جعبه ابزار ي در كنار آفيس

واضح آرشیو وب فارسی:سایت دانلود رایگان: معمولا استفاده كاربران از آفيس مايكروسافت بر موارد كاربردي عمده از قبيل Outlook ‏, Word , اكسل ‏‎, پاورپوينت و … متمركز مي شود . اما به طور كلي در آفيس , صرف نظر از ويرايش هاي مختلف آن , چندين ابزار سودمند ديگر را از زير گروه Microsoft Office Tools و Microsoft Office از منوي Start ويندوز خواهيد يافت .

به گزارش بخش خبر شبكه فن آوري اطلاعات ايران، از دنياي شبكه، اگر به هنگام نصب آفيس از تنظيمات پيش فرض آن استفاده نماييد, هشت يا نه ابزار در زير گروه Microsoft Office نمايان خواهد شد . يكي از اين ابزارها shot viewer- Microsoft Office Access Snap است كه تنها به همراه ويرايشي از آفيس نصب مي شود كه حاوي برنامه اكسس است . برخي از ميانبرهاي ارائه شده در اين زير گروه در حقيقت به برنامه هاي واقع در ديسك سخت اشاره دارند و ساير ميانبرها به هنگام اولين درخواست اجرا از جانب كاربر, به نصب ابزار مورد نظر مي پردازند. چهار عدد از اين ابزارها , ابزارهاي كاربردي كوچكي هستند و بقيه آنها ابزارهاي كمكي مي باشند . در ادامه به معرفي گذرا و اجمالي هر يك از ابزارها مي پردازيم.
مديريت تصاوير
Microsoft Office Picture Maneger در مقايسه با ابزارهاي ارائه شده پيشين در مجموعه آفيس , قابليت هاي ويرايشي كمتري را در اختيار كاربران قرار مي دهد. اما به طور موثري جايگزيني براي ابزار ويرايش عكس محسوب مي شود كه به همراه نسخه هاي پيشين آفيس ارائه مي شد.
همان طور كه از نام اين ابزار برمي آيد, اين برنامه بيشتر بر مديريت عكس ها و تصاوير تمركز دارد تا ويرايش آنها . در حقيقت اين ابزار مشابه برنامه هاي مستقل توليد آلبوم است كه به همراه دوربين هاي ديجيتال و اسكنرها ارائه مي شوند. با اين تفاوت كه از يك مرورگر ساده تصاوير همانند Windows Picture and Fax Viewer پا را كمي فراتر گذاشته است . اين برنامه يك ابزار سودمند جهت سازماندهي, مشاهده و ويرايش ابتدايي تصاوير در فرمت هاي BMP, EMF,GIF,JPEG,PNG,TIFF و WMF است. به علاوه , امكان فشرده سازي و تبديل كردن يك فرمت به فرمت ديگر را ميسر ساخته است.
رابط كاربر اين برنامه يادآور ويندوز اكسپلورر است كه در حالت نمايشي View Thumbnail تنظيم شده است . البته اين برنامه ويژگي هاي ديگري را هم دارد . پانل سمت چپ Picture Manager برخلاف ويندوز اكسپلورر , سلسله مراتب كامل پوشه هاي روي ديسك سخت را نمايان مي سازد. در عوض, اين پانل ميانبردهايي را به پوشه هايي خاص نشان مي دهد. چنانچه تصاوير شما در پوشه هايي در يك يا چندين درايو پخش شده باشند , به راحتي مي توانيد ميانبري به پوشه حاوي تصاوير ايجاد نماييد. در اين ابزار اين قابليت فراهم است كه در صورت نياز , به هر جايي از هاردديسك برويد.
براي اين كار كافي است ميانبري را كه به پوشه حاوي زيرپوشه ها اشاره دارد. به سلسله مراتب نمايش فايل ها اضافه نمايش نماييم. . با اين عمل به راحتي مي توانيم در دفعات بعد زيرشاخه مورد نظر را مرور كنيم. به عنوان مثال اگر ميانبري را كه به درايو C: اشاره دارد به سلسله مرتب بيفزاييم , مي توانيم همه اين درايو را مرور كنيم .
به منظور افزودن ميانبر , ابتدا از منوي File گزينه Add Picture Shortcut را انتخاب كنيد, سپس پوشه اي را كه مايل به نمايش آن در سلسله مراتب مي باشيد, مرور نماييد . جهت افزودن خودكار انتخاب نماييد. سپس با استفاده از Task Pane به محل مورد نظر جهت جستجو در آن برويد و در انتها OK را كليك نماييد. چنانچه به عنوان مثال جستجو در درايوهاي محلي را برگزينيد , Picture Manager به منظور يافتن تصاوير مورد نظر در تمام درايو را جستجو مي كند.
همچنين مي توانيد جهت حذف ميانبرها روي آنها كليك راست كنيد و از منوي نمايان شده گزينه Remove Shorcut را انتخاب نماييد.
هنگام حذف ميانبرها توجه داشته باشيد كه گزينه Delete را به اشتباه انتخاب نكنيد . زيرا اين گزينه همه پوشه و محتويات آن را از هاردديسك حذف مي كند.
همانطور كه اشاره شد يكي از قابليت هاي مفيد اين برنامه , توانايي تبديل كردن تصاوير به فرمت هاي ديگر است . بدين منظور كافي است كه تصوير يا تصاوير دلخواه را انتخاب كنيد و از منوي File گزينه Export را برگزينيد. سپس از پنجره ي محاوره اي ظاهر شده از فهرست كركره اي Export With This File Format ,يكي از فرمت هاي مورد نياز را انتخاب نماييد و عمليات را خاتمه دهيد.
به منظور آشنايي با قابليت هاي ويرايشي اين برنامه مي توانيد از منوي Picture اقدام نماييد. اين منو به شما امكان مي دهد اعمالي نظير برش , چرخش و تنظيم و روشنايي و تمايز رنگ , حذف قرمزي مردمك چشم , تغيير اندازه و فشرده سازي تصاوير را انجام دهيد. چنانچه پس از اعمال قابليت هاي ويرايشي روي تصاوير, از حاصل كار رضايت نداشته باشيد,‌ به راحتي مي توانيد با استفاده از گزينه Undo واقع در منوي فايل چندين مرتبه به عقب بازگرديد. اما به خاطر داشته باشيد كه تغييرات تنها در صورت انتخاب گزينه Save از منوي File به صورت دائمي ذخيره خواهد شد. لذا هنگام بستن Picture Manager در صورتي كه تغييرات را ذخيره نكرده باشيد, برنامه از شما سوالي مبني بر ذخيره سازي تغييرات خواهد پرسيد.
مديريت اسناد
Microsoft Office Document Imaging و Microsoft Office Document Scanning مكمل يكديگرن دو با هم كار مي كنند . نحوي كار بدين صورت است كه ابتدا Document Scanning Tool صفحه مورد نظر را در اختيار Document Imaging Tool انجام دهيد. برنامه به منظور اسكن حقيقي تصوير فراخواني خواهد شد.
داشتن اطلاع در مورد اين دو ابزار سودمند است . زيرا تركيبي از اين ابزارها و ويندوز اكس پي توانايي هاي ممتازي را براي مديريت اسناد به ارمغان مي آورد و از Windows Scanner and Camera Wizard كه هيچ قابليتي جهت OCR ندارد , فراتر مي رود. هنگامي كه Document Scanning را باز مي كنيد, ممكن است با سوالي مبني بر انتخاب اسكنر مواجه شويد. چنانچه اين امر محقق نشد و در عين حال بيشتر از يك اسكنر را به صورت نصب شده داشته باشيد , روي دكمه Scanner كليك كنيد و از منوي كركره اي , اسكنر مورد نظر را برگزينيد. در اين راه با دو گزينه در كادر محاوره اي ظاهر شده مواجه خواهيد شد. اگر تمايل داشته باشيد درايور برنامه قبل از هر عمل اسكن به منظور بررسي و تغيير تنظيمات نمايان شود, بايد گزينه Show Scanner Driver Dialog Befor Scanner علامت زده شده باشد .
اغلب برنامه را مي توانيد با استفاده از مقادير از پيش تعيين شده كنترل نماييد. براي مشاهده تنظيمات , ابتدا هريك را انتخاب نماييد . براي مشاهده تنظيمات , ابتدا هريك را انتخاب نماييد و سپس دكمه Edit Selected Preset را كليك نماييد.
به علاوه با استفاده از دكمه Advanced و عبور در ميان برگه هاي موجود مي توان تنظيمات را مشاهده كرد و يا تغيير داد.
در اينجا دو انتخاب وجود دارد, يكي از آنها دكمه Create Shortcut از برگه General است كه با آن مي توان يك ميانبر به Preset جاري برروي دسك تاپ را ايجاد نمود. در نتيجه با استفاده از اين ميانبر مي توان در دفعات بعدي عمليات اسكن را دوبار با كليك برروي اين ميانبر انجام داد. چنانچه هربار از تنظيمات يكساني جهت اسكن اسناد استفاده مي كنيد,‌اين قابليت مي تواند نقش مهمي را ايفا كند.
انتخاب ديگر OCR است كه از برگه ي Processing قابل دسترسي است. با استفاده از OCR متون به كار رفته در تصوير شناسايي مي شود. از اين رو محتواي فايل اسكن شده در Document Imaging قابل جستجو مي شود و سرويس نمايه ساز ويندوز اكس پي مي تواند آن را بخواند. اين ويژگي قابليت هاي مديريت ابتدايي اسناد را فراهم مي كند. براي اين كار گزينه Search را از منوي Start برگزينيد. سپس با وارد كردن كلمه يا عبارت جستجو , اسناد را جستجو كنيد. در پايان با يافتن نتايج مي توان فايل يافته شده را در Document Imaging بازگشايي نمود. از طرف ديگر با استفاده از گزينه Find از منوي Edit مي توان در درون سندباز شده به جستجو پرداخت.
توانايي ايجاد فايل هاي نمايه سازي نقطه قوت بزرگي است كه به واسطه نرم افزارهاي كاربردي تركيبي حاصل مي شود. همچنين بااستفاده از از گزينه Send Text To Word از منوي Tools مي توان متن را از Document Imaging به نرم افزار Word ارسال نمود.
Document Imaging ويژگي هاي ديگري از قبيل حاشيه نويسي را در اختيار كاربران قرار مي دهد. ويژگي هاي ارائه شده و انتخاب هاي مربوط به آنها به طور وسيعي گوياي عملكرد خود هستند. لذا به منظور كسب اطلاع در رابطه با عملكرد هر كدام منوها و گزينه ها را بيشتر بررسي كنيد.
قابليت سودمند ديگر ,‌توانايي ايجاد تغيير در شيوه قرارگيري صفحات در اسناد چندصفحه اي با استفاده از كشيدن و انداختن است. همچنين اين امكان فراهم است كه صفحات را از يك پنجره به پنجره ديگر بكشيد.
Document Imaging از دو فرمت TIFF و Mdi پشتيباني مي كند . جهت به اشتراك گذاري فايل هاي خود با ديگران ممكن است از فرمت TIFF استفاده نماييد. اما چنانچه شخصي بااستفاده از برنامه ديگر به ذخيره فايل TIFF بپردازد . در صورتي كه شما فايل را با استفاده از OCR شناسايي كرده باشيد, مجددا مجبور خواهيد بود عمليات شناسايي را انجام دهيد. مزيت فرمت MDI در توليد فايل هاي كم حجم است. ما در يك آزمايش سريع توانستيم يك TIFF با حجم 1.2 مگا بايت را به صورت يك فايل MDI با حجم 333 كيلو بايت ذخيره كنيم .
مديريت كليپ ها
Microsoft Clip Organizer همان گونه كه از نامش بر مي آيد ابزاري براي سازماندهي كليپ ها مي باشد, ضمن آنكه شامل مجموعه اي از كليپ آرت هم مي شود . اين كليپ آرت ها بعضي داخل كامپيوتر نصب شده اندو بعضي را با استفاده از Clips Online بايد از اينترنت دريافت كرد.
گزينه Add Clips ار منوي File نيز عملكردي مشابه Picture Organizer دارد . اين امكان را فراهم مي سازد تا به صورت دستي و يا خودكار به افزودن كليپ آرت ها بپردازيد. اين برنامه نيز همانند ساير برنامه ها كاملا ساده و قابل فهم است و به راحتي مي توانيد با كنكاش در منوها و انتخاب آن ها دز پانل وظيفه نحوه استفاده از آن را فرا بگيريد. فراموش نكنيد كه حتما از گزينه Search به منظور جستجوي كلمات كليدي در ميان مجموعه كليپ آرت ها بهره بگيريد. همچنين مي توانيد با كليك راست بر كليپ ها و انتخاب گزينه Edit Keywords , كلمات كليدي آن ها را حذف و اضافه نماييد.
مديريت تنظيمات
Microsoft Office 2003 Save My Setting تنها يك Wizard جهت ذخيره سازي تنظيمات برنامه هاي زيرمجموعه آفيس است . اين برنامه نيز مي تواند به منظور بازسازي تنظيماتي كه قبلا ذخيره كرده ايد, به كار گرفته شود.
مادامي كه تنظيمات را در يك فايل ذخيره كرده ايد، مي توانيد فايل را به منظور اعمال يكباره تغييرات مورد پسند خود در برنامه هاي زيرمجموعه آفيس 2003 به يك سيستم ديگر انتقال دهيد . به عنوان مثال يك تكنيك يك راه بهينه براي سفارشي سازي تنظيمات در يك سيستم جديد در موقع روز آمدسازي آن است .
مديريت حوادث
Microsoft Office Application Recovery در زماني كه برنامه هاي زيرمجموعه آفيس متوقف مي شوند و عملا از كار مي افتند , آن ها را مي بندد. از سوي ديگر, اين ابزار هنگام وقوع چنين مواردي امكان بازيابي اسناد را فراهم مي سازد.
تنظيمات زبان
Microsoft Office 2003 Language Setting به كاربر اجازه مي دهد تنظيمات مربوط به زبان برنامه هاي زير مجموعه آفيس را با حذف و اضافه نمودن زبان هاي مورد نظر در فهرست Enabled انجام دهيد. همچنين بااستفاده از اين ابزار مي توانيد زبان پيش فرض برنامه هاي آفيس را تغيير دهيد. به عنوان نمونه چنانچه زبان را از English(U.S) به English(U.K) تغيير دهيد, كنترل كننده املاي برنامه Word از اين پس واژه Colour را درست مي داند و واژه Colour را به عنوان يك واژه غلط تلقي مي كند.
مشاهده گزارش هاي اكسس
Microsoft Office Access Snapshot Viewer امكان مشاهده تصوير فوري از گزارش تهيه شده اكسس را فراهم مي سازد . اين ابزار در نسخه اي از آفيس كه شامل اكسس است , وجود دارد با استفاد از اين ابزار مي توانيد تصويري سريع از گزارش خود ايجاد نماييد و آن را با كساني كه برنامه اكسس را ندارند به اشتراك بگذاريد. لازمه مشاهده اين تصوير وجود مشاهده گر آن است . در اين صورت مي توان به هنگام اشتراك گذاري و يا ارسال تصوير , يك نسخه از مشاهده گر يا پيوند مربوطه جهت دريافت مشاهده گر را براي افراد مورد نظر ارسال نمود. در حالت پيش فرض برنامه Snapview.exe در مسير زير قرار گرفته است:
C:Program FileCommon FilesMicrosoft Shared Snapshot Viewer

گواهي ديجيتالي براي ماكروها
Digital Certificate For VBA Projects به كاربر اجازه مي دهد يك گواهي ديجيتالي Self-Signed را ايجاد نمايد. بدون وجود اين گواهي, قابليت امنيتي ماكروها در آفيس, ماكروهاي ورودي را مشكوك فرض مي كند و بسته به تنظيمات امنيتي ممكن است هربار به هنگام بازگشايي , سوالي مبني بر فعال سازي ماكروها از كاربر بپرسد يا به سادگي آن ها را غيرفعال سازد. مي توان با استفاده از گواهي ديجيتالي Self-Signed , به آفيس اعلام نمود كه به ماكروها اعتماد نمايد.
نتيجه گيري
با سرزدن به منوي Microsoft Office Tools با برنامه سودمندي مواجه خواهيد شد كه اغلب مورد غفلت واقع مي شوند. از اين برنامه ها مي توان براي مديريت عكس و تصوير , تنظيم يك سيستم مديريت اسناد, ايجاد گواهي نامه ها براي ماكروها و يا انتشار گزارش هاي به دست آمده از اكسس استفاده نمود. بدون شك پس از اولين استفاده از اين ابزارها , آن ها را مجموعه اي ارزشمند خواهيد يافت.

شبكه فن آوران

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: سایت دانلود رایگان]

[مشاهده در: www.freedownload.ir]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 460]