ميز كارتان را مرتب كنيد

واضح آرشیو وب فارسی:اطلاعات: ميز كارتان را مرتب كنيد

به نظر مي‌رسد كه يكي از خصوصيات افراد پر مشغله، برخورداري از دفترهاي كار آشفته و شلوغ است. به مجرد اين‌كه محيط كار شما كثيف شود و اسناد و مدارك در هم ريخته شوند، كارهاي شما عقب مي‌افتند و نظم و انضباط اوليه را از دست خواهيد داد.

دلايل بسيار زيادي وجود دارند تا شما را قانع كنند كه محل كار خود را مرتب نگه داريد. البته اين امر تنها موجب دسترسي آسان شما به وسايل مورد نيازتان نمي‌شود، بلكه فوايد بي‌شمار ديگري نيز دارد. تحقيقات نشان داده‌اند كه محيط كار نا مرتب و بي نظم بر روي عملكرد ذهني افراد تاثير منفي مي‌گذارد. در چنين شرايطي شما مجبور مي‌شويد تا بيشتر از حد لازم از توانايي‌هاي خود استفاده كنيد و تا به واسطه آن بتوانيد لياقت و شايستگي خود را به ديگران اثبات كنيد.

متاسفانه در نظر بسياري از افراد، سازمان يافتگي دفتر كار ارزش زيادي ندارد. به راحتي مي‌توانيد در اطراف خود افرادي را نام ببريد كه تصور مي‌كنند كنترل همه چيز را به عهده دارند، اما در واقع انسان‌هاي نامرتب و بي‌نظمي ‌هستند. البته در اين ميان استثناهايي هم به چشم مي‌خورند. به‌طور مثال برخي از افراد هستند كه شلختگي آنها با چشمان غيرمسلح نيز به وضوح آشكار است، اما اين دسته از افراد از سيستم چيدمان شخصي خود دنباله‌روي مي‌كنند. ادامه مقاله را بخوانيد تا با نكته‌هاي جالبي در مورد سازمان بخشيدن به محيط كار فعلي خود بيشتر آشنا شويد.

*از سيستمي پيروي كنيد كه براي شما مفيد باشد

آيا شما فردي هستيد كه توانايي به خاطر سپردن تاريخ‌ها را داريد؟ (البته به خاطر سپردن روز دقيق مهم نيست، فقط حدود آن مورد نظر است)، يا اينكه فردي هستيد كه بيشتر ترجيح مي‌دهيد بر طبق دسته‌بندي موارد مختلف كار خود را پيش ببريد؟ براي آن دسته از افرادي كه به دسته‌بندي فكر مي‌كنند، يك زونكن، پوشه و يا كلاسور، چاره كار است. با اتكا به اين روش، اين افراد به راحتي و تنها با يك نگاه سطحي به فهرست مطالب مي‌توانند موضوع موردنظر خود را پيدا كنند.

عده ديگري از افراد نيز هستند كه بر طبق اطلاعات زماني سوژه‌ها را به خاطر مي‌آورند. اين دسته از افراد دسته‌بندي‌هاي رديفي كه به ترتيب از «الف» شروع شده باشد و به «ي» ختم شود را ترجيح مي‌دهند. موفقيت اين افراد، زماني تضمين مي‌شود كه بتوانند موضوعات خود را با پيروي از زمان دسته‌بندي كنند. آنها وقايع را بر اساس زمان و يا تاريخ وقوع آنها به خاطر مي‌آورند و معمولاً در دسته‌بندي تحمل بيشتري نسبت به گروه اول از خود نشان مي‌دهند. دليل اين امر كاملا ساده و قابل فهم است: زماني كه پرونده‌هاي كاري بر روي ميز شما چيده مي‌شوند، قديمي‌تر‌ها در جايگاه پايين‌تري قرار مي‌گيرند.

سعي نكنيد خودتان را مجبور به پيروي از روشي كنيد كه ذهن‌تان با آن هم‌خواني ندارد. به جاي اين كار، شايسته است كه از سيستم سازماندهي طبيعي و ذهني خود كمك بگيريد و در محيط كار همان سيستم را به كار گيريد.

*در هر روز مقدار كمي از آن را انجام دهيد

در خلال فواصل زماني روزانه، براي خود وقتي را در نظر بگيريد و در آن به تميز كردن محيط اطراف خود بپردازيد. اگر احساس كرديد چيزهايي به چشم‌تان مي‌خورند كه اصلاً ارزش نگه داشتن را ندارند، مي‌توانيد آنها را در بايگاني بر طبق سيستم دسته‌بندي خود فايل‌بندي كنيد.

اگر قسمت‌هاي كوچكي از اين كار را به صورت روزانه انجام دهيد و در طي هر روز تنها چند دقيقه از وقت خود را به اين كار اختصاص دهيد، به اين نتيجه مي‌رسيد كه در فضايي آكنده از نظم كار مي‌كنيد و همچنين مي‌توانيد در آينده در وقت خود تا اندازه بسيار زيادي صرفه جويي كنيد.

‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌*صبح يا بعد از ظهر اين كار را انجام دهيد

هر چند وقت يك بار دفتر كار شما نياز به يك نظافت كلي پيدا مي‌كند. شايد وسايل شما آنقدر بيش از اندازه روي هم انباشته شده باشند و يا آنقدر پرونده‌هاي دسته‌بندي نشده داشته باشيد كه براي مرتب كردن همه آنها نياز به زيرمجموعه‌سازي هم پيدا كنيد.هر كاري كه انجام مي‌دهيد، فقط بايد مطمئن باشيد كه به اندازه كافي بر روي آن وقت مي‌گذاريد. بايد به اين كار مانند ساير وظايف شغلي خود نگاه كنيد. سعي كنيد حداقل هر دو ماه يكبار يك بعد از ظهر و يا صبح را به طور كامل به انجام اين كار اختصاص دهيد؛ در اينجا باز هم بايد تاكيد كنيم كه وقت كافي به اين كار اختصاص دهيد، چرا كه اين مطلب، امري نيست كه بي حوصله و سرسري بخواهيد آن را از سر خود باز كنيد. با اين وجود بازهم در مرتب كردن‌هاي روزانه بايد سعي كنيد فايل‌هاي مختلف را مجدداً چك كنيد تا ببنيد چيزي از قلم نيفتاده باشد و همه چيز در سر جاي خود قرار گرفته باشد.

*موارد ضروري را در پوشه مخصوص به خود ذخيره كنيد

مواردي كه زمان تحويل آنها نزديك مي‌شود را بايد در يك بخش جداگانه ذخيره كنيد. آنها را در جايي بگذاريد كه در دسترس‌تان باشند. هميشه فضايي را براي موارد ضروري كه ممكن است در آينده به آنها نياز پيدا كنيد، نيز در نظر بگيريد. اين موارد بايد از ساير مدارك جدا شوند و بر اساس «اولويت تحويل» دسته‌بندي شوند. حتماً تاكنون زياد اتفاق افتاده است كه زمان تحويل بسياري از پروژه‌ها فرارسيده، اما به اين دليل كه بايد زياد دنبال آنها بگرديد، و يا فقط صرفاً به دليل فراموشي، از انجام آن امور عاجز مانده‌ايد.

*در صورت امكان از كپي‌هاي الكترونيكي استفاده كنيد

درصد زيادي از درهم ريختگي روي ميز شما به دليل تعدد ميزان كاغذها و پوشه‌هاي متنوع ايجاد مي‌شود. هر گاه كه برايتان مقدور بود، از مردم بخواهيد تا مدارك خود را براي شما از طريق پست الكترونيكي ارسال كنند. سپس آنها را نامگذاري كنيد و در فولدرهاي جداگانه دسته‌بندي كنيد. موتورهاي جستجوي اينترني از جمله گوگل مي‌توانند در اين زمينه امكانات بي‌نظيري را در اختيار شما قرار دهند. اما به هر حال شما بايد نسخه تمام پرونده‌هاي خود را بر روي ديسك سخت كامپيوتر داشته باشيد. اگر تنها به سيستم‌هاي طبقه‌بندي اينترنتي اتكا كنيد، كار خطرناك پرريسكي را انجام داده‌ايد، بنابراين بهتر است كمي وقت بگذاريد و فايل‌هاي خود را بر روي رايانه شخصي سازماندهي كنيد.

اگر به اندازه كافي وقت در اختيار داريد، سعي كنيد برخي از پرونده‌هاي خود را اسكن كرده و در كامپيوتر نگهداري كنيد. شايد اين كار براي برخي از افراد ديوانه كننده باشد، اما بايد توجه كنيد كه اين امر يكي از گام‌هاي ضروري براي رعايت نظم و ترتيب است.

*از يك تقويم روميزي استفاده كنيد

ممكن است برخي از افراد از خود سؤال كنند: در جايي كه مي‌توانند از تقويم‌هاي داخل رايانه شخصي خود استفاده كنند، چرا خود را به زحمت بيندازند و از تقويم روميزي استفاده كنند؟ پاسخ سوال آنها اين است كه: تقويم روميزي درست در مقابل چشمان‌تان قرار دارد.

سعي كنيد زمان دريافت هر پرونده و همچنين تاريخ تحويل آن را بر روي تقويم خود يادداشت كنيد. همچنان كه به مرور زمان ميزان پرونده‌هاي ضروري روي ميز شما زياد مي‌شود، به راحتي مي‌توانيد به تقويم مراجعه كرده و با خيال راحت همه امور را انجام دهيد. اگر زمان تحويل و كاري كه بايد انجام دهيد، همواره در مقابل چشمان‌تان قرار گيرد، امكان فراموشي به صفر مي‌رسد.

پنجشنبه 30 خرداد 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: اطلاعات]

[مشاهده در: www.ettelaat.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 144]