مدیریت و کنترل پروژه

واضح آرشیو وب فارسی:فان پاتوق:

پروژه چيست ؟. مديريت و كنترل پروژه به چه معناست ؟
در زبانهاي گوناگون و حتي در سازمانهاي مختلف هر كشور در مورد واژه.هاي برنامه ، طرحيا پروژه ، اختلافات لغوي ، معنايي و قانوني وجود دارد ؛ از اين رو چهارچوب آنان روشن وآشكار نيست و گاه به جاي يكديگر نيز استفاده مي.شوند .
آرمانها و اهداف تعيين.شدهحكومت در سطح برنامه.ريزي بلندمدت يا استراتژيك ، برنامه(Plan)ناميده مي.شود كه اين برنامه.ها داراي اهداف كيفي مي.باشند .مانند برنامه توسعه صنايع شيميايي ، برنامه توسعه شبكه راه.هاي كشوري ؛ دستيابيبه اين اهداف و آرمانها در يك فاصله زماني بلندمدت كه معمولا بين ده تا بيست.وپنج سال است ،امكانپذير مي.باشد .
پس از اينكه برنامه.ها در سطح برنامه.ريزي بلندمدت مشخصگرديدند ، هر برنامه در سطح برنامه.ريزي ميان.مدت يا تاكتيكي توسط مديريت طراز اول يا سيستم اجرايي كشور بهمجموعه.اي از طرحها (Program) يا برنامه.هاي اجراييتفكيك مي.شود كه شامل مجموعه.اي از تصميمات مقطعي يااجرايي هستند كه ظرف پنج تا ده سال آينده بايد اجرا و به نتايج موردنظر برسند .
هر طرح در سطح برنامه.ريزيكوتاه.مدت يا اجرايي توسط واحدهاي ستادي يا سطوحمديريت مياني نظام اجرايي كشور به مجموعه كارها و عملياتي كه آن راپروژه (Project) مي.نامند ، تبديل و تقسيم مي.شود .
بر اين اساس پروژه را اينگونه تعريف مي.نماييم :
يك پروژه مجموعه.اي ازفعاليتهاست كه براي دستيابي به منظور يا هدف خاصي انجام مي.گيرد . پروژه.ها شاملفعاليتهايي هستند كه بايد در تاريخهاي معين ، با هزينه.هايي معين و كيفيت تعيين.شده.اي به انجام رسند ؛ لازمه موفقيت هر پروژه ، دستيابي توام به هر سه عاملزمان ، هزينهو كيفيتمعين است و خارج شدن هر يك از سه عامل مذكور از حدود تعيين شده ، مي.تواند به انجام پروژه.اي ناموفق و غيراقتصادي منجر شود .

تعريف مديريتپروژه:
مديريت.پروژه برنامه.ريزي و هدايت پروژه در چهارچوب زمان ، هزينه و كيفيت مشخص به.سوي ايجاد نتايج مشخص. آن است .مديريت.پروژه فعاليت.هاي برنامه.ريزي ، سازماندهي ، نظارت بر اجرا و هدايت اجرا را در بر مي.گيرد و سعي .دارد تا با استفاده. درست از منابع ، نتايج مشخص و موردانتظار را با هزينه. توافق.شده. قبلي در موعد درست خود تحويل .دهد . به بيان ديگر :
مديريت پروژه بكارگيري دانش ، مهارتها ، ابزار و تكنيكهاي لازم دراداره جريان اجراي فعاليتها ، به منظور رفع نيازها و انتظارات متوليان از اجرايپروژه است . مديريت پروژه در اجراي اين مهم از دو بازوي قدرتمند برنامه.ريزي و كنترلپروژه بهره مي.گيرد .
تعريف برنامه.ريزي:
فرآيند برنامه.ريزي ، تعيينتوالي و توازي فعاليتهاي لازم براي اجراي يك پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نيازبراي اجراي هر فعاليت و كيفيت تعيين شده براي آن فعاليت است .
تعريف كنترلپروژه:
كنترل پروژه فرايندي است در جهت حفظ مسير پروژه براي دستيابي به يكتعادل اقتصادي موجه بين سه عامل هزينه ، زمان و كيفيت در حين اجراي پروژه ، كه ازابزار و تكنيك.هاي خاص خود در انجام اين مهم كمك مي.گيرد . در واقع كنترل ، اجراي دقيقو كامل برنامه تدوين.شده براي پروژه است ، بگونه.اي كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخيص علل و طرح اقتصادي.ترين فعاليتها ، پروژه را به نزديك.ترين حالت ممكندر مسير اوليه و اصلي خود بازگرداند . كنترل پروژه در اين راه از سه عامل زير بهرهميگيرد :
1- تعيين وضعيت واقعي پروژه .
2- مقايسه وضعيت واقعي با برنامه .
3- در نظر گرفت اقدام اصلاحي .
در گام آتي از تاريخچه مديريت پروژه خواهيم گفت ...

تاريخچه مديريت پروژه به چه زماني باز مي.گردد ؟
تاريخچه مديريت پروژه در جهان را معمولا به مديريت پروژه.هاي عظيمي همچون ساخت اهرام مصر ، ديوار چين و يا بنا نهادن تخت جمشيد به دستور داريوش مربوط مي‏دانند ؛
هريك از اين پروژه.ها از جمله پروژه.هاي بزرگ و پيچيده تاريخ بشريتند كه با كيفيت استاندارد بالا و بكارگيري نيروي عظيم انساني ساخته شده‏اند .
يك مدير پروژه وقتي به شهر اسرارآميز هخامنشيان سري مي‏زند و در هر گوشه‏اي از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستاني برخورد مي.كند بدون شك دچار حيرت مي‏گردد كه چگونه چنين پروژه عظيمي قريب دو هزار و پانصد سال پيش با چنين كيفيت منحصر به‏ فردي ساخته شده كه علي.رغم ويراني و به آتش كشيده شدن پياپي توسط اسكندر و تسخير كنندگان پس از او همچنان به عنوان نماد حيرت.انگيز پروژه ايراني از آن ياد مي‏شود . هرچند به دستور كوروش ، مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح كار خود و همچنين برنامه كاري روز بعد خود را در لوحه.هايي كه به نام كارنامك مشهور بود ‏, بنگارند اما امروزه جز با تكيه بر حدسيات نمي.توان اظهارنظر قاطعي پيرامون نحوه دقيق مديريت پروژه.هاي عظيم عهد باستان ابراز داشت ، چرا كه متاسفانه تاكنون هيچ مدرك و نشانه.اي دال بر چگونگي بكار بستن روشها و تكنيكهاي مديريت پروژه در اين طرحها يافت نشده است .
اما تاريخچه مديريت پروژه در دنياي جديد به سالهاي ابتدايي دهه 1900 ميلادي باز مي‏گردد ؛ جايي كه هنري گانت با توسعه نمودار ميله‏اي ابداعي خود آغازگر حركت پرشتاب بعدي طي سالهاي دهه 1950 و 1960 ميلادي در پروژه.هاي نظامي و هوافضاي آمريكا و سپس انگلستان گرديد . هرچند نام پرآوازه هنري گانت به عنوان پدر تكنيك‏هاي برنامه.ريزي و كنترل پروژه در تاريخ ثبت گرديده است ليكن سالهاي دهه 1950 و 1960 به عنوان سالهاي آغازين رشد و توسعه مديريت پروژه در دنياي معاصر شناخته مي.شود . اين سالها سرآغاز تكوين و توسعه بسياري از روشها و دانشهاي مربوط با مديريتهاي نه.گانه پروژه است كه سالها بعد توسط نرم.افزارهاي مختلف عملياتي و در پروژه.ها بكار گرفته شدند .
تغييرات سريع تكنولوژيك ، بازارهاي شديد رقابتي و رايزني فشرده و قدرتمندانه شركتها ، همه.وهمه سازمانها و بنگاههاي متولي پروژه را تشويق به تغيير سيستم مديريتي خود نمود . در هنگامه نبرد انتخاب بين غرق شدن يا شنا كردن و يا تطبيق و سازگاري يا مرگ و نابودي ، مديريت پروژه و پروژه.مداري درمديريت تنها انتخاب و راه نجات فراروي پيمانكاران و سازمانها بود . حال به تارنماي مديريت پروژه در دنياي معاصر تا شكل.گيري استاندارد جهاني مديريت پروژه كه سبب قوام يافتن دانش مديريت پروژه گرديد ، مي.پردازيم :
گانت چارت در اوائل دهه 1900 ميلادي :
تاريخچه تكوين بارچارت به دوران جنگ جهاني اول ميرسد ؛ جائيكه يك آمريكايي به نام هنري گانت براي نخستين بار بارچارت را براي برنامه.ريزي و كنترل پروژه.هاي موسسه كشتي.سازي.اش بكار برد . به پاسداشت اين اقدام نام گانت قبل از عنوان بارچارت تداعي كننده اين اقدام ارزشمند است . كتاب مرجع مهندسان صنايع اشاره مي.دارد كه هنري گانت به كمك ابزار ابداعي خود در خلال جنگ جهاني اول توانست زمان ساخت كشتيهاي ترابري خود را به ميزان چشم.گيري كوتاه نمايد . امروزه گانت چارت بدليل ساده و قابل فهم بودن آن , به عنوان روشي جالب و پرطرفدار به شكل وسيعي در دنيا جهت مديريت زمان پروژه.ها به كار برده مي.شود . يافته.هاي يك پژوهش در ميان كاربران نرم افزار برنامه.ريزي و كنترل پروژه Micro Soft Project نشان داد كه هشتاد درصد مديران پروژه.ها در دنيا ترجيح مي.دهند‏ براي برنامه.ريزي و كنترل پروژه.هايشان از گانت چارت استفاده نمايند .
مديريت پروژه در دهه 1950 و 1960 ميلادي :
تقريبا غالب تكنيك‏ها و روشهاي مديريت پروژه كه ما امروزه از آنها استفاده مي‏كنيم‏ توسط وزارت دفاع ‏, صنايع نظامي و سازمان هوافضاي ايالات متحده در خلال سالهاي دهه 1950 و 1960 ميلادي ابداع و توسعه يافته‏اند كه روشهايي همچون روش Pert , ارزش بدست آمده , مهندسي ارزش و ساختار شكست كار از آن جمله‏اند . صنعت ساختمان نيز در تكوين و توسعه روشهايي همچون روش مسير بحراني , روش نمودار پيش‏نيازي , استفاده از نمودار شبكه‏اي و تسطيح منابع ياري رسانده است . در جريان اين تحولات , پروژه.هاي بسيار بزرگي همچون پروژه فضايي آپولو و يا ساخت نيروگاههاي اتمي در اين دوران اجرايي گرديدند .
يكياز نخستين كاربردهاي علمي و مدرن مديريت پروژه در ساخت اولين زيردريايي هسته.اي در دهه 1950 در آمريكا صورت گرفت ؛ درياسالاري به نام)( Adm. Hyman Rickoverمديرپروژه اين طرح ، براي اولين بار جهت هماهنگ كردن صدها پيمانكار ، هزاران منبع و اطمينان از اجراي به موقع پروژه ، روشي جديد كه امروزه با نام Pert شناخته مي.شود ، ابداع نمود . هرچند بدون وجود كامپيوتر عمليات دستي محاسبه مسيربحراني بسيار دشوار بود اما كمك بسيار زياد اين روش و اجراي موفقيت.آميز پروژه مذكور موجب شد تا همگان به اهميت علم جديد پي برند . ساليان پس از آن ، اين تكنيك در پروژه.هاي ساخت فضاپيماها و ديگر پروژه.هاي نظامي و غير آن ، بارها و بارها استفاده شد .
پيشرفت مهم ديگر بدست آمده در اين سالها , تعريف و تكوين مفهوم مسئوليت واحد براي پروژه.هاي چندبخشي بود ؛ اين مفهوم هنگامي به كار مي‏رود كه يك فرد در پروژه مسئوليت كاري را در پروژه از ابتدا تا تكميل پروژه برعهده مي‏گيرد . عملي ساختن اين مفهوم , تيم پروژه را در به اشتراك نهادن منابع و ياري رساندن به يكديگر در ماتريس ساختار سازماني پروژه كمك مي.كند .
1960 :
پژوهشهاي عمليNasaپيرامون مفهوم ماتريس ساختار سازماني پروژه.ها .
1962 :
Nasa سيستم Pert را معرفي نمود .در اين تكنيك تاكيد ويژه‏اي بر مفاهيم ساختار شكست كار و كنترل هزينه شده بود .
1963 :
معرفي مفهوم ارزش بدست آمده در پروژه.ها توسط نيروي هوايي آمريكا .
1963 :
مفهوم چرخه حيات پروژه توسط نيروي هوايي ايالات متحده تكوين يافت.
1963 :
براي اولين بار در پروژه پولاريس در انگلستان, رسما در قرارداد از پيمانكاران خواسته شد تا سيستم مديريت پروژه را در مديريت فعاليتهايشان به كار گيرند .
1964 :
براي نخستين بار سيستم مديريت پيكربندي پروژه توسط Nasa به عنوان مجموعه رويه.هاي اداري براي تعريف , مستندسازي و خصوصا كنترل فيزيكي سيستم يك پروژه و همچنين بازنگري و مستندسازي تغييرات پيشنهادي در اين سيستم طراحي گرديد .
1965 :
وزارت دفاع و Nasa در امريكا , سيستم قراردادهاي خود را از قراردادهاي هزينه به.علاوه درصدي از سود ,به سيستم قراردادهاي هزينه به.علاوه جايزه يا قراردادهاي قيمت ثابت تغيير دادند .
1965 :
در اواسط دهه 1960 ميلادي دنيا شاهد رشد شگرف استفاده از تكنيك‏هاي مديريت پروژه نوين در صنعت ساختمان بود .
1965 :
شكست پروژه ساخت بمب‏افكن TSR-2 , عملا مشكلات و دردسرهاي همزماني توليد و توسعه ، پيش از تكميل طراحي در پروژه.ها را به اثبات رسانيد . فقدان مديريت صحيح بر افزايش دستور كار پروژه , هزينه‏ها و تاخير‏هاي پروژه را بسيار بالا برد و در نهايت موجب شكست پروژه گرديد .
1966 :
يافته.هاي يك پژوهش منتشره در اين سال نشان داد كه اغلب ، زمان كافي براي مراحل تعريف و آماده.سازي پروژه در چرخه حيات پروژه.ها در نظر گرفته نشده و دقيقا به همين دليل مغايرتهاي فراواني در كنترل استاندارد زمان و هزينه پروژه‏ها و همچنين كنترل ناكافي تغييرات طراحي بوجود مي‏آيد .
1969 :
موسسه بين‏المللي مديريت پروژه به عنوان اولين موسسه رسمي مديران پروژه تاسيس گرديد . يكي از مهمترين دستاوردهاي تاسيس اين موسسه , تدوين استاندارد جهاني دانش مديريت پروژه بوده است ؛ ازين پس بود كه دگرگونيها و پيشرفتهاي حوزه مديريت پروژه ، صورتي منسجم و مدون به خود گرفت .
در گام آتي از كاركردهاي مديريت پروژه خواهيم گفت ...

كاركرد مديريت پروژه در چيست ؟
همان.گونه كه در گامهاي پيشين بيان. كرديم ،. مديريت.پروژه مجموعه ابزارهايي براي برنامه.ريزي و هدايت پروژه به سوي اهداف موردنظر است ؛ اين اهداف بر پايه. رضايت.مندي مشتري و توجه به سه .عامل زمان ، كيفيت و هزينه استوارند .
در نگاه اول ممكن .است ابزارها و روش.هاي مورد استفاده در مديريت پروژه زايد ،. زمان.بر و هزينه.زا باشند ،. اما بايد توجه .داشت كه مديريت. پروژه تنها راهي است كه مي.تواند شما را از انجام به.موقع پروژه مطمئن. سازد . مديريت .پروژه راهيست براي استفاده. مناسب از انسان ، ماشين و پول در راستاي اجراي درست و به.هنگام يك كار نو ،. كاري كه بايد در همان اولين اجرا درست انجام. شود .
مديريت .پروژه يا مديريت بر مبناي پروژه ، روش كارايي در مديريت ، براي برخورد با كارهاي نو و ايجاد توازن در توجه به محدوده. پروژه ، هزينه و كيفيت در قالب زمان و در محيطي مملوء از ريسك است .هدف از آموزش مديران پروژه توانمندسازي آنان در برابر مشكلات پروژه و آماده.سازي آنها براي ورود به فضاي جديد و ناشناخته پروژه است . فنون مديريت .پروژه سوالات زير را پاسخ. مي.گويند :
Øچگونه مي.توان كارهاي لازم براي اتمام موفقيت.آميز پروژه را تعريف .كرد ؟
Øمدت .زمان اجراي پروژه چقدر خواهد بود و چه هزينه.اي در بر خواهد داشت ؟
Øچگونه مي.توان گروه مناسب .كاري براي اجراي پروژه ايجاد نمود ؟
Øچه مقدار كار و وظايف را بر عهده. يك. نفر مي.توان. گذاشت و چگونه مي.توان از اجراي آن اطمينان. يافت ؟
Øچگونه مي.توان انگيزه. كاري را در بين افراد يك. گروه زنده .نگه. داشت ؟
Øچگونه بايد با افزايش. هزينه.ها برخورد كرد ؟
Øآيا بودجه و هزينه تحت. كنترل است ؟
Øدر چه .مواقعي و كجا ، پروژه در معرض شكست قرار مي.گيرد ؟
Øبراي اطمينان از انجام به.موقع كارها چه. بايد نمود ؟
Øآيا مي.توان تشخيص. داد كه پروژه واقعا بر روي برنامه حركت .مي.كند يا خير ؟
در گام آتي از استانداردهاي مديريت پروژه خواهيم گفت ...

استانداردهاي مديريت پروژه كدامند ؟
با گسترش حوزه. تجاري شركت.ها و جهاني.شدن پروژه.ها ، امروزه استفاده از استانداردها براي همزباني افراد درگير در پروژه و اطمينان از اجراي درست كار ضروري است . استانداردها ، علاوه .بر تبيين كار و تعيين چگونگي اجراي .صحيح عمليات ، به .عنوان مرجعي براي افراد گروه پروژه در اختلافات مطرح .است . قوت استانداردها در جامع .بودن آنها ، سادگي ، مقبوليت عام استفاده.كنندگان و تضمينش براي اجراي درست كار است .با توجه به جهاني. شدن شركت.هاي ساخت و توليد و گسترش بازارهاي كار ، مديران پروژه بهتر است با استانداردهاي مديريت.پروژه آشنا شوند ؛ بهره.گيري از آنها مي.تواند آنها را در اجراي برنامه.هاي پروژه ياري ..نمايد .
موسسات و كشورهاي گوناگوني اقدام به تدوين استانداردهاي مخصوص خود در زمينه. مديريت.پروژه كرده.اند ؛ اما در اين .ميان چهار استاندارد داراي اهميت و مقبوليت بيشتري هستند :

1- PMBOK(Project Management Body Of Knowledge) :
اين همان نام آشنا و معروف است كه در انجمن مديريت .پروژه. آمريكا (PMI) تدوين.شدهو استفاده از آن بسيار متداول است . پس .از تدوين PMBOK ، موسسه. ملي استاندارد آمريكا نيز آن .را تاييد و به. عنوان استاندارد ملي آمريكا در زمينه. مديريت. پروژه ثبت .كرده .است . در اين استاندارد دانش مديريت پروژه در نه .بخش بيان .شده .است . در اين ميان تفاوت.هاي اندكي بين دونسخه.ي موسسه.ي

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: فان پاتوق]

[مشاهده در: www.funpatogh.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 454]