5 نکته مهم برای اجرایی کردن ایده ها و افکارمان

واضح آرشیو وب فارسی:تکناز: آدم های خوش فکر و خلاق همواره یك دردسر بزرگ دارند. ما همگی ایده های جالب در سر داریم اما اغلب آن ها رنگ واقعیت به
خود نمی گیرند. چرا اغلب ایده ها و فكرها، عملیاتی نمی شوند؟ یك دلیلش می تواند این است كه عادت های خلاقانه مان بر سر راه اجرایی شدن آن ایده ها قرار می گیرند. اغلب، شور و اشتیاق ما برای فكر كردن و تولید ایده های جدید سر راه اجرای درست ایده های قبلی مان می شود و درنتیجه بساری از پروژه هایی را كه شروع كرده ایم نیمه كاره رها می كنیم.

چه این پروژه، راه اندازی یك وب سایت باشد، چه یك ایده تجاری و یا مثلا نوشتن یك رمان كه زمانی طولانی آرزویش را در سرداشته ایم، بیشتر این پروژه ها دچار ركود می شوند و جز نامیدی چیزی حاصل نمی شود.

از طرف دیگر، تعدادی از آدم ها و گروه های تیمی خلاق هستند كه می دانند چگونه باید در برابر مشكلات ایستادگی نمود تا ایده هایشان را به اجرا برسانند. مقاله ای كه پیش رویتان هست، نتیجه بررسی تجربیات و دیدگاه های اینگونه افراد موفق و استثنایی است كه در 5 نكته خلاصه شده است:

(خارج از بحث: شما در حال خواندن مطلبی از وبلاگ "خوش فكری" هستید. شما هم می توانید با ما همكاری نمایید و در عوض مقداری درآمد الكترونیكی كسب كنید.)

1. از جریان های كاری ارتجاعی پرهیز كنید

در ناخودآگاه بسیاری از ما، روش های انجام كار ارتجاعی به تدریج نهادینه شده است. روزانه در برابر بمباران تماس های تلفنی، پیامك، پست الكترونیكی، پیغام های چت، تویت و پیام های فیس بوك و سایر شبكه های اجتماعی حقیقی و یا مجازی و ... قرار می گیریم. و در نتیجه بجای اینكه از انرژی مان به صورت فعال و مفید استفاده كنیم، خودمان را در مسابقه ای فرسایشی و انرژی بر، می بینیم كه هر وقت به آخرین مورد ارتباطی پاسخ دادیم، برنده شده ایم!

بخاطر داشته باشید: صندوق پست الكترونیكی (Mail Box) خود را با لیست كارهایی كه باید انجام دهید اشتباه نگیرید.

گروهی از آن انسان های خوش فكر و خلاقی كه این نوشته بخشی از تجربیات آنان است، برای پرهیز از این روش كار منسوخ شده و غیر اصولی، دركار خود " بازه های زمانی عدم تحریك " برنامه ریزی می نمایند. یعنی اینكه روزانه و یا هفتگی، زمان هایی را در نظر می گیرند كه در آن مدت، به هیچ نوع تماسی پاسخ نمی دهند. یك مثالش می تواند این باشد: هر روز قبل از اینكه فورا سراغ ایمیل هایتان بروید، و یا پیام ها و سایت های اجتماعی را چك كنید، دو ساعت وقت بگزارید و به سایر كارهایتان كه در اجرای پروژه مهم اند، روال تكرار مشخصی ندارند و نیاز به تحقیق و تفكر عمیق دارند بپردازید.

راه دیگر این است كه همه پیام ها و تماس ها را در محل مشخصی جمع آوری نمود. مثلا اعمال تنظیماتی در سایت ها و شبكه های اجتماعی كه در آن عضو هستید به منظور ارسال پیام ها و رخدادهای به روز شده، به پست الكترونیك تان، استفاده از سرویس های صندوق صوتی و ارتباط آن با پست اكترونیك، و همچنین ایجاد فیلتر خودكاربرای پیام ها و ایمیل های دریافتی تا بتوان ایمیل ها را با اولویت بندی دلخواه دریافت و دسته بندی كند، زمان از دست رفته برای از این شاخه به آن شاخه پریدن میان سایت ها و سرویس های مختلف را كاهش خواهد داد.

پیشنهاد: Gmail یا سرویس پست الكترونیك شركت گوگل، امكانات زیادی در زمینه فیلتر، دسته بندی، برچسب گذاری، انتقال (Forward) زمانبندی ایمیل های دریافتی و ارسالی دارد.

مثال: اگر چند آدرس ایمیل مختلف برای كارهای مختلف دارید، می توانید همه ایمیل های دریافتی در همه آن آدرس ها را به یك آدرس واحد در Gmail ارسال (Forward) كنید. برای شبكه های اجتماعی مانند فیس بوك Facebook و یا تویتر Twitter و ... هم می توان چنین كاری كرد. در نتیجه شما همه پیام ها و ایمیل های دریافت شده را به صورت یكجا در یك آدرس واحد خواهید داشت و نیازی به ورود به چندین سایت و سرویس دهنده مختلف برای بررسی پیام های هر سایت، از میان خواهد رفت.

2. هر پروژه را به 3 بخش اصلی تقسیم كنید

هر كاری در زندگی می تواند نهایتا به سه عنصر اساسی تقسیم شود. 1. گام های اجرا (عملیات) 2. موارد و كارهای غیر ضروری 3. منابع و مرجع ها

گام های اجرا كارهایی هستند كه می تواند به طور مجزا به گام های كوچكتر كه عنوانشان با "فعل" شروع می شود تقسیم شوند.

موارد و كارهای غیر ضروری، ایده هایی هستند كه در هنگام انجام تبادل نظر و طوفان فكری یا زمان اجریا پروژه به ذهن افراد خطور می كند كه اغلب در آن موقع اجرایی نبوده ولی ممكن است در آینده قابل اجرا شوند. همه این موارد غیر ضروری باید در یك جای مشخصی جمع آوری شوند و در فواصل معین زمانی بازبینی گردند.

برای مثال یكی از آن رهبران خوش فكر پروژه كه این نوشته بر اساس تجربیات آنان است، همه موارد غیر ضروری در طول اجرای پروژه را در فایل Word ذخیره كرده بود، در اولین شنبه هر ماه، برای بازبینی چاپ می كرد. بعد یك لیوان چای در دست می گرفت و می نشست كل لیست را بررسی می كرد. بعضی از موارد كه غیر مرتبط بودند را حذف می كرد، بعضی ها را تبدیل به گام های اجرایی می كرد و باقی موارد روی لیست می ماند.

عنصر یا بخش سوم هر پروژه "مراجع" آن پروژه هستند. منظور از مراجع: مقالات، نوشته ها، كتاب ها، ابزار و سایر مواردی است كه در اطراف خود گردآوری كرده اید. اغلب درباره اهمیت مراجع پروژه اغراق می شود. به جای اینكه ساعت های وقت برای سازماندهی نوشته ها و نكات مرتبط با پروژه بگذارید، آن ها را به ترتیب زمان وقوع (اجرا) در یك فایل بزرگ دسته بندی كنید. در زمانه تقویم های دیجیتالی، می توان در كسری از ثانیه هر نوع جلسه و یا رخدادی را جستجو كرده و نوشته های مربوط به یك روز مشخص را بدست آورد.

پیشنهاد: Google Calendar یا تقویك گوگل، یك سرویس دیگر رایگان شركت گوگل است كه امكانات زیادی در زمینه زمانبندی رخدادها و جلسات، تنظیم و ارسال دعوتنامه برای شركت افراد در جلسات، دسته بندی رخدادها، و اتصال به سایر سرویس های گوگل مانند Gmail دارد.

پیشنهاد: یكی دیگر از ابزارهای پر قدرت در زمینه تقویم های دیجیتالی، برنامه Outlook محصول شركت مایكروسافت است. این برنامه كه در سیستم های عامل ویندوز Windows به صورت رایگان قرار داده شده است، هر آنچه كه یك تقویم دیجیتال باید داشته باشد، دارد. این برنامه بخصوص برای افرادی كه دسترسی مداوم به اینترنت ندارند به عنوان یك تقویم شخصی و كاری، پیشنهاد می شود. در صورتی كه حساب ایمیل در سرورهای خدمات پست الكترونیك Microsoft Exchange از محصولات شركت مایكروسافت داشته باشید، اجتماع و سازگاری فوق العاده ای میان ایمیل و تقویم خود و سایر افرادی كه با آنها در ارتباط هستید بوجود خواهد آمد.

با ورود Microsoft SharePoint این سازگاری به مراتب بهتر، قویتر و پروژه مدارتر شده است.

3. سنجش جلسات بر مبنای گام های عملیاتی

جلسات به خودی خود با توجه حجم زمان و وقفه هایی كه در روند كار ایجاد می كنند، جزو موارد پر هزینه در هر پروژه هستند. بهتر است مقاومت بیشتری نشان داده شود در برابر جلسات بی هدف و یا كلی و جلساتی كه دلیل خاصی برای تشكیل آن نیست و صرفا مثلا چون اول هفته یا ماه رسیده باید بر گزار شود.

معمولا چنین جلساتی در اوایل صبح یعنی زمانی كه شما بیشترین بازده كاری را دارید برگزار می شود و اغلب ازاینگونه جلسات گام عملیاتی قابل توجهی بدست نمی آید.

به خاطر بسپارید: هر جلسه ای كه در پایان فاقد گام عملیاتی مشخص است، می بایست با یك ایمیل یا تماس تلفنی جایگزین می شد.

پیشنهاد: وقتی با مشتریان یا همكاران خود جلسه برگزار می كنید، جلسه را با یك بازبینی سریع تصمیمات گرفته شده و تعیین گام های علمیاتی به پایان ببرید. برای هر نفر از حضار جلسه 1 الی 2 دقیقه وقت بگذارید تا آن فرد درباره آنچه که از جلسه استنباط کرده است با دیگران به اشتراک بگذارد. با این کار اغلب چند گام عملیاتی که گاها لابلای حرف ها جا مانده است روشن می شود. این کار همچنین به درک بهتر گام های عملیاتی و اجرایی کمک می کند.

4. کارهای ناامن را کاهش دهید

در زمانه تویتر، فیس بوک، گوگل آنالیتیکس، بانکداری الکترونیکی و ... ما اغلب زمان زیادی را با وسواس برای مشاهده اطلاعات آنلاین و بی درنگ ( Real time)، صرف می کنیم. شاید علتش این است که دسترسی به چنین اطلاعاتی هرگز چنین آسان نبوده است. سر زدن مداوم و تکراری به این گونه اطلاعاتی، چه مربوط به بازدید کنندگان سایت تان باشد چه اطلاعات حساب بانکی تان، کمکی به اجرای ایده هایتان نمی کند بلکه تنها به شما یک حس اعتماد و امنیت خاطر می دهد. منظور از کار نا امن، کارهایی هستند که: 1. خروجی قابل تعریف و مشخصی ندارند
2. کمکی به پیشبرد عملیات اجرایی ایده هایمان نمی کنند
3. چون وقت زیادی از ما نمی گیرند پس روزی چند بار می توانیم تکرارشان کنیم بدون اینکه خیلی متوجه باشیم چه کار داریم می کنیم

اولین قدم برای کاهش کارهای ناامن، تقویت خود آگاهی است. طوری که بتوانیم کارهای ناامنی که در طول روز انجام می دهیم تشخیص دهیم.

قدم دوم، قراردادن دستورالعمل و آیین نامه هایی برای خود است که نظم بیافریند. مثلا می توانید خود را محدود کنید به اینکه روزی فقط 30 دقیقه به کارهای نا امن بپردازید.

قدم سوم، در صورت امکان، واگذاری این گونه کارها به یک همکاری که کارهای نا امن کمتری دارد است. کسی که بتواند داده ها و اطلاعات را به صورت دوره ای بررسی کند و گزارشات مربوطه را تهیه و ارائه نماید.

5. یک ایده خلاقانه باید از دوران "رکود" خود، جان سالم بدر ببرد!

هر کسی به شکلی به ایده ها و افکار جدید می رسد. در واقع نمی توان یک راه مشخص را به عنوان بهترین راه خلاقیت و خلاق بودن انتخاب کرد. اما وقتی نوبت به اجرای ایده ها می رسد، ما همگی به یک مشکل مشترک بر می خوریم. بسیاری از ایده ها و پروژه هایمان در دوران "رکود پروژه" بی نتیجه رها می شوند. منظور از دوران رکود پروژه زمانی است که شور و اشتیاق اولیه اجرای پروژه (ایده)به تدریج کمرنگ می شود و نگرانی ها و گرفتاری های مربوط به مدیریت پروژه و انجام کارها در مهلت های تعیین شده، شروع می شود.

برای نجات از این نگرانی ها، معمولا ایده ی دیگری به ذهنمان می رسد و ایده قبلی را که روی آن کار می کردیم رها می کنیم. و این رویه به سادگی می تواند بارها و بارها بدون اینکه کار قابل توجهی انجام شده باشد تکرار شود.

در نمودار بالا قسمت مربوط به "حرکت ثابت و افقی پروژه" بازه زمانی رکود شور و اشتیاق در پروژه را نشان می دهد که در بالای آن نقطه "ایده جدید" با انرژی و علاقه بالاتری، قرار دارد.

توصیه: برای خودتان و ایده هایتان احترام قائل شوید! انرژی بیشتری برای اجرای ایده هایتان بگذارید. اگر حتی برای خودتان هم مهم نیست، به کسان دیگری بیاندیشید که از ایده و کار و زحمت شما نفع خواهند برد و قدر شما را بیش ار پیش خواهند دانست.

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: تکناز]

[مشاهده در: www.taknaz.ir]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 145]