چرا سازمان شما به ERP نياز ندارد؟

واضح آرشیو وب فارسی:ايتنا: چرا سازمان شما به ERP نياز ندارد؟

هر كسي كه اندكي با ERP آشنايي داشته باشد به خوبي مي‌داند كه مديريت منابع سازمان امري حياتي است و مسلما يك سيستم ERP مناسب مي‌تواند كمك شاياني به مديران در جهت كنترل و مديريت اين منابع باشد...

چرا سازمان شما به ERP نياز ندارد؟
سياوش رادپور- دنياي كامپيوتر و ارتباطات
سازمان شما نيازي به ERP ندارد! هر كسي كه اندكي با ERP آشنايي داشته باشد به خوبي مي‌داند كه مديريت منابع سازمان امري حياتي است و مسلما يك سيستم ERP مناسب مي‌تواند كمك شاياني به مديران در جهت كنترل و مديريت اين منابع باشد. هر مديري آرزو دارد كه بتواند نسبت به وضعيت تمامي منابع و دارايي‌هاي سازمان را در زمان كوتاه و با دقت بالا آگاهي پيدا كند و نيازمند سيستمي است كه براي تصميم‌گيري در باب اين منابع به او كمك كند.

يك سامانه ERP مي‌تواند همه اين كارها را براي سازمان انجام دهد. با اين وجود اين سيستم‌ها براي بسياري از سازمان‌ها چيزي به جز هزينه و آشفتگي به دنبال نخواهد داشت. اين قبيل سازمان‌ها بعد از صرف هزينه‌هاي هنگفت براي خريداري، نصب و خدمات هر سيستم‌ ERP نخواهند توانست از مزاياي آن استفاده كنند.
اگر سازمان شما از اين گروه باشد، بدون شك نيازي به ERP نخواهد داشت! قبل از ورود به مطلب اشاره به اين نكته ضروري است كه تمامي مشكلاتي كه در ادامه عنوان خواهد شد در مرحله پياده‌سازي ERP مطرح شده و نسبت به رفع و رجوع آن به هر شكل اقدام مي‌شود.

اما اگر زمان و هزينه لازم براي حل واقعي آنان اختصاص نيابد يا سازمان به اندازه كافي منسجم نبوده و قادر به اعمال تغييرات لازم در بازه زماني محدود اين مرحله نباشد نمي‌توان به كارايي ERP بعد از پياده‌سازي اميدوار بود.
براي درك اين مطلب كه چرا ERP ممكن است براي سازمان شما كارايي نداشته باشد در قدم اول لازم است كاركرد آن براي سازمان بررسي شود. به ساده‌ترين شكل ممكن مي‌توان گفت ERP با تسهيل جمع‌آوري اطلاعات منابع سازمان و ايجاد دسترسي آسان به اين اطلاعات به مديريت جهت تصميم‌گيري براي كنترل آنها و نيل به اهداف سازمان كمك مي كند.

از همين تعريف مختصر مي‌توان به نكات زير رسيد:

- آيا مديريت منابع مشكل اصلي سازمان شماست؟ پياده‌سازي سامانه ERP مستلزم بازنگري طرح جمع‌اوري و گردش اطلاعات همه منابع سازمان است و موجب بروز بسياري از مشكلات آن مي‌شود. برخي سازمان‌ها از اين فرصت براي رفع اين گونه مشكلات و ارتقاي ساختار خود مي‌كنند و در جريان پياده‌سازي ERP اقدامات اساسي ديگري نيز در جهت اصلاح انجام مي‌دهند. ولي بايد توجه داشت كه اين سازمان‌ها توان، انگيزه و مهم‌تر از همه ديد و جهت گيري لازم براي اين كار را دارند.
ERP يك ابزار استراتژيك براي مديريت منابع سازمان است ولي نمي‌تواند جايگزين مديريت استراتژيك سازمان شود. بررسي و حل مشكلات سازمان نيازمند احساس نياز به تغيير و تعريف درست بهبود در سازمان دارد و صرف پياده‌سازي يك سيستم اطلاعاتي نمي‌تواند حلال مشكلات آن باشد.

- آيا سازمان شما در مديريت منابع با دشواري و اشكال روبه‌رو شده است؟ بايد توجه كرد كه ERP براي مديريت منابع مورد استفاده قرار مي‌گيرد. حجم منابع در بسياري از كسب و كارهاي كوچك كمتر از آن است كه نيازي به يك سيستم پيچيده نرم‌افزاري جهت كنترل و هدايت داشته باشد. در چنين كسب و كارهايي (كه به طور مثال كمتر از 50 نفر كارمند و يا حجم كمي گردش مالي ساليانه دارند) احتمالا استفاده از نرم افزارهاي عمومي اداري بسيار انعطاف پذيرتر، عملياتي‌تر و مهم‌تر از همه بسيار كم هزينه‌تر از يك ERP پيچيده خواهد بود. به ويژه اينكه نياز و وابستگي به خدمات بعدي هم ندارد.

در برخي از سيستم‌هاي ERPكه براي كسب و كارهاي كوچك طراحي شده‌اند تعداد كابران «كمتر از 500 نفر» و گردش مالي «كمتر از 50 ميليون دلار در سال» در نظر گرفته شده!
بزرگ بودن بيش از اندازه اين اعداد نشان دهنده اين واقعيت است كه سيستم براي يك كسب كار واقعا كوچك بيش از اندازه پيچيدگي خواهد داشت. حتي شايد خريداري نرم‌افزار‌هاي كوچك و اختصاصي براي مكانيزه كردن رويه‌هاي جاري سازمان نيز نسبت به پياده‌سازي چنين سيستم پيچيده‌اي موثرتر باشد. به ويژه آن كه ويژگي‌هاي اين نرم‌افزارها دقيقا منطبق با خواسته اي سازمان بوده و رويه‌هاي فعلي سازمان را صرفا جهت انطباق با خصوصيات خود پيچيده‌تر نخواهد كرد.

- آيا سازمان امكان تصميم‌گيري و اجراي آن را دارد؟ اين سوال به هيچ وجه توانايي فردي مدير و سازمان را در جهت تصميم‌گيري و تصميم سازي زير سوال نمي‌برد. ولي در شرايطي كه به دليل محدوديت‌هاي بازار، چه از نظر تامين كننده و مشتريان و چه محدوديت‌هاي قانوني، سازمان گزينه‌هاي مختلفي جهت انتخاب نداشته باشد و مجبور باشد روند معيني را در پيش بگيرد، اطلاعاتي كه انتخاب گزينه ناممكن را تشويق كرده يا ضروري قلمداد كنند چندان كاربردي يا اميدوار كننده نخواهد بود.

- آيا مديريت و كاركنان براي جمع‌آوري و تحليل اطلاعات ارزش واقعي قائل است؟ حتي بسياري از مديران علاقه‌اي به اين قبيل مسائل نشان نمي‌دهند. براي اين دسته از مديران (كه يا در سازمان‌هاي غيرانتفاعي مشغول به كارند و يا معتقداند همين حالا هم كسب و كار موفقي دارند) اطلاعات جمع‌آوري شده كاربرد به جز نمايش انواع نمودارها (اگر قصد بر نشان دادن واقعت سازمان باشد) و ارائه گزارش‌ها وسيع و معمولا نامفهوم در جلسات ندارد.
پياده‌سازي ERP در اين سازمان‌ها صرفا نمايشي از ترقي و روزآمدي خواهد بود و تاثيري بر بهبود عملكرد و بهره‌وري نخواهد گذاشت. اگر اهداف استفاده از ERP براي كاركنان نيز روشن نباشد نتيجه همانندي حاصل مي‌شود.

اگر مسئول انبار سفارشات خريد را به جاي گزارشات ERP بر مبناي تجربه قبلي و صلاح ديد خودش انجام دهد پياده‌سازي سيستم هيچ توجيهي نخواهد داشت. با اينكه مديريت و مشكلات سازمان در لايه مديريت تاثيرگذارترين گلوگاه‌هاي پياده‌سازي ERP است، شايد كمترين حجم مشكلات را در جريان كاربرد اين سيستم به وجود آورد.
آموزش و توجيه مديران شايد به دليل محدود بودن تعداد آنان و نوع كاربري آنها از ERP كاري ساده و ممكن به نظر برسد، ولي بايد توجه داشت كه حجم عمده كاربران را كاركنان سازمان در سطوح مختلف تشكيل مي‌دهند.

- آيا كاركنان شركت تمايلي به استفاده از ERP دارند؟ ERP قرار است جريان اطلاعات را در سطح سازمان تسهيل كند. اگر حجم، فشار كاري و بهره‌وري افراد شركت در اثر استفاده از ERP كاهش نيابد و يا افراد چنين احساسي در قبال سيستم نداشته باشند، در نهايت هيچ گونه تسهيلي در كار صورت نپذيرفته و اطلاعات و گزارشات مانند گذشته ناقص و بدون دقت خواهد بود.
اين مسئله غالبا به دليل طراحي نادرست ERP و عدم انطباق آن با سازمان به وجود مي‌آيد. ولي ممكن است دلايل ديگري نظير عدم اطمينان به سيستم‌ جديد يا برآورده نشدن كامل خواسته‌هاي واحد به دليل جامع نبودن عمليات اجرايي (مثلا كامل نبودن سيستم حسابداري) يا گزارشات در سيستم جديد و صرفا اضافه شدن موازي آن به سيستم قبلي نيز داشته باشد.

- آيا كاركنان شركت توانايي استفاده از ERP را دارند؟ شايد پاسخ اين سوال در تمامي از شركت‌ها و سازمان‌هايي كه قبلا در سطح واحدها از سيستم‌هاي مكانيزه استفاده نمي كرده‌اند در ابتدا منفي باشد. به طور قطع براي استفاده از يك سيستم جديد (از جنس و مرتبه‌اي) در سازمان نيازمند آموزش است. از اين رو بهتر است سوالاتي مانند «آيا آموزش‌هاي ارائه شده در بسته خدمات سيستم براي كاربران كافي است؟»، «آيا مهارت‌هاي پايه به كاربران آموزش داده مي‌شود يا كاركنان مهارت‌هاي پايه لازم را دارند؟» و مهم‌تر از همه «آيا كاربران انگيزه و توانايي يادگيري مطالب ارائه شده را دارند؟» را جايگزين آن كنيم.
معمولا سازمان‌هايي كه با شرايط دشوار استخدامي مواجه‌اند و توانايي اعمال فشار و يا تعديل و تغيير بر كاركنان ندارند نمي‌توانند طرح آموزشي موثري براي آنان پياده كنند.

- سازمان تا چه حد به خدمات پشتيباني وابسته است؟ وقتي توانايي و مهارت كاركنان در نگهداري و رفع مشكلات كاربردي سيستم ERP محدود باشد (كه معمولا و اصولا اين گونه است) وجود خدمات پشتيباني براي تضمين قابليت اطمينان سيستم حياتي است. اين قضيه به خودي خود و در صورتي كه خدمات درست و به موقغ ارائه شوند مشكلي براي سيستم به وجود نمي‌آورد. ولي در موارد بسياري سازمان‌ها به منظور كاهش هزينه‌هاي سرسام آور خدمات از سطح كيفيت آنها مي‌كاهند.
اين كاهش شايد با توجه به توان مالي سازمان ظاهرا توجيه داشته باشد، ولي باعث تبديل ERP به عنوان سيستمي براي تسريع و تسهيل جريان داده‌ها به عامل اصلي توقف، تاخير و ناكارآمدي اين جريان در صورت بروز مشكلات گاه و بيگاه خواهد شد.

مسلما بسياري ملاحظات ديگر از لحاظ ساختار و فرهنگ سازماني، مديت تكنولوژي و موارد ديگر وجود دارد كه در روند انتخاب و پياده‌سازي سيستم ERP موثر خواهد بود و در اين نوشته به هيچ وجه قصد و توان آن را نداريم كه به همه اين ابعاد بپردازيم.
مطالب عنوان شده مثال‌هاي كوچكي هستند از مواردي كه در نهايت مانع كاركرد صحيح سيستم ERP در كسب و كار مي‌شوند و نشان مي‌دهند كه چگونه ممكن است يك سيستم كه با هدف افزايش بهره‌وري و شناسايي و استفاه از فرصت‌ها در سازمان پياده‌سازي مي‌شود منجر به افزايش هزينه و كاهش كارايي آن گردد. مسلما اگر ERP متناسب با ساختار و اندازه‌هاي سازمان با نگرش صحيح و به روش مناسب پياده‌سازي شود براي هر كسب و كاري مفيد و حتي در شرايط رقابتي حياتي باشد. ولي شناخت صحيح از سازمان و نيازهاي آن و همچنين آگاهي از توانايي‌ها و ضعف‌هاي سيستم ERP براي برطرف سازي نيازها قبل از اقدام به پياده‌سازي آن نقطه كليدي تعيين كننده كارايي اين سيستم خواهد بود.

شنبه|ا|19|ا|بهمن|ا|1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: ايتنا]

[مشاهده در: www.itna.ir]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 708]