نظام پیشنهادات

واضح آرشیو وب فارسی:فان پاتوق: نظام پیشنهادات ( Suggestions system)
نظام یا سیستم پیشنهادات ، تکنیکی است که میتوان از فکر و اندیشه های کارکنان برای مسئله یابی، چارهجویی و حل مسائل و مشکلات سازمانی بهره جست. بر اساس نظام پیشنهادات کلیه کارکنان از عالیترین رده سازمانی تا پایین ترین سطح آن میتوانند پیشنهادات، ایدهها ، ابتکارات و نظرات خود را برای رفع نارساییهای موجود در روند کاری و یا بهبود روشهای انجام کار و یا افزایش کیفیت تولید ارائه دهند. البته نظام پیشنهادات فقط انتقاد نیست و فقط به بیان مشکلات پرداخته نمی شود بلکه راه حلهای رفع مشکلات نیز ارائه می شود از این طریق کارکنان می توانند به همه امور و فعالیتهای سازمان بپردازند و پیشنهادهای اصلاحی خود را بر اساس فرآیندی مشخص تدوین و ارائه نمایند. استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات در یک سازمان توجه و حساسیت کارکنان را به فرآیندهای کار بیشتر کرده و باعث مشارکت بیشتر کارکنان در سازمان می شود. و با افزایش مشارکت، خلاقیت و روحیه کارکنان، راهکارهای عملی برای حل مسائل و مشکلات سازمان پیدا میشود .

متأسفانه به دلایل مختلف نظام مشارکتی و پیشنهادات در کشور ما جایگاه خود را پیدا نکرده است. کارکنان در تصمیم گیریهای سازمان مشارکت داده نمیشوند و اگر در یک سازمانی مشارکت هم داده شوند از طرف کارکنان استقبال نمیشود .
شاید از مهمترین دلایل عدم استقبال کارکنان از سیستم پیشنهادات به دلیل بیتوجهی به نظرات و پیشنهادات کارکنان بوده است. که نظرات و پیشنهاداتی را مطرحکرده اند ولی به آنها بهایی داده نشده است. و لذا برای کارکرد بهتر این نظام در سازمانهای ایران ابتدا باید کار فرهنگی صورت گیرد تا ذهنیتی که از ارائه پیشنهادات دارند تغییر یابد، به همین علت اگر این سیستم در سازمان مستقر گردید انتظار نداشته باشید که از فردای آن روز پیشنهادات از جای جای سازمان سرازیر گردد بلکه برای معتبر سازی و ایجاد یک ذهنیت مثبت تلاش کنید و آن نیز با شعار امکان پذیر نمیباشد بلکه باید عملاً نظام پیشنهادات را تقویت کنید. بررسیها و تحقیقات نشان میدهد که در بین کشورهای دنیا ژاپنیها ار این نظام بهتر و بیشتر استفاده کرده اند و قسمتی از رشد و پیشرفت خود را مرهون مدیریت مشارکتی میدانند به همین منظور اکثر موفقیت شرکتهای ژاپنی را نه به خلاقیت و نوآوری کارکنانش بلکه به نوع و شیوه مدیریت آنها نسبت میدهند. شیوهای که در کل جهان به الگوی ژاپنی معروف شده است و یکی از عمده ترین برتری الگوی ژاپنی نسبت به سایر الگوها، به چگونگی تشویق و ترغیب، افزایش انگیزه، خلاقیت و نوآوری کارکنان بستگی دارد. به خاطر همین است که نظام پیشنهادات در کلیه شرکتهای ژاپنی مستقر می باشد. در جدول زیر به طور نمونه به چند شرکت اشاره می شود .نام شرکت / تعداد کارکنان / تعداد پیشنهادات کارکنان / سرانه
مزدا / ۲۳۹۲۹ / ۳۰۲۵۸۵۳ / ۱۲۶۵
تویوتا / ۵۵۵۷۶ / ۲۶۴۸۷۱۰ / ۴۷۶
کانون / ۱۳۷۸۸ / ۱۰۷۶۳۵۶ / ۷۸۱
هیتاچی / ۵۵۷۰۵۱ / ۳۶۱۸۰۱۴ / ۶۳۴
یک شرکت پیشرفته امریکایی / ۹۰۰۰ / ۲۱۰۰۰ / ۲۳
در ژاپن میزان پیشنهادات هر سازمان به عنوان افتخارات سازمانی محسوب می شود هر مدیر که مسایل کشف شده بیشتری داشته باشد از شهرت بهتری برخوردار می شود و هر کارمندی که مسایل جدیدی کشف کند معززتر است و سرانه پیشنهادات میزان مشارکت، انگیزه، خلاقیت و نوآوری را در هر سازمانی مشخص میکند .
اهداف نظام پیشنهادات :

استقرار سیستم پیشنهادات در هر سازمانی منافع خوبی برای همه دارد. کارکنان، مدیران، سهامداران، مشتریان، جامعه، دولت و … از جمله ذینفعان استقرار نظام پیشنهادات به شمار میروند. در سازمانهایی که نظام فوق را اجرا کرده اند دستاوردهای خوبی داشتهاند که در زیر به چند نمونه آن اشاره میشود :
• اشاعه فرهنگ همکاری داوطلبانه و خود جوش
• بهبود روحیه و انگیزه کارکنان
• افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار
• تقویت مسئولیت پذیری و تعلق سازمانی
• بهبود بهره وری، کیفیت و ارائه بهتر خدمات پس از فروش
• کاهش مقاومت در مقابل تغییر
• افزایش توانمندسازی مدیران و کارکنان
• افزایش پویای و انعطافپذیری
• گردش بهتر اطلاعات و اطلاع رسانی
• افزایش درآمدها و کاهش هزینهها
• افزایش میزان وقت، سرعت و صحت

در بعضی از شرکتها و سازمانها هدف از استقرار نظام پیشنهادات را افزایش درآمد و کاهش هزینهها میدانند در حالی که هدف اصلی باید ایجاد انگیزه، رضایت شغلی و ایجاد زمینههای مناسب برای تعامل گروهی در محیط غیر رسمی باشد که به دنبال خود ممکن است افزایش درآمد و کاهش هزینه ها را هم داشته باشد . فرصتهایی که خلاقیت و نوآوری از طریق سیستم پیشنهادات ایجاد میکند باعث نشاط کارکنان در کار شده و روحیه کارکنان را بهبود می بخشد. رشد و پیشرفت هر شرکت و سازمانی را وجود نیروهای با انگیزه، خلاق و نوآور رقم میزنند . (به خلاقیت کاربردی به جای اطاعت کورکورانه پاداش دهید )
چگونگی اجرای نظام پیشنهادات :
برای اجرا و عملی نمودن نظام پیشنهادات در هر سازمان و شرکتی یک روش واحدی وجود ندارد هر سازمانی بنا به موقعیت خود، نظام پیشنهادات متناسب با نیازهای خود را طراحی و اجرا می نماید، اقدامات و فعالیتهای لازم برای استقرار نظام پیشنهادات به شرح زیر می باشد :
الف: بستر سازی برای استقرار نظام پیشنهادات: برای اجرای خوب نظام پیشنهادات بستر سازی و آماده سازی مدیران و کارکنان امری ضروری است با توجه به اینکه نظام فوق بر اساس خواست و اراده کارکنان صورت میگیرد و یک وظیفه شغلی و کاری نبوده و به مشارکت داوطلبانه کارکنان بستگی دارد با ابلاغ آئیننامه، دستورالعمل و بخش نامه عملی نمیشود بلکه باید به طریقی کارکنان را تشویق و ترغیب نموده برای بسترسازی می توان مراحل زیر را در سازمان اجرا نمود :
- آگاهی و اطلاع رسانی مناسب به کارکنان و مدیران میانی و اجرایی
- برگزاری جلسات توجیهی در سطح مدیران
- برگزاری جسلات آموزشی در سطح مدیران و کارکنان
- تشویق و ترغیب کارکنان با بیان مزایا و منافع اجرای نظام فوق
- ایجاد ارتباط و اعتماد متقابل بین کارکنان و مدیران
- تدوین و ابلاغ آئیننامه اجرایی نظام برای کلیه واحدها و قسمتها
- محدود نکردن پیشنهادات در زمینه های خاص
- تدوین فرم مشخص و مکان معین برای ارائه پیشنهادات

ب - تعیین گروه (کمیته) یا شورای نظام پیشنهادات: برای اجرای نظام پیشنهادات باید کمیته یا شورایی برای پذیرش پیشنهاد در سازمان تعیین گردد. بهتر است انتخاب کمیته دموکراتیک باشد، یعنی نمایندگانی از کارکنان و مدیران در این کمیته حضور داشته باشند تا مسائل و نیازهای کارکنان، مدیران و سازمان در اجرای پیشنهادات لحاظ گردد. البته در سازمانهای مختلف این کمیته ممکن است به نامهای گروه، تیم یا شورای پذیرش پیشنهادات تشکیل شده باشد. ولی ترکیب اعضای کمیته یا گروه پذیرش میتواند به صورت ذیل باشد :
- مقام مجاز یا نماینده تامالاختیار وی
- دو نفر نماینده کارکنان (با رای گیری مستقیم )
- یک نفر نماینده مدیران (با رای گیری مستقیم )
- کارشناس متخصص به تناسب موضوع پیشنهاد شده
- دبیر کمیته یا گروه
در اولین جلسه کمیته باید رئیس و دبیر مشخص شوند تا وظایف تقسیم شده و پی گیری گردد
وظایف کمیته نظام پیشنهادات :
- رسیدگی (درخواست اصلاح، تصویب، رد) به پیشنهادات رسیده
- تعیین مدت زمان اجرای آزمایش پیشنهاد ارائه شده
- ارجاع پیشنهادات رسیده به گروه کارشناسی و واحدهای اجرایی
- تصویب یا رد نهایی پیشنهادها پس از اجرای آزمایش
- سیاستگذاری، تعیین خط مشی، تصویب و اصلاح آئین نامههای مربوطه
- تعیین پاداش به پیشنهاد دهندگان، حق الزحمه کارشناس و همکاران اجرایی
- ارزیابی و انتخاب بهترین پیشنهاد در هر سال
- نظارات بر اجرای بهتر نظام پیشنهادات در سازمان

ج - روش ارائه پیشنهاد: برای ارائه پیشنهادات توسط همکاران بهتر است فرمی متناسب با نیاز هر سازمانی طراحی و در اختیار قسمتها و واحدها قرار دهد . یا فرمها را میتواند از دبیرخانه نظام پیشنهادات گرفته و پس از تکمیل پیشنهاد خود به دبیرخانه ارسال نماید. و دبیر نیز موظف است که اعلام وصول پیشنهاد را در اسرع وقت به پیشنهاد دهنده اعلام نماید. پس از وصول پیشنهاد دبیرخانه به بررسی پیشنهاد میپردازد در صورتی که پیشنهاد تکراری یا تنها به بیان مشکلات پرداخته و راهحل اجرایی ارائه نکرده باشد، طی نامه ای به پیشنهاد دهنده اطلاع دهد .
در صورت غیر تکراری بودن برای بررسی بیشتر در کمیته پیشنهادات طرح نماید .

د - روش بررسی پیشنهادات: کلیه پیشنهادات که قابل طرح در کمیته باشد در جلسه مطرح میگردد ممکن است پیشنهاد ارائه شده نیاز به بررسی و اظهار نظر کارشناس باشد که در این صورت پیشنهاد به گروه کارشناسی و واحدهای تخصصی ارجاع داده می شود که پس از دریافت نظر آنها دوباره در جلسه مطرح گردیده و در صورت تصویب یا عدم تصویب تشویق مادی و معنوی و علت عدم تصویب به پیشنهاد دهنده ابلاغ میگردد باید نتیجه بررسی پیشنهاد حتماً به پیشنهاد دهنده اعلام گردد تا پیشهاد دهندگان انگیزه برای ارائه پیشنهادات داشته باشند .

ه- تعیین و پرداخت پاداش برای پیشنهاد دهندگان: در نظام پیشنهادات پاداش مالی و بازخورد سریع که هر دو از اهرمهای انگیزش مهم هستند باید پیشبینی شده باشد اگرچه پاداشهای مالی ممکن است رقم اندک باشد ولی بیشتر صورت نمادین دارد. در سازمانهایی که روابط فرد با سازمانش رابطه بده و بستان است پرداخت پاداش مالی، خلاقیت، تفکر و روحیه مشارکت افراد را برای ارائه پیشنهادات بیشتر تقویت مینماید. البته هر سازمانی میتواند معیار و شاخصی برای تعیین و پرداخت پاداش مالی در نظر بگیرد به عنوان مثال میتواند درصدی از صرفه جوییهایی که در اثر ارائه پیشنهاد حاصل شده به عنوان پاداش در نظر گرفته شود و با درصدی از درآمد اضافی که حاصل پیشنهاد باشد یا از طریق امتیاز بندی پیشنهادات درصدی را تعیین و پرداخت نماید البته بهتر است قسمتی از پاداش در صورت تصویب و قسمتی دیگر را پس از اجرا و عملی شدن پرداخت نماید تا پیشنهاد دهنده برای مشارکت فعال انگیزه مناسب داشته باشد .

نتایج مورد انتظار از اجرای نظام پیشنهادات :
• افزایش کمیت و کیفیت کالا و خدمات تولید شده
• صرفهجویی و کاهش هزینه ها
• ارتقای بهره وری در سازمان
• بهبود روشهای انجام کار
• ابداع روشهای تازه و یا تولیدات تازه
• افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان
• افزایش رضایت مندی کارکنان
به طور خلاصه میتوان گفت استقرار نظام پیشنهادات در هر سازمانی مشارکت کارکنان را در تصمیمگیریهای سازمان بیشتر نموده و خلاقیت و نوآوری، انگیزه و روحیه رضایتمندی کارکنان را بهبود میبخشد و بهبود و بالندگی فرد و سازمان را تقویت مینماید

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: فان پاتوق]

[مشاهده در: www.funpatogh.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 3910]