روش نگهداري از ايميل‌هاي مهم!

واضح آرشیو وب فارسی:ايلنا: روش نگهداري از ايميل‌هاي مهم!
براي چند لحظه زماني را تصور كنيد كه كل اطلاعات پست الكترونيكي شما شامل آدرس ها، شماره هاي تلفن، اسناد مهم، تصاوير و غيره ناپديد شوند. مسلماً اين اتفاق براي شما بسيار مصيبت بار خواهد بود.

اگر مرتباً از نامه‌هاي الكترونيكي خود نسخه پشتيبان تهيه كنيد، نگران به وجود آمدن چنين وضعيتي باشيد. بنابراين به اين كار اهميت ويژه اي دهيد. براي اينكه در روند تهيه نسخه پشتيبان از نامه‌هاي الكترونيكي به شما كمك كنيم، مراحل انجام اين كار را با برخي از برنامه‌هاي متداول در اين زمينه توضيح مي دهيم. قبل از شروع كار، اشاره به اين نكته ضروري است كه دو راه براي بازيابي نامه‌هاي الكترونيكي وجود دارد: نخست دسترسي به نامه ها با استفاده از يك برنامه پست الكترونيكي نصب شده روي كامپيوتر و ديگري استفاده از وب سايت ويژه ارائه دهنده پست الكترونيكي. در هر كدام از اين دو مورد براي ايجاد امنيت خاطر بيشتر، بايد فايل هايتان را روي يك درايو قابل حمل مثل يك CD ذخيره كنيد.

روش اول: برنامه‌هاي پست الكترونيكي

برنامه‌هاي پست الكترونيكي بسياري وجود دارند. در اين مقاله مراحل پشتيباني از نامه‌هاي الكترونيكي توسط سه نمونه از مهم ترين آنها را بررسي مي كنيم.
1- AOL

نرم افزار AOL باعث سهولت دسترسي به سرويس پست الكترونيكي AOL مي شود. حتي اگر از برنامه AOL روي كامپيوترتان استفاده كنيد، نامه هايتان روي سرورهاي AOL مستقر مي شوند، در نتيجه، مي توانيد از طريق برنامه AOL يا وب سايت AOL به پست الكترونيكي AOL دسترسي پيدا كنيد. AOL به صورت خودكار نامه‌هاي ذخيره شده روي سرورهاي خود را بعد از مدت محدودي پاك مي كند. از اين رو بايد به صورت مرتب از نامه‌هاي الكترونيكي خود نسخه پشتيبان تهيه كنيد. تمام نامه‌هاي جديد و خوانده نشده، به پوشه NEW MAIL در AOL 9.0SECURITY EDITION فرستاده مي شوند. نامه ها براي مدت محدودي در اين پوشه باقي مي مانند و بعد از اينكه يك نامه را خوانديد، به پوشه OLD MAIL منتقل مي شود كه در آنجا براي مدت محدودي باقي مي ماند. اين پوشه ها روي سرورهاي AOL مستقر هستند. وقتي كه اين محدوده زماني به پايان برسد، AOL آن نامه را پاك مي كند.علاوه بر پاك كردن خودكار نامه ها بعد از يك مدت خاص، AOL ميزان فضاي ذخيره سازي طولاني مدت، نامه ها را از سرورهاي AOL به كامپيوتر خانگي خود انتقال دهيد. AOL از پوشه اي با نام SAVED ON MY PC براي ذخيره دائمي كپي نامه هايي كه انتخاب كرده ايد، استفاده مي كند.اين پوشه همچنين با نام PERSONAL FILING CABINET هم شناخته مي شود كه روي كامپيوترتان مستقر مي شود.

از آنجا كه PERSONAL FILING CABINET شامل نامه هايي مي شود كه آنها را براي نگهداري انتخاب كرده ايد، پس بايد از آن نسخه پشتيبان تهيه كنيد؛ بدين منظور به آدرس زير برويد:

C:/DOCUMENTSANDSETTINGS/ALLUSERS/APPLICATION DATA/C_AMERICA ONLINE9.0

سپس به دنبال پوشه اي با نام ORGANIZE بگرديد و كل اين پوشه را روي CD يا درايو FLASH كپي كنيد. در صورتي كه لازم است نسخه پشتيبان را بازيابي كنيد، پوشه ORGANIZE و محتويات آن را در آدرس زير كپي كنيد:

C:/DOCUMENTSANDSETTINGS/ALLUSERS/APPLICATIONDATA/AOL/C_AMERICA ONLINE9.0

2- OUTLOOK

اين برنامه فقط نامه اي الكترونيكي را ذخيره نمي كند، بلكه تقويم، عملكردها و يادداشت ها را نيز درون فايلي با نام PST(PERSONAL FOLDERS) ذخيره مي كند. براي اينكه از اطلاعات خود در OUTLOOK نسخه پشتيبان تهيه كنيد، PERSONAL FOLDERS BACKUP را از سايت مايكروسافت به صورت رايگان دريافت و اجرا كنيد. بدين منظور به آدرس زير برويد:

OUTLOOK 2003/2002 ADD-IN: PERSONAL FOLDERS BACKUP

اين برنامه افزودني به شما توانايي تهيه نسخه پشتيبان از نامه‌هاي الكترونيكي در فاصله هاي زماني مشخص را مي دهد.

3- OUTLOOK EXPRESS

برنامه تهيه نسخه پشتيبان در OUTLOOK EXPRESS با OUTLOOK تفاوت دارد، بدين منظور ابتدا اين برنامه را باز كنيد و به منوي TOOLS برويد. OPTIONS را انتخاب كرده و سپس روي زبانه MAINTENANCE و بعد دكمه STORE FOLDER كليك و محل پوشه را هاي لايت كنيد. كليدهاي CTRL + C را براي كپي اين محل در كليپ برد فشار دهيد، سپس روي CANCEL كليك كرده و دوباره روي آن كليك كنيد تا كادرهاي محاوره اي بسته شوند. بعد از اتمام اين مراحل، روي START و سپس RUN كليك كنيد. در كادر OPEN، كليدهاي CTTRL+V را براي انتقال محل، فشار دهيد و سپس روي OK كليك كنيد.
سپس ليستي از تمام فايل هاي DBX (فايل هاي مربوط به OUTLOOK EXPRESS ) را مشاهده خواهيد كرد. براي امنيت خاطر بيشتر تمام اين فايل هاي DBX را روي يك درايو قابل حمل كپي كنيد.

روش دوم: تهيه نسخه پشتيبان از پست الكترونيكي مبتني بر وب

پست الكترونيكي مبتني بر وب، داراي ويژگي هاي متفاوتي است؛ از جمله توانايي دسترسي به نامه‌هاي الكترونيكي در زمان. با وجود اين، از آنجا كه اين برنامه‌هاي پست الكترونيكي، نامه‌هاي شما را روي سرورهايشان ذخيره مي كنند، تهيه نسخه پشتيبان از آنها مشكل خواهد بود. اگر چه مي توانيد با استفاده از دستور SAVE AS در INTERNET EXPLORER يا يك مرورگر ديگر نامه اي خود را ذخيره كنيد ولي اين روشي غير كارآمد براي تهيه نسخه پشتيبان از تعداد زيادي از نامه هاست.
در اغلب برنامه‌هاي پست الكترونيكي مبتني بر وب، مثل GMAIL HOTMAIL و YAHOO! MAIL، لازم است كه نامه هايتان را توسط يك برنامه مثل OUTLOOK EXPRESS بفرستيد يا دريافت كنيد سپس از دستور العمل هاي اين برنامه براي تهيه نسخه پشتيبان از نامه هايتان بهره ببريد.

GMAIL-1

از بين سه سرويس پست الكترونيك مبتني بر وب كه در اين مقاله آنها را بررسي مي كنيم. GMAIL تنها سرويسي است كه به، صورت رايگان و بون نياز به نرم افزاري مجزا نامه هي را به برنامه ديگري انتقال مي دهد. در GMAIL، مي توانيد از ويژگي انتقال (POST OFFICE PROTOCOL) POP استفاده كنيد.

اين ويژگي نامه‌هاي شما را دوباره به يك حساب پست الكترونيكي كه انتخاب كرده ايد، مي فرستد.

براي استفاده از اين گزينه، به حساب GMAIL وارد شويد و روي پيوند SETTINGS كليك كنيد سپس روي زبانه FORWARDING AND POP كليك كنيد.

دكمه راديويي كنار FORWARD A COPY OF INCOMING MAIL ، را انتخاب كرده و آدرس پست الكترونيكي مقصد را وارد كنيد، سپس مي توانيد بعد از انتقال نامه از بين نگهداري، آرشيو كردن يا حذف پيام ها در سرور GMAIL، يكي را انتخاب كنيد.

اگر هرزنامه‌هاي زيادي وارد صندوق پستي شما مي شوند، مي توانيد نامه ها را قبل از انتقال فيلتر كنيد و نامه هايي را كه ملاك هاي لازم را شامل نمي شوند، حذف كنيد.

براي اينكه كار را تكميل كنيد، روي SAVE CHANGES در زبانه FORWARDING AND POP كليك كنيد.

MSN HOTMAIL-2

اين سرويس قابليت پشتيباني را فقط به صورت غير رايگان ارائه مي دهد. اگر نمي خواهيد پولي براي ويژگي هاي بيشتر آن بپردازيد، بايد به انتخاب خود از يك برنامه ديگر براي فرستادن نامه ها به يك آدرس پست الكترونيكي استفاده كنيد. FOR HOTMAIL GET MAIL (واقع در آدرس WWW.E_EEASY.CON/GETMAILASPX) كه به صورت رايگان است، داراي رابط كاربردي ساده اي است و اين توانايي را به شما مي دهد تا به صورت خودكار نامه‌هاي خود را به حساب پست الكترونيكي ديگري انتقال دهيد.

برنامه ديگر براي اين منظور WEB MAIL ASSISTANT است (واقع در آدرسHTTP://WWW.OMESEEK.COM/) كه البته رايگان نيست و نامه‌هاي HOTMAIL را به يك حساب پست الكترونيكي كه از قبل مشخص كرده ايد، مي فرستد و داراي عملكردهاي فيلتر كردن هرزنامه و ادغام نامه ها است. علاوه بر اين، WEB MAIL ASSISTANT با YAHOO! MAIL كار مي كند؛ چرا كه هر دو اين برنامه ها، نامه ها را به يك حساب الكترونيكي مجزا انتقال مي دهند و سپس با استفاده از يك برنامه مثل OUTLOOK EXPRESS از آنها نسخه پشتيبان تهيه مي كنند. بنابراين قادر نخواهيد بود كه نامه‌هاي خود را در سرورهاي HOTMAIL بازيابي كنيد.

YAHOO! MAIL-3

اين سرويس در YAHOO! MAIL نيز، همانند HOTMAIL، غير رايگان است و مثل HOTMAIL مي توانيد برنامه اي رايگان را براي انتقال نامه هايتان به كامپيوتر خانگي خود نصب كنيد.

اين برنامه YPOPS! ناميده مي شود و از آدرسHTTP://WWW.YPOPSEMAIL.COM/ قابل دسترسي است و باز مشابه HOTMAIL، به علت اينكه نامه هايتان را به يك حساب پست الكترونيكي انتقال مي دهيد تا از آنها نسخه پشتيبان تهيه كنيد، قادر نخواهيد بود كه نامه‌هاي ذخيره شده روي سرورهاي YAHOO! MAIL را بازيابي كنيد.

نتيجه گيري

اگر چه تهيه نسخه پشتيبان از يك حساب پست الكترونيك مبتني بر وب احتياج به طي مراح بيشتري دارد، ولي اين اطمينان را به شما مي دهد كه كپي درستي از نامه هايتان داريد تا زماني كه از نامه‌هاي خود نسخه پشتيبان تهيه مي كنيد، مطمئن هستيد كه اگر مشكلي پيش بيايد، يك كپي از نامه‌هاي مهم خود داريد؛ با اين حال هميشه به ياد داشته باشيد كه روند تهيه نسخه پشتيبان از نامه ها را بايد به طور منظم و مرتب انجام دهيد تا بتوانيدتعداد نامه هايي را كه ممكن است بر اثر اشتباه از دست بروند، كاهش دهيد.

نظرات كاربران:
شنبه 30 آذر 1387

این صفحه را در گوگل محبوب کنید

[ارسال شده از: ايلنا]

[مشاهده در: www.ilna.ir]

[تعداد بازديد از اين مطلب: 149]