مديران خود را مديريت کنيد

واضح آرشیو وب فارسی:سایت رسیک: موقعيتي را در نظر بگيريد که از هر گوشه و کنار درخواستي از شما مي شود. درخواست ها و تقاضاهاي مختلف شما را به حدي گم گيج کرده است که نمي دانيد به کدام سو بچرخيد، و به کدام نياز پاسخ گوييد. آيا اگر به يکي کمک کنيد و ديگري را ناديده بگيريد کار اشتباهي مرتکب شده ايد؟ چطور مي توانيد خود را با اين همه کار هماهنگ کنيد؟

موقعيت هاي کاري مثل اين واقعاً وجود دارد و براي افرادي اتفاق مي افتد که مجبورند به مديران مختلف پاسخگو باشند و گزارش بدهند. بدون هماهنگي مناسب، اين مديران ممکن است از شما درخواست هايي نابجا داشته باشند و باعث شود که کارهايتان روي هم انباشته شده و سردرگم باشيد که چه کاري را بايد اول انجام دهيد.

بايد ياد بگيريد که چطور از بروز چنين موقعيت هايي جلوگيري کنيد و نگذاريد که کنترل کارها از دستتان خارج شود. در اين مقاله قصد داريم به شما آموزش دهيم که چطور به کارهاي ارائه شده از جانب چند مدير به طور همزمان رسيدگي کنيد بدون اينکه مشکلي برايتان پيش بيايد.

بالاترين قدرت دست کيست؟

چند سال پيش، در موقعيتي بودم که مي بايست گزارشات خود را تحويل رئيس شرکت مي دادم—يعني من اينطور تصور مي کردم. براي شش ماه او تنها کسي بود که وظايفم را مشخص مي کرد و نحوه ي عملکردم را بررسي ميکرد. من تصور مي کردم که او رئيس من است.

بعدها مشخص شد که او رئيس من نبوده است. علاوه بر اينوقتي رئيس اصليم متوجه قضيه شد، من را "خودسر" ناميد چون از فرد ديگري تکليف و وظيفه گرفته بودم.

در اينحال من درس گرفتم که بالاتر بودن مقام فردي در شرکت دليل بر اين نيست که او رئيس شماست. بستگي به موقعيت و مقام شما دارد که چه کسي بايد برايتان در شرکت تکليف تعيين کند.

شما هم اگر مطمئن نيستيد که بايد گزارشات خود را تحويل چه کسي بدهيد، از رئيسان خود سوال کنيد تا شما هم مرتکب اشتباه من نشويد.

وقتي دستورات متعارض دريافت مي کنيد

مهم نيست که بايد آخر سر گزارشات خود را تحويل چه کسي بدهيد، وقتي دستورالعمل ها و تقاضاهاي مختلف را به طور همزمان دريافت کنيد به زحمت خواهيد افتاد.

وقتي تازه کار خود را به عنوان يک تحليلگر تجاري آغاز کرده بودم، يکي از مديران بالا دستم از من درخواست کرده بود تا راه حلي موقتي براي يک مشکل اعتباري مديريتي که شرکت با آن مواجه شده بود، پيدا کنم. اما آن موقع من از جانب ناظر اصليم دستور گرفته بودم که وارد هيچ پروژه ي جانبي نشوم چون اينکار باعث خواهد شد نتوانم کارهاي پروژه ي اصلي را به نحو احسن انجام دهم.

بهترين کاري که مي توانيد در رويارويي با اين موقعيت ها انجام دهيد اين است که سعي کنيد همه ي جوانب را باخبر کنيد که دستورهاي متعارض دريافت کرده ايد و قادر به انجام همه ي اين کارها به طور همزمان نيستيد. من اينکار را کردم و هم ناظر اصلي و هم مدير ارشد خود را از اين جريان آگاه کردم. و در ادامه ي کار فقط دستورات ناظر اصلي خود را تبعيت کردم که قدرت اصلي بالادست من بود و وظيفه را به گردن مدير ارشد انداختم تا ناظرم را متقاعد کند که اين پروژه ي جانبي هم مهم است و ضرورت دارد.

نکته ي مهم اين است که بايد از هرگونه جانب گيري در چنين موقعيت هايي اجتناب کنيد. و تا آنجا که مي توانيد از دستورات رئيس بالادست خودتان پيروي کنيد.

وقتي ميزان آزادي متعارض داشته باشيد

وقتي يکي از رئيسهايتان براي انجام کاري مهلت و آزادي بيش از حد به شما مي دهد، درحاليکه رئيس ديگرتان آزادي کمي به شما مي دهد، چه بايد بکنيد؟ آيا از آن آزادي استفاده ميکنيد؟

نکته ي مهم اينجا اين است که مرزهاي خود و رئيس هايتان را به خوبي بشناسيد. به طور کلي، امن ترين روش اين است که از ميزان آزادي استفاده کنيد که سختگيرترين رئيستان در اختيار شما قرار مي دهد—به خاطر داشته باشيد که ممکن است موثرترين و کارآمدترين راه براي انجام کارتان نباشد.

اگر براي تکميل مسئوليت هايتان، نياز مبرم به آزادي عمل داشته باشيد، آن را به صورت يک تقاضانامه ي کتبي از رئيستان بخواهيد. موقعيت را براي او شرح دهيد و اجازه بدهيد او تصميم بگيرد که چه بايد بکنيد.

کنترل تقاضاهاي بيش از حد

سالها پيش که تحت آموزش هاي مديريت پروژه بودم، يکي از مهمترين نکاتي که بر آن تاکيد داشتند، اهميت تهيه ي يک فهرست اولويتي براي انجام کارها بود. اين ليست به رئيس هاي شما نشان خواهد داد که همه ي کارها را نمي توان به صورت همزمان انجام داد و براي تحت کنترل درآوردن انتظارات و تقاضاها راهکار بسيار خوبي است.

براي اين منظور، کافي است تا ليستي از کارهايي که پيش رو داريد تهيه کنيد و از رئيستان خواهيد به شما بگويد که کدام کارها اهميت بيشتري دارند و بايد زودتر انجام شوند. بعد آنها را به ترتيب اولويت شماره بزنيد و کارها را بر اساس اين ليست انجام دهيد. با گرفتن کارهاي جديد آنها را نيز به ليست اضافه کنيد و اولويت مخصوص آن را بدهيد.

رازهايتان را نگاه داريد

وقتي براي چند مدير کار انجام دهيد، مطمئناً با مسائلي روبه رو خواهيد شد که رئيس هايتان دوست ندارند که همکارانشان از آن باخبر شوند. معمولاً مرز بسيار باريکي بين آنچه بايد گفته شود و آنچه نبايد وجود دارد و براي تشخيص و تمايز آنها نياز به کمي سياست و قوه ي تعقل است.

مي توانيد اين سياست را تمرين کنيد و حواستان باشد که در برخورد با چنين موقعيت هايي از هر گونه جانب گيري اجتناب کنيد. اينکار باعث خواهد شد تا توجه يکي از رئيس هايتان را از دست بدهيد. از اينرو، اگر هميشه سکوت اختيار کنيد، انگار که هيچ چيز نشنيده باشيد، به نفعتان خواهد بود و ديگر کسي براي چيزي متهمتان نخواهد کرد و احترامتان حفظ خواهد شد.

از موقعيت ها بهترين استفاده را ببريد

وقتي براي چند رئيس کار مي کنيد، بايد خيلي سياست و کفايت داشته باشيد تا بتوانيد همه ي آنها را از خود راضي نگاه داريد. درکارهايتان ثبت قدم و استوار باشيد و مشکلاتتان را به راحتي با رئيس مربوطه در ميان بگذاريد و از توصيه هاي آنها استفاده ي لازم را ببريد.

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: سایت رسیک]

[مشاهده در: www.ri3k.eu]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 195]