نويسندگان: قاسم مالكي،فريد به آذين و رضا حسنوي نقش اطلاعات و دانش در مدل تعالي سازماني

واضح آرشیو وب فارسی:فارس: نويسندگان: قاسم مالكي،فريد به آذين و رضا حسنوي نقش اطلاعات و دانش در مدل تعالي سازماني
خبرگزاري فارس:بررسي اينكه سازمانها چگونه اطلاعات و دانش خود را مرزبندي كرده و فرايندهاي مديريت بر آنها را در راستاي يكديگر پايش مي‌كنند، همواره از دغدغه‌هاي اساسي ارزيابان در فرايند ارزيابي و ارائه گزارش بازخورد قابل استفاده براي سازمانهاي ارزيابي شونده، به حساب مي‌آيد.
مقدمه

در سالهاي اخير، توجه به اطلاعات و دانش بعنوان سرمايه هاي مهم سازماني، مورد عنايت پژوهشگران بسياري بوده است. به گونه اي كه در مدل هاي اندازه‌گيري تعالي سازماني نيز به آن توجه ويژه شده است .
در كنار رويكردهاي مختلف سازمانها در معيار هاي رهبري، استراتژي، منابع انساني ، شراكت‌هاي بيروني، منابع مالي، تجهيزات و فناوري؛ نحوه و چگونگي مديريت بر اطلاعات و دانش در سازمان، نيز از جمله معيار هاي مهم در بخش توانمندسازهاي مدل تعالي سازمانيEFQM محسوب مي شود كه در ارزيابي سازمانها مورد توجه و تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرد.
بررسـي اينكه سازمانها چگونه اطلاعات و دانش خود را مرزبندي كرده و فرايندهاي مديريت بر آنها را در راستاي يكديگر طراحي و پايش مي كنند، همواره از دغدغه هاي اساسي ارزيابان در فرايند ارزيابي و ارائه گزارش بازخورد قابل استفاده براي سازمانهاي ارزيابي شونده، به حساب مي آيد.
از طرف ديگر با توجه به اينكه اصولا” سرمايه هاي فكري و اطلاعاتي به گونه يك شاخص كمي به صورت دقيق در نتايج كليدي عملكرد سازمانها قابل اندازه گيري نيستند، ميزان اهميت و توجه به مديريت بر اطلاعات و دانش را براي سازمانها، شفاف نكرده است . اگر چه تعداد مقالات ، پتنتهاي به ثبت رسيده، گزارشها و ياداشتهاي فني تدوين شده مي تواند بعنوان شاخصهاي كمي در توليد دانش و مديريت بر اطلاعات مورد توجه باشد؛ ولي با توجه به وجود دانشهاي پنهان كه بخش قابل توجهي از دانش‌هاي سازمانها را تشكيل مي دهد ، مستندات ثبت و ارائه شده توسط كاركنان، تنها بخشي از دانش روشن سازمانها را نشان مي دهد و نمي‌تواند معيار كامل و دقيقي براي ارزيابي كل دانش و اطلاعات سازمان قلمداد شود .

مدل تعالي سازماني EFQM

در اواخر دهه 1980 و هنگامي كه اقتصاد اروپا در معرض تهديد گسترش بازارهاي خاور دور به ويژه ژاپن قرار داشت ، نخستين بار بود كه مديران عامل 14 شركت چند مليتي اروپا ، كه نماينده هفت ميليون كارمند بودند ، گرد هم آمدند و تمام روز به كار پرداختند . حفظ تمركز اين14 مدير در تمام روز، مانند نگهداشتن تعدادي قورباغه در يك چرخ دستي است. براين اساس برنامه بايد مهم بوده باشد كه آنها را مجاب به دستيابي به يك اتفاق نظر و تصميم گـيري درمورد تشكيل بنياد مستقلي متشكل از اعضاء براي پرورش آگاهي ، آموزش مديريت و ايجاد انگيزه و نيز تاييد دستاوردها كرده باشد. (منبع شماره 1)
بنياد EFQM در سال 1989 تاسيس و توسط كميسيون اروپا تاييد شد . در سال 1991 ، الگوي EFQM شكل گرفت و پس از آن نخستين جايزه كيفيت اروپا در سال 1992 ارائه شد .از آن زمان به بعد ، اين مدل تعالي بطور منظم بازنگري و روزآمد شده است تا بهترين تفكر هاي مديريتي و عملكردهاي اثبات شده را منعكس سازد .
اگر چه مدلهاي دمينگ، مالكوم بالدريج و EFQM معروفترين مدلهاي تعالي سازماني هستند ولي كشورهاي ديگري هستند كه مدلهاي ويژه‌اي را براي خود توسعه داده اند . البته مدلهاي توسعه داده شده غالباً از مدلهاي معروف يادشده الهام گرفته شده است.
جوايز ملي كيفيت در سطح جهاني با اقتباس از اين مدل ها ، براين واقعيت تأكيد دارند كه بقاء در رقابت مستلزم بهبود مستمر عملكرد در مقياس جهاني است. اين مدلها با ارائه معيارهاي ارزيابي‌، خطوط راهنمايي را براي سازمان ايجاد مي كنند تا پيشرفت و عملكرد خود را در زمينه كيفيت و تعالي سازماني اندازه گيري كند .
در كشور ما نيز مديران مربوطه، با الهام از مدل تعالي بنياد كيفيت اروپا جوايز، مانند :جايزه ملي بهره وري، جايزه ملي كيفيت - جايزه كيفيت وزارت دفاع را درنظر گرفته اند و همه ساله با ارزيابي واحدهاي صنعتي ، نظامي و خدماتي سعي در بالا بردن سطح توانمنديها و بهبود عملكرد سازمانها دارند. اين مدل از 9 معيار اصلي و 32 زير معيار تشكيل شده است ، كه يكي از زير معيار‌ها به گونه مستقيم به ارزيابي مديريت بر دانش و اطلاعات در سازمانها اختصاص دارد .در ادامه اهميت اطلاعات و دانش را در مدل تعالي EFQM مورد بررسي قرار مي دهيم .

اهميت اطلاعات و دانش در ارزشهاي مدل تعالي EFQM

ابنكه اصولا عناصري مانند اطلاعات و دانش چه نقشي در پيشرفت و تعالي سازمانها ايفا مي كنند و از نظر اهميت در ميان معيارها و ارزشهاي سازماني چه جايگاهي را به خود اختصاص مي‌دهند يكي از پرسشهاي اساسي رهبران سازمانها، در پياده سازي مدل تعالي سازماني است .
بطور كلي رويكرد سازمانهاي متعالي در عصر حاضر، برنامه ريزي و طراحي ساختارها و فرايندهاي كسب وكار سازماني، با محور قرار دادن دانش است . در چنين سازمانهايي به دانش بعنوان يك منبع با ارزش در برنامه‌ريزيهاي استراتژيك به شكل جدي توجه مي‌شود و اين دقيقا همان نقطه اي است كه امروزه سازمانها را از يكديگر جدا مي سازد .
بر اساس مطالعاتي كه بر روي سازمانهاي موفق و ناموفق صورت گرفته پژوهشگران در يافته اند كه سازمانهاي موفق داراي ويژگيهاي تقريبا يكساني هستند كه از آنها بعنوان ارزشهاي بنيادين نام برده مي‌شود . اين ارزشهاي بنيادين در مدل تعالي سازماني اروپاييEFQM به هشت اصل خلاصه شده است كه در دنباله اين مطلب همراه با تعاريف آورده
شده است . جالب اينجا است: اگر چه يكي از اين اصول خود به طور مستقيم به اطلاعات و دانش پرداخته است ( ياد گيري، نوآوري و بهبود مستمر) ليكن در اكثر اصول ديگر نيز نقش اطلاعات و دانش پر رنگ ديده مي‌شود .

اين ارزشها عبارتند از:

نتيجه گرايي: در سازمانهاي متعالي، اطلاعات مربوط به ذينفعان فعلي و آتي جمع‌آوري مي‌شود و بمنظور تعيين و استقرار و بازنگري خط مشي ها، استراتژيها، هدفها، مقاصد و شاخصها مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

مشتري مداري: شناخت و درك مشتريان، با تمركز بر خواسته‌ها و انتظارهاي فعلي و آتي آنها از راه جمع‌آوري اطلاعات و به كار گيري روشهاي موثر.

توسعه شراكتهاي خارجي: سازمانهاي متعالي، تشخيص مي‌دهند كه ميزان موفقيت آنها در دنياي پر تحول كنوني، بستگي به شراكتهايي دارد كه زمينه پياده سازي اين‌گونه تحولات را ايجاد مي‌كنند. اين شراكتها، سازمانها را قادر مي‌سازند تا ارزش افزوده بيشتري براي ذينفعان خود به ارمغان آورند. شركا براي تحقق هدفهاي مشترك با يكديگر همكاري دارند و هر يك از راه در اختيار گذاشتن تخصص، منابع و دانش از يكديگر حمايت مي‌كنند.
مديريت بر مبناي فرايندها و واقعيت‌ها‌: در سازمانهاي متعالي، بواسطه وجود مجموعه اي شفاف و يكپارچه از: فرايندها، اطمينان از اجراي نظام مند خط مشي ها، استراتژيها؛ هدفها و برنامه‌هاي
سازمان، تضمين مي‌شود. اين فرايندها به گونه اي موثر، جاري سازي و مديريت مي‌شوند و همواره بهبود مي‌يابند.تصميم گيريها بر اساس اطلاعات واقعي و قابل اطمينان از عملكرد حال و مورد انتظار وغيره و عملكرد رقبا انجام مي‌شود.
تجربه به كار گرفته شده در انجمن هوانوردي فدرال آمريكا نشان مي‌دهد كه مديريت فرايندها و مديريت دانش كاملا مكمل يكديگرند. اصلاح فرايند به سازمان كمك مي‌كند تا از راه بررسي مستمر و با نگرشي متكي بر انجام بهتر امور، اثر بخشي سازمان را افزايش دهد و با مستند سازي فرايندها، نقش و مسئوليتهاي كاركنان به راحتي تعيين مي‌شود. (قدمي، 1384)

رهبري و ثبات در مقاصد: رهبران در سازمانهاي متعالي بطور مستمر محرك و الهام بخش كاركنان در حركت بسوي تعالي هستند، به گونه اي كه در رفتار و عملكرد، به عنوان الگو شناخته مي‌شوند. در چنين شرايطي رهبران قابليت خود را در تطبيق و همسو سازي جهت گيري سازماني، در قبال تحركات و تغييرات سريع محيط بيروني، نشان مي‌دهند و كاركنانشان را با خود همراه مي‌سازند.

توجه به مسئوليتهاي اجتماعي: سازمانهاي متعالي از راه ايجاد شفافيت و پاسخگويي مناسب به ذينفعان در قبال عملكرد خود به عنوان سازمانهاي مسئول، رويكردهاي سطح بالاي اخلاقي را اتخاذ مي‌كنند. آنها به مسئوليت اجتماعي و حفظ پايداري محيط زيست در حال و آينده توجه دارند و فعالانه آن را ترويج مي‌كنند.

توسعه و مشاركت كاركنان: سازمانهاي متعالي با جذب و توسعه دانش كاركنان خود به شايستگي هاي مورد نظر دست مي يابند و بطور مثبت و فعالانه به گونه اي همه جانبه ار آنها حمايت مي‌كنند. با تفويض اختيار و كمك به آزاد سازي و تحقق قابليتهاي بالقوه كاركنان، توسعه فردي آنان تقويت مي‌شود.
اين سازمانها اهميت فزاينده سرمايه‌هاي فكري كاركنان خود را درك مي‌كنند و از دانش آنها در جهت منافع سازمان بهره مي‌گيرند. آنها مشاركت فعال كاركنان و قابليتهاي بالقوه ايشان را از راه ارزشهاي مشترك ؛ فرهنگ صداقت و شفاف سازي به حداكثر مي‌رسانند و با هدف ايجاد و استقرار ايده‌هاي بهبود، از مشاركت آنان بهره مي‌گيرند.
يادگيري، نوآوري و بهبود مستمر : سازمانهاي متعالي، همواره در حال يادگيري از فعاليتها و عملكرد خود و ديگران هستند. اين سازمانها دانش كاركنانشان را بمنظور حداكثر كردن يادگيري، در سراسر سازمان به كار مي‌گيرند. در اين سازمانها كاركنان در حفظ سرمايه‌هاي فكري خود، دقت و در جاي مناسب از آن براي كسب دستاوردهاي كسب وكار سازمان استفاده مي‌كنند.
با مطالعه اين ارزشها به نقش و جايگاه اطلاعات و دانش در سازمانهاي موفق پي برده و اهميت شناخت و تجزيه و تحليل مرزهاي مديريت اطلاعات و دانش به منظور تعيين مسير حركتي آنها براي سازمانها، از اهميت بيشتري برخوردار خواهد‌ شد.

اهميت اطلاعات و دانش در معيارهاي مدل تعالي EFQM

در مطالب يادشده، به نقش اطلاعات و دانش در شكل گيري ارزشهاي بنيادين مدل تعالي اشاره شد . در اين بخش ميزان اهميت اطلاعات و دانش را در معيار هاي مدل، مورد بررسي قرار مي دهيم .
همان‌گونه كه در مدل تعالي مبتني بر بنياد كيفيت اروپا (شكل1) مشاهده مي‌شود، پنج معيار به بخش توانمندسازهاي سازمانها و چهار معيار به بخش نتايج اختصاص دارد. ‌هر سازماني كه خواستار تعالي است بايد بر اساس نتايج اندازه‌‌گيري شده توانمنديهاي خود در هر سال را اصلاح و تقويت كند اين چرخه‌ هر ساله اندازه‌‌گيري شده و در صورت تعريف دقيق و اجراي درست پروژه‌هاي بهبود، باعث ثبت روند حركتي مثبت براي سازمانها خواهد شد.
تعداد 9 زير معياراز اين پنج معيار در بخش توانمند سازها (b2،a3–b3-c3d- 3e- 3–d 4e-4b-5 )بطور مستقيم به لزوم توانمندي در زمينه اطلاعات و دانش پرداخته است. زير معيارe 4 نكات راهنمايي در زمينه مديريت اطلاعات دانش را در برمي‌گيرد و زير معيارd4 بطور مجزا، به زير معيار مديريت فناوري اطلاعات، كه بخشي از مديريت فناوري محسوب مي‌شود، تكيه دارد.
نكته جالب در معيار 3 (كاركنان ) است، به گونه‌اي كه شناسايي حفظ و توسعه دانش كاركنان را از مسئوليتهاي مديريت منابع انساني مي‌داند و سازمانها در بخش منابع انساني بايد در اظهار نامه‌هاي خود به رويكردهاو ميزان جاري سازي و اندازه‌گيري اثربخشي اين رويكردها اشاره كنند و مبناي امتياز دادن به آنها، بر اساس اين فعاليتها است. نتيجه اينكه مديريت منابع انساني، به عنوان يكي از زيرساختهاي بسيار مهم براي مديريت دانش محسوب مي‌شود. معيار هاي a7 و b7 نيز نتايج حاصل توانمندي را در مورد منابع انساني بيان مي‌دارد.
يك زير معيار، در معيار استراتژي و يك زير معيار در معيار فرايندها هم مطابق تعريف مدل سرآمدي به اطلاعات و تفكر و نوآوري مي پردازد كه در ادامه به تعريف دقيق هر معيار و زير معيارهاي مورد اشاره مي پردازيم.
معيار 2 كه استراتژي است داراي 4 زيرمعيار است كه معيار b2 آن با عنوان «خط مشي و استراتژي، مبتني بر اطلاعات حاصل از بخش عملكرد، تحقيقات، يادگيري و فعاليتهاي مرتبط بيروني هستند» به نقش اطلاعات و يادگيري تاكيد دارند.
معيار 3 مربوط به منابع انساني است كه در نتايج بخش مربوط به نتايج منابع انساني را پوشش مي‌دهد.اين معيار به پنج زير معيار به شرح زير تقسيم مي‌شود و همان‌گونه كه مشخص شده به نقش و اهميت دانش و توانايي كاركنان توجه شده است :
a3: منابع انساني برنامه ريزي، مديريت و بهبود مي‌يابند.
b3: دانش و شايستگي كاركنان شناسايي مي‌شود، توسعه مي يابد و حفظ مي‌شود.
c3: كاركنان مشاركت داده و توانمند مي‌شوند.
d3: كاركنان و سازمان گفتمان دارند.
e3: كاركنان پاداش دريافت مي‌كنند و مورد تقدير و توجه قرار مي‌گيرند.
معيار 4 مربوط به منابع و شركا است كه از چهار زير معيار آن، دو زير معيار (كه درپي آمده) به فناوري و اطلاعات و دانش مربوط است، ارتباط مستقيمي به نتايج كليدي عملكرد در معيار نتايج دارد.
d4: فناوري مديريت مي‌شود. در بخش خطوط راهنماي اين زير معيار، به نقش فناوري اطلاعات و ارتباطات در بهبود عمليات سازمان اشاره دارد .
e4: اطلاعات و دانش مديريت مي‌شوند.
معيار 5 مربوط به فرايندها است كه در نتايج، ارتباط مستقيمي به نتايج مشتري دارد. از پنج زير معيار آن، تنها يك زير معيار را مي‌توان مرتبط به دانش و خلاقيت دانست.
b5: در صورت لزوم فرايندها را با استفاده از نوآوري، بهبود مي بخشند تا رضايت كامل و ارزش فزاينده براي مشتريان و ساير ذينفعان حاصل شود.
همان‌گونه كه ملاحظه مي‌شود اطلاعات و دانش، مانند خط مشي و استراتژي در مدل تعالي سازماني در كل حوزه توانمندسازهاي مدل گسترش يافته و سازمان با مديريت درست بر آنها مي‌تواند علاوه بر زير معيار e 4 در معيار و زير معيار ديگر نيز مورد ارزيابي قرار گرفته و امتياز لازم را براي سازمان كسب كند .

ادغام يا جدا سازي فعاليتهاي اطلاعاتي و دانشي در سازمان كدام‌يك ؟

برخي از سازمانهاي دانش محور، اقدام به جدا سازي فرايندهاي اطلاعاتي و دانشي خود از يكديگر نموده‌اند‌‌. اين در حالي است كه برخي ديگر از سازمانها، فعاليتهاي اطلاعاتي و دانشي خود را در يك جايگاه سازماني ادغام كرده اند.
گروهي بر اين باورند كه، اگرچه مديريت اطلاعات و مديريت دانش، به واسطه نوع و ماهيت فعاليتهايشان دومقوله مجزا از يكديگر هستند ليكن اين دو را بايد در يك ساختار تشكيلاتي در سازمان قرار داد، به گونه اي كه تنها يك مدير ارشد بر فعاليتها و برنامه‌هاي آنها نظارت داشته، سياستها و استراتژي آن دو را ايجاد و جاري سازي كند. اين مدير مي‌تواند مدير ارشد دانش ناميده شود. به عبارت ديگر: مديرارشد اطلاعات به مدير ارشد دانش تبديل مي‌شود. استدلالي كه اين دسته از افراد دارند اين است كه ازآنجايي كه دانش از اطلاعات منتج مي‌شود و به عبارت ديگر دانش زاييده اطلاعات پردازش شده است، در نتيجه اين دو بايد در يك مجموعه ديده شوند و مديرارشد براي اين دو حوزه يك نفر تعريف شود كه با فراگيري مهارتهاي مورد نياز در اين دوحوزه صلاحيت راهبري اين پست را به دست آورده باشد تا جمع‌آوري، سازماندهي و مديريت اطلاعات و دانش را بصورت يكپارچه و با هدف پشتيباني از خط مشي و راهبرد سازمان ارائه كند. (منبع شماره 5)
از طرف ديگر گروه ديگري بر اين امر توافق دارند كه مديرارشد دانش نبايد همان مديرارشد اطلاعات باشد و دليل آن را اين گونه مي دانند كه اين مقام دانشي، به فردي با درك عميق از دانش و يادگيري نياز دارد نه فقط يك كارمند فني كه ‌هراز چند گاهي چند اصطلاح دانشي را فرا گيرد و بتواند به گفتگو و بحثهاي سازماني بپردازد. (منبع شماره 6)
اين گروه كه از طرفداران محض مديرارشد اطلاعات هستند، باور دارند كه اطلاعات يك موضوع تجاري، سازماني و فني است. مديرارشد اطلاعات مسئول ساخت، اجرا و حفظ زير ساختهاي فني و استفاده از فناوري اطلاعات در جهت بسط راهبرد فعاليتهاي پژوهشي در يك مركز دانش محور و به طور كلي فعاليتهاي كسب و كار يك سازمان و توسعه برنامه براي به كارگيري فناوري اطلاعات در منافع راهبردي يك سازمان است.

مدير دانش بايد مطمئن باشد كه ساز و كارها در جاي خود قرار دارند تا كاركنان بدانند كه چه دانشي در دسترس آنها است و چگونه مي‌توانند به آن دسترسي داشته باشند. مديرارشد اطلاعات نيز بايد با استفاده از فناوري و به كارگيري آن در راستاي تامين خواسته‌ها و نيازهاي مديريت دانش تلاش كند.
جالب اينجا است كه وقتي مدل تعالي سازماني جامعه اروپا را بررسي مي‌كنيم، اين نكته كه مديريت اطلاعات و دانش را در يك زير معيار و مديريت فناوري را در زيرمعيار جداگانه ديگري در نظر گرفته، جلب توجه مي‌كند. اگر چه در ارزيابي سازمانها؛ به‌هيچ عنوان ساختار سازماني با مدل مورد بررسي منطبق نيست و سازمانهايي كه مدير اطلاعات آنها و مدير دانش آنها از يكديگر مجزا بوده ولي الزامات مدل را برآورده سازند امتياز كامل دريافت مي‌كنند، ليكن شايد تلفيق اين دو در يك زير معيار و جدا ديدن مديريت منابع انساني ( معيار 3) و مديريت فناوري اطلاعات ( زير معيارd4 ) در مدل تعالي سازماني اروپا، به نوعي مصداق ادعاي طرفداران حذف مديرارشد اطلاعات باشد.

تفاوت مديريت اطلاعات و دانش

اگر چه مفهوم مديريت دانش با مديريت اطلاعات متفاوت است، ليكن اغلب اين دو مفهوم با يكديگر اشتباه مي‌شود. مديريت دانش فقط مديريت اطلاعات نيست و تفاوت اين دو را بايد در حيطه‌هاي كاري آنها جستجو كرد.
اطلاعات و دانش ايستا نيستند و در ميان سازمانها از راههاي مختلف حركت مي‌كنند. يك راه تشخيص بين مديريت اطلاعات و دانش، مشاهده فرايندها و گامهاي ورود به اين دو حوزه است.
مديريت اطلاعات، مديريت منابع اطلاعاتي سازمانها است كه با فناوري اطلاعات و مديريت آن هماهنگي و همكاري نزديكي بايد وجود داشته باشد.
اطلاعات از راه فرايند انساني و اجتماعي ، در هر دو سطح فردي و سازماني، به دانش تبديل مي‌شود و به‌همين خاطر مديريت دانش از مديريت اطلاعات متفاوت است (منبع شماره 8). مديريت اطلاعات، ابتدا راه حل فناورانه را در نظر مي گيرد و فرهنگ و رفتار كاركنان را در مرتبه دوم اهميت قرار مي‌دهد. اين نگرش، مي تواند يكي از علتهاي بازدهي كم سرمايه گذاريها در فناوريهاي اطلاعاتي باشد. مديريت دانش با تاكيد بر اهميت انسانها و رفتار وفرهنگ كاري آنها، به جاي تاكيدهاي فناورانه مديريت اطلاعات، آغاز مي‌شود و چارچوب معماري آن از دو بعد اجتماعي و فني تشكيل شده است.
مديريت دانش، مكمل مديريت اطلاعات است .مديريت اطلاعات به تنهايي و بدون مديريت دانش ناقص است و بار مالي را كه بابت تامين اطلاعات و ابزارهاي اطلاعاتي براي سازمان ايجاد مي شود نمي تواند تجزيه و تحليل كند و ثمرات آن را قابل درك سازد؛ به عبارت ساده‌تر هزينه هايي كه سازمان بابت توانمند شدن در اين بخش تحمل مي‌كند، در نتايج كليدي عملكرد، به سادگي اندازه‌گيري نمي شود .
مديريت اطلاعات و مديريت دانش لبه تيز و مشخصي ندارد (منبع شماره 10). مرز تمايز آنها را بايد به صورت طيفي دانست كه هرچه به سمت مديريت دانش حركت كنيم؛ به افراد، گونه همكاري آنها، اعتقادها، آموزشها، ارتباطها، يادگيري ،سرمايه هاي فكري و نوآوري بستگي دارد و هرچه به سمت مديريت اطلاعات برويم به فناوريهاي ارتباطي ، سازماندهي ، ذخيره سازي، جمع آوري و توزيع سرمايه هاي اطلاعاتي مي پردازد .
به طوركلي مي‌توان نتيجه گرفت كه: مديريت اطلاعات بدون مديريت دانش گيج و مديريت دانش بدون مديريت اطلاعات، لنگ است .
اين دو لازم و ملزوم يكديگرند و بيشتر نتايج حاصل از موفقيتهاي سازمانها در اين دو حوزه، به ميزان سرمايه‌گذاري و برنامه ريزي مشترك آنها در مديريت اطلاعات ، مديريت دانش و منابع انساني بستگي دارد و براين اساس استراتژي‌هاي آنها بايد در حمايت از يكديگر تدوين شود .

عدم پيوند مناسب بين فعاليتهاي دانشي و اطلاعاتي در سازمانها

با توجه به نوپا بودن مديريت دانش در اغلب سازمانها ، نه تنها از لحاظ ساختار سازماني پيوند و ارتباط حوزه‌هاي مديريت اطلاعات و مديريت دانش با يكديگر به درستي تبيين نشده، بلكه هنوز اهميت و نقش تكميلي مديريت بر اطلاعات و مديريت بر دانش، در توليد دانش سازماني به درستي براي مديران ارشد و كاركنان شاغل در اين بخش‌‌ها شفاف نشده است.
مديران ارشد به كارشناسان اطلاعات به عنوان حافظان كتابها و منابع علمي خريداري شده مي‌‌نگرند و از سوي ديگر تنها كارشناسان بخشهاي پژوهشي را آسان سازان توليد دانش، در سازمان ارزيابي مي‌كنند.
عدم پيوند فعاليتهاي مديريت بر دانش با مديريت بر اطلاعات، باعث مي‌شود دانش صريح شده‌اي كه حاصل يكي از فرايندهاي مديريت بر دانش است، در چرخه فرايندي مديريت اطلاعات قرار نگرفته و به صورت غيركارشناسانه و با اثر بخشي پايين براي استفاده مجدد در سازمان ثبت شود. از طرف ديگر كارشناسان اطلاعات انرژي خود را صرف دسته‌‌بندي و سازماندهي فقط منابعي، مانند: كتاب، مقاله ها، استانداردها و ديگر اطلاعات تهيه شده از خارج سازمان مي‌كنند.
توجه به اين نكته ضروري است كه سازماندهي و به جريان انداختن دانش صريح شده و داخلي سازمانها، مانند: فرايندهاي كاري، اطلاعات مالي، بازرگاني، اداري و پرسنلي، گزارشهاي فني، گزارشهاي تحليل خطاها و غيره از جمله فعاليتهاي مهمي هستند كه بايد توسط حوزه مديريت بر اطلاعات برنامه‌‌ريزي شوند (منبع شماره 11).

نتيجه گيري

در سازمانهاي متعالي، دانش و اطلاعات از اهميت ويژه اي برخوردار است و بعنوان يك برتري رقابتي مورد توجه قرار مي گيرد به گونه اي كه بسياري از شركتهاي مطرح مانند: زيمنس ، اپل ، ماكروسافت ، اچ پي به عنوان شركتهاي متعالي و دانش محور شناخته شده اند .
از طرف ديگر از هشت اصل بنيادين مدل تعالي 6 اصل به گونه‌اي مستقيم به اطلاعات و دانش در تعريفها اشاره دارد‌، ضمن اينكه توجه به مديريت درست بر اطلاعات و دانش باعث مي شود تا ديگر معيار هاي مدل تعالي سازماني نيز به آنها بپردازد و طبق منطق امتياز دهي امتيازات لازم كسب شود . به عبارت ديگر فعاليتهاي دانشي و اطلاعاتي مانندخط مشي و استراتژي در ديگر معيار هاي مدل مورد توجه قرار گرفته، اثرگذار است.
همچنين در سازمانها، جايگاه سازماني مديران ارشد اطلاعات و دانش مي‌تواند مجزا يا با هم ديده شود و اين بستگي به سياستهاي آن سازمان دارد. ليكن نياز به مديريت بر اطلاعات با حذف جايگاه مدير ارشد اطلاعات از بين نمي‌‌رود و در مدل تعالي نيز مجزا يا ادغام بودن وظايف، تاثيري در ارزيابي سازمان ندارد .
تدوين يك برنامه استراتژيك مرتبط با حوزه فعاليتهاي دانشي و اطلاعاتي ، به عنوان نخستين حلقه شروع مسير حركت در مديريت كردن مناسب اطلاعات و مديريت دانش محسوب مي شود، به گونه اي كه بايد در حمايت از برنامه ها و خط مشي كلي سازمان نيز محسوب شود ؛ زيرا نقطه تمايز سازمانهاي دانش محور از ديگر سازمانها، آگاهي درمورد نيازها ، نقاط قوت و نقاط ضعف دانشي و اطلاعاتي سازمان است . به عبارت ديگر: وقتي فرايندهاي اطلاعاتي و دانشي با ديگر فرايندهاي سازمان در ارتباط باشد. به عنوان يك مزيت رقابتي براي سازمانها قلمداد
مي شوند ؛ در غير اين صورت فعاليتهاي دانشي و اطلاعاتي، نه تنها كمكي به تحقق هدفهاي سازماني نمي كنند بلكه به عنوان يك مانع و فرايند غير ضروري نيز در سازمان مطرح شده، فعاليت اين حوزه در انزوا قرار مي گيرد، كه در اين ميان زيان دهندة سازمان است.

منابع

1-راهنماي دهگانه EFQM، انجمن مديريت كيفيت ايران، موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران 1384.
2- موسسه آموزشي و تحقيقاتي صنايع دفاعي ، نگرش جامع بر مدل تعالي EFQM، انتشارات پيام يار – 1384.
3 - دكتر محسن قدمي: مديريت دانش محور ، نشريه صنعت حمل و نقل، شماره250 ، 1384 .
4-آدي لانبرگ: ناديا سليماني، بهترين و بدترين وضعيت و جايگاه براي مديران ارشد
اطلاعات , www. Psworldiran.com/ict/ict , 2006
5- www.server.de/servlet/is/1432, 2006
6-CIO – responsibilities , www.balancedscorecard.org/bkgd/cio.html, 2006
7-France bouthillier & Kathleen Shearer, Understanding KM & IM, Information Research,vol.8 No.1 , Oct 2002 .
8-Imdat solak – master Thesis- Die Rolle des CKO im allgemeinen und in der Medienbranche im Spezielle.

9-رادينگ –آلن، دكتر محمد حسين لطيفي: مديريت دانش موفقيت در اقتصاد جهاني مبتني بر اطلاعات، انتشارات سمت - 1383.
10-Denham Grey, Knowledge Management and Information Management :The Differences, 2001-2005 Smith Weaver Smith , Aug 1998 , www.Smith WeaverSmith.com/Km-im

11- مالكي، قاسم: ارائه چارچوب حركت از مديريت اطلاعات به مديريت دانش در سازمانهاي تحقيق و توسعه، پايان نامه كارشناسي ارشد ، دانشگاه صنعتي مالك اشتر 1385.
12-داونپورت، تامس اچ، پروساك، لارنس، دكتر ح. رحمان سرشت: مديريت دانش، نشر ساپكو، 1379.
.....................................................................
منبع: ماهنامه تدبير، شماره 192
دوشنبه 28 مرداد 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: فارس]

[مشاهده در: www.farsnews.com]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 1140]