مهارت هاي مديريتي

واضح آرشیو وب فارسی:سایت رسیک: آداب مذاكره حضوری

* تعیین وقت مذاكره:

دنیای اقتصاد: هیچ وقت بدون اطلاع و آمادگی قبلی با كسی مذاكره نكنید و هیچ كسی را نیز در چنین موقعیتی قرار ندهید.

* تعیین افراد مذاكره كننده:

قبل از مذاكره بدانید كه با چه كسانی و با چه سمتی مذاكره دارید تا شما نیز بتوانید پیش بینی های لازم، برای همراهی همكاران لازم برای مذاكره را داشته باشید.

* تاییدیه زمان ملاقات:

حداقل 24 ساعت قبل از شروع مذاكره، مجددا برای برگزاری مذاكره تاییدیه بگیرید.

* زمان حضور در قرار ملاقات:

بهتر آن است كه حدود 10 دقیقه قبل از شروع مذاكره، در محل مذاكره حضور پیدا كنیم. اگر خیلی زود به محل قرار رسیدیم، بهتر آن است كه در محلی كه دیده نشویم، وقت گذرانی كنیم.

* همراه داشتن برخی لوازم ضروری:

یك مذاكره كننده حرفه ای برخی لوازم ضروری را همیشه همراه خود دارد تا در صورت وقوع اتفاقات پیش بینی نشده، بتواند با آن مقابله كند.

* رعایت تناسب در پوشش:

نوع پوشش با توجه به نوع مخاطب تعیین می شود، البته كلیاتی وجود دارد كه در مورد همه محیط ها صادق است كه به شرح زیر است:

1 - نوع پوشش باید رسمی باشد.

2 - در مذاكرات مختلف از رنگ های مختلف استفاده كنید. هیچ وقت چند جلسه مذاكره را با یك رنگ ثابت برگزار نكنید.

3 - در ملاقات با شركت های دولتی، مراقب استفاده از پوشش های مخصوص كشورهای خارجی همانند كراوات یا پیراهن آستین كوتاه باشید، این مطلب را به یاد داشته باشید كه همیشه فرهنگ و عرف مقدم بر استاندارد است.

4 - هنگامی كه مثلا وظیفه فروش به یك قشر آسیب پذیر جامعه را بر عهده دارید، از پوشیدن لباس های گرا ن قیمت كه شبهه اعمال پرستیژ یا فخرفروشی را داشته باشد، خودداری كنید.

5 - در هر نوع مذاكراتی، استفاده از لباس های اسپرت نظیر شلوار لی، تی شرت، كفش های ورزشی و ... فاجعه است!

6 - استفاده از خودكار و همراه داشتن یك دفترچه یادداشت كوچك.

7 - اتومبیل؛ نوع اتومبیل نیز ارتباط كامل با هدف جلسه دارد كه باید به آن توجه شود.

نحوه ورود به اتاق: اگر با كسی از قبل قرار ملاقات دارید و نوبت داخل شدن شما فرا رسیده است، با ضربه زدن به در وارد اتاق شوید و به باز و بسته بودن در دقت نكنید.

* مكان نشستن در اتاق:

محل نشستن در اتاق باید رو به روی طرف مقابل، با رعایت فاصله رسمی باشد. یك مذاكره كننده حرفه ای نه بالاتر قرار می گیرد نه پایین تر و از نشستن در جایی كه موقعیت وی را پایین می آورد خودداری می كند.

* نحوه دست دادن:

دست دادن صحیح یكی از مهم ترین روش های ایجاد ارتباط اولیه با طرف مقابل است. دست دادن نباید نه شل باشد كه حاكی از بی علاقگی و بی ارادگی است و نباید آنقدر محكم و سفت باشد كه ایجاد درد كند.

* دادن كارت ویزیت:

از مواردی كه قبل از مذاكرات باید به آن توجه شود داشتن كارت ویزیت است. امروزه طفره رفتن از ارائه كارت ویزیت به دلایلی همچون آماده نبودن كارت، تمام شدن كارت، فراموشی و غیره از دلایل سوخته به شمار می آید و شایسته نیست فرد مذاكره كننده كارت ویزیت نداشته باشد.

* قوانین استفاده از تلفن همراه:

1- كسی كه در حال حاضر با او هستید مقدم است؛ بنابراین هنگام برقراری ارتباط با تلفن همراه به شخص پشت خط اعلام كنید بعدا با وی تماس می گیرید و بلافاصله تلفن را قطع كنید.

2 - در هنگام حضور در جلسات رسمی یا تجاری، تلفن همراه خود را حتما خاموش كنید.

3 - از دریافت یا خواندن و توجه كردن به پیام های كوتاه در حین مذاكره خودداری كنید.

4 - زمان مناسبی را برای زنگ زدن انتخاب كنید. مثلا از زمان تنفس استفاده كنید.

5 - مكان خصوصی یا نسبتا خلوتی را برای صحبت كردن انتخاب كنید.

6 - با تن صدای متعادل حرف بزنید و از حرف زدن با صدای بلند به شدت خودداری كنید.

* امكان استفاده از تسهیلات ارتباطی در محل مذاكره:

در هنگامی كه مذاكره در محل شما انجام می شود باید امكان برقراری ارتباط میهمانان با شركت خودشان شامل تلفن، فكس، پست الكترونیكی و غیره وجود داشته باشد.

*ضبط مذاكرات

ضبط مذاكرات اصلا معمول نیست، بنابراین از گذاشتن وسائلی كه شائبه ضبط كردن سخنان را دارند شامل موبایل، كیف و غیره روی میز خودداری كنید.

*نصب ساعت:

در سالن مذاكره حتما باید ساعت وجود داشته باشد تا بتوان گذران وقت را كنترل كرد.

*پذیرایی:

به عنوان قاعده كلی باید پذیرفت كه میز مذاكره میز پذیرایی نیست، بنابراین در صورت طولانی شدن مذاكرات سعی كنید هرگونه پذیرایی منحصرا در ساعت تنفس اتفاق بیفتد ودر هنگام پذیرایی باید قواعد زیر را رعایت كرد:

1 - قبل از شروع مذاكره گرسنه تا تشنه نباشید.

2- در صورتی كه در انتخاب نوع خوراكی حق انتخاب داشته باشید آن نوع را انتخاب كنید كه از پرستیژ بیشتری برخوردار باشد.

3- از خوردن خوراكی هایی كه مصرف آنها سخت است یا در هنگام خوردن احتمال كثیف شدن پیراهن یا لباس شما وجود دارد، خودداری كنید.

4- در هنگام نوشیدن یا خوردن، مراقب صدای دهان خود باشید.

5- اگر به وقت ناهار نزدیك شدید، به هیچ وجه سنگین غذا نخورید.

6- در هنگام استفاده از كارد، چنگال، یا قاشق، پس از تمام شدن غذا یا خوراك، این وسایل را با دهان پاك نكنید.

7- تا انتهای خوراكی را میل نكنید.

8- در حین مذاكرات استفاده از سیگار به كلی ممنوع است.

*استفاده از دستور جلسه:

در مذاكرات حتما سعی كنید دستور جلسه داشته باشید و قبل از شروع مذاكره، آن را برای طرف مقابل نیز مطرح كنید تا در مورد موضوع جلسه توافق به عمل آمده باشد. داشتن دستورجلسه چند فایده دارد كه می توان به آنها اشاره كرد:

الف: احتمال بروز موارد غافلگیر كننده را در جریان مذاكره كاهش می دهد.

ب: اطلاعات مربوط به فهرست خواسته های طرف مقابل را در اختیارتان می گذارد.

ج: از پراكنده شدن مطالب و از هر دری سخن گفتن جلوگیری می شود.

د: امكان رسیدن به نتیجه و استفاده بهینه از وقت را افزایش می دهد.

تنظیم كردن صورت جلسه پس از مذاكرات فواید زیادی دارد، شامل:

1 - در جلسات آینده مانع از بحث روی مواردی می شود كه قبلا توافق شده اند.

2 - تعهد طرفین را به اجرای بندهای توافق شده بیشتر می كند. اصولا كسانی كه حاضر هستند پای برگه ای را امضا كنند، به طور طبیعی احساس مسوولیت بیشتری را در خود حس خواهند كرد.

3 - چون امكان دارد در حین مذاكره روی مباحث مختلفی بحث شود با تنظیم صورت جلسه روی نكات كلیدی مذاكره توافق همگانی انجام می گیرد.

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: سایت رسیک]

[مشاهده در: www.ri3k.eu]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 170]