چرا جنگ بوروكراسي اداري با مراجعين تمام نمي‌شود

واضح آرشیو وب فارسی:برنا نيوز: چرا جنگ بوروكراسي اداري با مراجعين تمام نمي‌شود
با وجود اين‌كه 99.1 درصد وزارتخانه‌ها و سازمان‌هاي داخلي به شبكه جهاني اينترنت دسترسي دارند اما مشكل اساسي بسياري از وب سايت‌هاي سازمان‌ها و ادارت عدم به روز رساني است و اين خود بر اتلاف هزينه‌ها و وقت ساعات اداري دامن مي زند و موجب مي‌شود بخش اعظم بودجه‌هاي اداري صرف تكنولوژي ناكارآمدي شود كه خروجي آن عملا نه تنها صفر بلكه منفي و مخرب است...

باشگاه جواني برنا/ بنت الهدي صدر- وارد سازمان مي‌شود و روي تخته راهنما را نگاه مي كند؛ بايد معاونت "..." را پيدا كند و فرم‌هاي لازم براي استخدام را دريافت كند. آسانسور سازمان مثل هميشه خراب است و معاونت مربوطه طبقه پنجم! گذشته از اين كه اگر داراي اضافه وزن هستيد، بالا و پايين رفتن از پله‌ها و طبقات حسابي براي رفع اين مشكل شما را ياري مي كنند تازه سطح تجربه و شناخت شما از سازمان مربوطه نيز بالا مي‌رود! يعني به خوبي به وظايف و امور سازمان -از مديريت تا آبدارخانه- وقوف مي‌يابيد.

جنگ كاغذ بازي‌ها و مراجعه كنندگان كي تمام مي‌شود؟!

امروز 99.1 درصد وزارتخانه‌ها و سازمان‌هاي داخلي به شبكه جهاني اينترنت دسترسي دارند. عده بسياري از مردم هم به راحتي مي‌توانند از امكان دسترسي به نت بهره‌مند شوند، حتي اگر در سخت‌ترين حالت كسي رايانه نداشته باشد، مي‌تواند با مراجعه به يك كافي‌نت با دنياي مجازي ارتباط برقرار كند. با اين‌وجود هنوز وقتي ارباب رجوع سر و كارش به سازمان يا اداره‌اي مي‌افتد، آن‌قدر درگير كاغذ بازي‌ و بالا و پايين رفتن‌ مي‌شود كه بسياري از فرصت‌هايش را از دست مي‌دهد و روزهاي بسياري را براي سامان دادن به امور اداري‌ تلف مي‌كند.
اين معضل در حالي در كشور ما وجود دارد كه در ادارات و سازمان‌ها علاوه دسترسي به دنياي مجازي نرم‌افزارهاي مفيد و متنوعي براي رتق و فتق امور داخلي وجود دارد. نرم‌افزار و شبكه‌اي كه به كارمندان اين امكان را مي‌دهد كه مشخص كنند چه مواقعي در دسترس هستند و چه زماني براي پاسخ دادن به سوالات همكاران و يا ارباب رجوع بيشترين و بهترين فرصت را در اختيار دارند؛ مانند نرم افزارهاي پيغام‌بر!

هنوز به تكنولوژي اعتماد نمي كنيم

در بسياري از سازمان‌ها و ادارات مي بينيم كارمندان با وجود داشتن وقت كافي و انرژي لازم باز هم كم‌فروشي مي‌كنند و با عقب انداختن امور مراجعه‌كنندگان بر بار خستگي‌هاي روزانه مردم و پايين آمدن بهره سازمان‌ها و ادارات دامن مي زنند. درحالي كه مي‌توان با آموزش مديريت درست زمان، به هر يك از كارمندان، آنان را براي بهتر و سريع‌تر پيش بردن كار مراجعه كنندگان، آموزش داد.

امروزه با وجود اينترنت و دسترسي آسان به پست الكترونيك و سايت‌هاي سازماني و اداري نيازي به حضور فيزيكي متقاضيان و مراجعه‌كنندگان در محيط‌هاي كاري نيست؛ يا حداقل بسيار كمتر از آني است كه وجود دارد. در واقع مي‌توان با تعبيه فرم‌هاي الكترونيكي در بخش‌هاي مختلف، استفاده از سيستم‌هاي بانكي هوشمند، شماره فيش‌هاي بانكي و ارسال مدارك از طريق ايميل(e-mail) از بار ترافيك در راه‌روي سازمان‌ها كاست و سامان‌بخشي به امور و تقاضا را تسريع داد.
‌اما بسياري از مراجعه كنندگان به دليل اشتباهات بسياري كه در ثبت اطلاعات در سايت‌ها روي مي‌دهد، شايد بخش اعظم آن مربوط به عدم آموزش صحيح به افراد باشد، هنوز به تكنولوژي اعتماد نمي كنند و ترجيح مي‌دهند حضوري براي رسيدگي به امور خود به سازمان‌ها مراجعه كنند. در اغلب موارد اين نقص ناشي از طراحي سايت‌ها يا مراجعه بي‌موقع مسئولان و كارمندان، به درخواست متقاضيان و مراجعه‌كنندگان، باشد.

خطر خروجي منفي!

امروز با استفاده از تكنولوژي و نرم‌افزارها، هزينه توليد بسياري از پرونده‌ها و ارجاعات كاهش مي‌يابد و حتي به جاي دخيره دفاتر، زونكن‌ها و پرونده‌ها در بخش‌هاي بزرگ و جاگير اتاق‌هاي بايگاني مي توان تمام اين موارد را در حجمي كوچك و قابل بررسي نگه‌داري كرد. با نرم‌افزاري كردن پرونده‌ها و پوشه‌ها زمان جستجوي اطلاعات كاهش يافته و از طرفي با استفاده از اينترنت افراد، كاركنان و مراجعه كنندگان مي‌توانند به بخش غيرمحرمانه پرونده‌ها و تقاضاي خود دست يابند و به راحتي و با كمترين ميزان خرج هزينه و انرژي به امور خود رسيدگي كنند.

بنابر سخنان امير عباس تقي پور، كارشناس روابط عمومي الكترونيك، ميانگين تعداد كارمنداني كه در محل كار از اينترنت استفاده مي‌كنند 47/77 درصد است و 94 درصد وزارتخانه ها و سازمان ها داراي وب سايت سازماني هستند. در حالي كه مشكل اساسي بسياري از اين وب سايت‌ها عدم به روز رساني است و اين خود بر اتلاف هزينه‌ها و وقت ساعات اداري دامن مي زند و موجب مي‌شود بخش اعظم بودجه‌هاي اداري صرف تكنولوژي ناكارآمدي شود كه خروجي آن عملا نه تنها صفر بلكه منفي و مخرب است!

طبق آخرين نظر سنجي‌ها 92.2 در صد از كارمندان از پست الكترونيك استفاده مي‌كنند. اما از آنجايي كه نظر سنجي مذكور در مقايسه با روش‌هاي امور اداري يك طرفه محسوب مي شود و از مراجعه‌كنندگان هيچ گونه اظهاري نظري در دست نيست، نمي توان قاطعانه گفت كه استفاده از اينترنت در ادارات و سازمان‌ها براي پيش بردن امور اداري مورد استفاده قرار مي‌گيرد. بنابر اين به رغم استفاده از تكنولوژي نت در محيط‌هاي كاري پيشرفت تازه‌اي در رسيدگي به امور ديده نمي‌شود و يا استفاده از اينترنت از سوي اربابان رجوع در موارد بسياري با اقبال چندان قابل توجهي مواجه نشده است!

***

در باشگاه جواني برنا ثبت نام كنيد: [email protected]

پيامك ارتباط با برنا : 10000313
دوشنبه 10 تير 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: برنا نيوز]

[مشاهده در: www.bornanews.ir]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 172]