مهارت هاي سازماني در مديريت زمان

واضح آرشیو وب فارسی:خراسان: مهارت هاي سازماني در مديريت زمان
مديريت زمان

مهارت هاي سازماني در مديريت زمان
صفحه N05 جامعه (شمالي) ، شماره سريال 17217 ، تاريخ انتشار 871215

علوي

مهارت هاي سازماني مديريت زمان به آن نوع مهارت هايي مي گويند كه فرد در محيط سازماني براي استفاده مطلوب از وقت خويش، آن را اعمال مي كند و شامل 6 مؤلفه است كه عبارت است از: هدف گذاري، اولويت بندي اهداف و فعاليت ها، برنامه ريزي عملياتي، تفويض اختيار، مديريت ارتباطات و مديريت جلسات. يزدان پناه، كارشناس ارشد مديريت آموزشي، مقصود از هدف گذاري را تعيين اهداف دقيق و مشخص در حوزه هاي اصلي كار سازماني مي داند كه معطوف به نتايج موردنظر باشد. وي مي افزايد: در اين جا منظور از هدف هاي سازمان، خط مشي كلي مؤسسه نيست، بلكه اهداف قابل ارزيابي است كه مدير در استفاده و كنترل زمان براي فعاليت هاي روزانه، هفتگي و ماهانه خود تعيين مي كند. مارك تواين مي گويد: « وقتي هدفمان را از دست مي دهيم، مجبور مي شويم سعي خود را چند برابر كنيم» وي تعيين هدف هاي روزانه (برحسب عوامل بيروني و تسلط شخص) را كليد برنامه ريزي براي وقت ذكر مي كند. اگر هدف هاي روزانه مشخص و دست يافتني باشد، در طول روز احساس مفيد بودن خواهيم داشت و در پايان روز احساس موفقيت. چون هر يك از ما شخصيتي منحصر به فرد دارد، هدف گذاري و برنامه ريزي براي وقت نيز براي هر فرد متفاوت خواهد بود.به عقيده وي مديران وقت شناس و هدفمند مي دانند كيستند، به كجا مي روند و چه چيزي آن ها را در اين سفر رهنمون است. او در مورد اولويت بندي اهداف و فعاليت ها توضيح مي دهد: منظور از اولويت بندي، تنظيم اهداف و فعاليت ها بر حسب اهميت و ارجحيتي است كه يك فعاليت در مقابل ديگر اهداف و فعاليت ها به منظور دستيابي به اهداف روزانه، هفتگي و ماهانه دارد.

بهترين آزمون مديريت زمان، انتخاب اولويت هاست. وي ادامه مي دهد: اولويت بندي كمك مي كند كارهاي مهم را به انجام برسانيم و از انجام آن ها احساس رضايت كنيم، به اين ترتيب براي انجام ديگر كارها تشويق مي شويم. علاوه بر اين اولويت بندي استرس ناشي از ضرورت پرداختن به كارهاي با اهميت را كاهش مي دهد. توانايي افراد در تعيين اولويت ها در اهداف و انجام كارها، مهم ترين ركن رسيدن به اثربخشي شخصي است.

يزدان پناه مهم ترين نقش برنامه ريزي عملياتي را مكتوب سازي آن چه قرار است انجام شود، عنوان مي كند. به گفته وي اين كار نوعي تنظيم فهرست انجام شدني ها و تفكر درباره روش انجام آن ها در زماني كه فرد در اختيار دارد و زمان بندي فعاليت ها بر حسب اولويت و روش انجام آن ها به منظور استفاده بهينه از وقت است.

اين كارشناس بيان مي كند: برنامه ريزي از 2جنبه به ما كمك مي كند تا زندگي خود را به نظم درآوريم:

اول آن كه به ما مي گويد چگونه از جايي كه هستيم به جايي كه مي خواهيم باشيم، برويم. دوم اين كه منابع لازم براي رسيدن به هدف موردنظر را شناسايي مي كند. برنامه ريزي به افراد جهت مي دهد.

وي در خصوص چگونگي تفويض اختيار مي گويد: هرگز كاري را كه مي توانيد به فرد ديگري واگذار كنيد، خودتان انجام ندهيد. يكي از اهرم هاي قدرتمند مديريت زمان، بهره برداري از مزيت هاي تفويض اختيار است. تفويض اختيار به معناي انجام دادن كار از طريق ديگران است، به عبارت ديگر تفويض به معني واگذاري اختيار و برانگيختن ديگران براي انجام بعضي از كارها و رسيدن به نتايجي معين است، طوري كه در نهايت مسئوليت آن ها متوجه فرد تفويض كننده است. مهم ترين نتيجه تفويض اختيار استفاده بهينه از زمان است.

وي ادامه مي دهد: برخي از مديران مي پندارند در صورت تفويض اختيار وظايفي براي انجام دادن برايشان باقي نمي ماند، در حالي كه تفويض اختيار به مدير اين امكان را مي دهد كه در آينده درگير انجام وظايف جذاب تر و چالشي تري شود و در سازمان هاي در حال رشد، مدير بايد زمان بيشتري را صرف تفكر و تصميم گيري استراتژيك در مورد رشد و توسعه شغلي كند.

بنابراين هرگز كاري را كه مي توان به فرد ديگري واگذاركرد، نبايد انجام دهيم. واگذاري مسئوليت به فرد مناسب، يك فن مديريت زمان است.

وي مديريت ارتباطات را كنترل و مديريت زمان در رابطه با برقراري هر نوع ارتباط اعم از نوشتاري، گفتاري، شنيداري، تلفن زدن و ... با ديگران اعم از كاركنان، ارباب رجوع و رؤسا مي داند و مي گويد: گسترش مهارت هاي گويشي و نوشتاري و در كنار آن به دست آوردن مهارت دقيق در شنيدن و به همان درجه ارائه پيام از جمله مواردي است كه باعث استفاده بهينه از زمان موجود خواهد شد.

مديريت صحيح جلسات، با مديريت وقت، ارتباط مستقيم دارد؛ مديريت جلسه نوعي هنر است و مستلزم مديريت زمان است. يزدان پناه با بيان اين مطلب ادامه مي دهد: مديريت جلسات شامل مهارت هايي از قبيل برنامه ريزي جلسات، تهيه دستور جلسه، مشاركت همه اعضا در بحث هاي جلسه، تعيين زمان آغاز و پايان جلسه و ملزم بودن به آن ها، تقسيم بندي زمان جلسه براي پرداختن به همه موضوعات موجود در جلسه و شركت در جلسه است.

او معتقد است: با توجه به جمع بندي ابعاد شش گانه مهارت هاي سازماني مديريت زمان مي توان گفت كه مشخص كردن اهداف يكي از مهم ترين مهارت هاي سازماني مديريت زمان است كه مدير با اولويت بندي اهداف و قرار دادن مهم ترين هدف ها در رأس كار خويش راه رسيدن به مقصد نهايي را هموارتر مي سازد، براي رسيدن به اين مقصد مدير نياز به يك برنامه ريزي عملياتي حساب شده و دقيق دارد. مدير عملياتي وقت خود را درگير اموري كه از عهده ديگران بر مي آيد نمي كند، او كارهايي را كه مي تواند به معاونان و كاركنان تفويض مي كند و با اين اقدام خود به اهم فعاليت ها مي پردازد. مديريت با كسب مهارت هاي شش گانه سازماني مديريت زمان، بيشترين بهره را از زمان و وقت خود سازمان دريافت مي كند.

چهارشنبه|ا|14|ا|اسفند|ا|1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: خراسان]

[مشاهده در: www.khorasannews.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 159]