند مديريت را كامل مي كند و ارتباط تنگاتنگي با ساير عناصر مديريت مانند برنامه ريزي، سازماندهي، هماهنگي، رهبري و... دارد زيرا به دست آوردن نتايج مطلوب منوط به اين نكته است نكته عمليات لازم براي نيل به اهداف موردنظر و همچنين طرق اجراي عمليات مذكور با واقع بيني هر چه بيشتر پيش بيني شده باشد; تقسيم كار طبق اصول علمي انجام يافته و عمليات واحدهاي مختلف سازمان هماهنگ گرديده، كاركنان براي انجام وظايف محوله تعليم يافته و فعاليت هاي آنان به خوبي رهبري و هدايت شود.
مديران يكي از مهمترين منابع يك سازمان ترويجي محسوب مي شوند. آنان همواره پيگير اهداف تعيين شده در برنامه ريزي ها بوده و از طريق فرايندهاي سازماندهي، تامين نيروي انساني، رهبري، نفوذ و نظارت و ارزشيابي با همكاري و مشاركت ساير اعضاي سازمان اين اهداف را محقق مي سازند. اصول مديريت شامل برنامه ريزي، سازماندهي، نظارت و ارزشيابي است كه وظايف كلي يك مدير محسوب مي شوند. يك مدير به معناي واقعي كلمه كسي است كه: در تدوين برنامه ها نظارت كند، فعاليت هاي لازم را براي رسيدن به هدفي كه برنامه به خاطر آن تنظيم شده سازمان دهد، نيروها و امكانات اجرايي را با هم هماهنگ كند، بر عمليات و فعاليت ها، نظارتي هدايت كننده داشته باشد تا در مسير پيش بيني شده جريان پيدا كنند، نتيجه كار را بررسي نمايد و ميزان دستيابي به هدف يا اهداف موردنظر ارزيابي كند تا بتواند موقعيت هر مرحله از كار را نسبت به مرحله نهايي تعيين كند.
در عصر حاضر جوامع مختلف مي كوشند تا از طرق گوناگون، خود كنترلي را در سازمان هاي خود تحقق بخشند. برخي از اين جوامع بر بيدار كردن وجدان فردي اهتمام مي ورزند و برخي ديگر مي كوشند تا از طرق تقويت احساس مليت خواهي، افراد را خود كنترل سازند. اما تمامي اين روش ها به علت نارسايي ها و محدوديت ها، تاكنون موفقيت نامي نداشته اند. بنابراين، بايد عامل اصلي ايجاد خود كنترلي را پيدا كنيم و آن را در سازمان ايجاد با تقويت نماييم. ولي قبل از پرداختن به اين مبحث، لازم است علل ناكامي وجدان كاري و احساس ميهن دوستي را در ايجاد خود كنترلي به صورت فشرده توضيح دهيم.
وجدان كاري به دليل تعاريف و برداشت هاي گوناگوني كه از آن مي شود، نمي تواند پايه محكم و استواري براي كنترلي باشد. اين به معناي ناديده گرفتن اهميت وجدان كاري و تاثيرات شگرف آن در سازمان نيست، زيرا اگر كاركنان سازمان داراي وجدان كاري باشند، نهايت تلاش خود را در عرصه كار و فعاليت به كار مي گيرند و از خيانت و كم كاري و هدر دادن منابع و امكانات پرهيز مي كنند، ولي نبايد از اين نكته غفلت نمود كه وجدان همه انسان ها به يك صورت نيست و ممكن است وجدان افراد در بعضي از موارد، متفاوت يا حتي متعارض باشد. از اين رو صرف وجود وجدان براي ايجاد خودكنترلي كافي نيست. همانگونه كه طرد آن نيز به كلي منطقي نيست.
آنچه وجود نظارت مخفي و سري را در سازمان ضروري مي كند و اهميت آن را نمايان مي سازد، آن است كه اگر نظارت بر عملكرد كاركنان همواره به صورت آشكار نو علني انجام شود، از دقت و صحت لازم برخوردار نخواهد بود زيرا هنگامي كه كنترل به صورت علني و رسمي انجام مي شود. كساني كه قرار است عملكرد آنها مورد بررسي قرار گيرد، ممكن است تظاهر كنند و با ظاهرسازي بخواهند ناظر و بازرس را فريب دهند. كم نيستند افري كه كار مفيدي براي سازمان انجام نمي دهند و عملكرد مطلوبي ندارند، ولي همواره سعي مي كنند با ظاهرسازي و تظاهر، خود را فردي با عملكرد خوب نشان دهند و وانمود كنند كه كارهاي مفيد زيادي براي سازمان انجام داده اند.
شنبه 5 مرداد 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: مردم سالاری]

[مشاهده در: www.mardomsalari.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 277]