تبلیغات
صفحه اول آرشیو مطالب هواشناسی قیمت طلا سکه و ارز قیمت خودرو تبادل لینک ارتباط با ما
مطالب سایت
سرگرمی سینما فرهنگ و هنر پزشکی اجتماعی تصویری دین و اندیشه گوناگون
صفحه اول آرشیو مطالب هواشناسی قیمت طلا سکه و ارز قیمت خودرو تبادل لینک ارتباط با ما
مطالب سایت
سرگرمی سینما فرهنگ و هنر پزشکی اجتماعی تصویری دین و اندیشه گوناگون
ورود
آمار وبسایت
کاربران آنلاین :
148
تعداد کل بازدیدها :
28011891
اوقات شرعی
تبلیغات
نكتههاي كليدي براي نوشتن صورت جلسه
نكتههاي كليدي براي نوشتن صورت جلسه
بيشك براي شما هم پيش آمده است كه مسئول تدوين صورت جلسه كامل و دقيقي براي يك جلسه شده باشيد. معمولا هنگام تدوين اولين صورت جلسه امكان توجه به تمام زواياي تنظيم يك صورت جلسه مناسب سخت است، چرا كه صورت جلسه مورد نظر بايد علاوه بر اينكه اهداف و نيازهاي جلسه را برآورده ميكند بتواند به عنوان مرجع مناسبي در آينده نيز مورد استناد قرار گيرد.
اگر در خود صبر و حوصله كافي سراغ داريد، ميتوانيد با خواندن اين دست نوشته و مرور مستمر آن قبل از تدوين صورت جلسات آتي، دانش كافي براي تدوين صورت جلسات رسمي را آموخته و با نوشتن حداقل ده صورت جلسه با توجه به مباني مطرح در اين دست نوشته، به مهارت كافي در تدوين يك صورت جلسه مناسب دست يابيد. بدين منظور كافي است پنج گام تشريح شده را به ترتيب مدنظر قرار دهيد.
گام اول؛ استفاده از يك الگوي مناسب اگر ميخواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نكات كليدي زمان زيادي را صرف نكنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يك الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نكات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد. شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده كرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد.
گام دوم؛ يادداشت هاي قبل از جلسه زمانهاي ابتدايي جلسه كه معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با كندي و تشويش خاطر سپري ميشود موقع مناسبي براي تنظيم بخشهاي عمومي يك صورت جلسه است.
محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه و نام دبيرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومي يك جلسه هستند كه در اكثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخصاند و شما ميتوانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت كنيد. بدين ترتيب علاوه بر اينكه بخشي از صورت جلسه را نوشتهايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري كردهايد.
گام سوم؛ جمله آغازكننده معمولاً در تدوين هر نوشتهاي جمله شروع كننده بسيار مهم و راهگشا است. اگر نميدانيد متن صورت جلسه را چگونه بايد آغاز كنيد، از اين جمله پيشنهادي استفاده كنيد: «اين جلسه با حضور اعضاي ذيل برگزار شد». يادآوري: اين جمله ساده علاوه بر اينكه راهگشاي تداوم نگارش صورت جلسه ميتواند باشد، هدايتگر خوبي براي توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامي حاضرين در جلسه است كه نام آنها معمولاً در ذيل صورت جلسه ثبت ميشود.
جملات بعدي بستگي به ذوق و سليقه شما در نگارش صورت جلسه دارد كه مي توانيد از الگوهاي ذيل و يا تركيبي از آنها استفاده كنيد. ليكن به آنها محدود نشويد. ـ هدف اين جلسه عبارت است از ... ـ پيرو بررسي مفاد صورت جلسه قبلي و مذاكرات انجام يافته حين جلسه، نتايج ذيل حاصل شد: ـ در ابتداي جلسه آقاي/ خانم ... در خصوص ... توضيحات لازم را ارايه كردند.
گام چهارم؛ ثبت نكات كليدي و مصوبات جلسه به خاطر داشتن نكات مطرح در اين دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواستههاي ذينفعان هر جلسه سببساز كسب مهارت در تدوين به هنگام (حين جلسه) و دقيق يك صورت جلسه خواهد شد. ليكن تا زمان كسب چنين مهارتي كافي است نكات كليدي جلسه و مصوبات آنرا يادداشت كنيد و پس از جلسه و با آسودگي خاطر صورت جلسه اصلي را تنظيم و منتشر كنيد.
نكات اصلي جلسه كه لازم است كليات و يا جزييات اين نكات (بسته به اهميت و خواستههاي صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت شود، عبارت است از: ـ خلاصه مذاكرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح كننده، ـ عناوين پيشنهادهاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاددهنده، ـ شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه. ثبت دقيق و كامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يك صورت جلسه است. روش كامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي شش سؤال است.
ـ شرح موضوع مصوبات (چه چيز)، ـ نام محل اجراي مصوبه (كجا)، ـ نام فرد مسئول (چه كسي)، ـ زمان دقيق اجراي مصوبات (كي)، ـ دلايل اجراي مصوبه (چرا)، ـ چگونگي انجام مصوبه (چگونه). يادآوري: در برخي موارد و به دلايل مختلف امكان ثبت كامل نكات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليكن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتما در كنار مصوبه قيد شود. توصيه ميشود براي راحتي نوشتن و پيگيريهاي بعدي، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد.
گام پنجم؛ ثبت اطلاعات تكميلي ثبت ساعت خاتمه، تكميل اسامي و سمت حاضران در جلسه، ثبت اسامي غايبان جلسه، درج شماره صفحه و شماره كل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضران در صورت امكان و حصول اطمينان از تكميلبودن صورت جلسه گام پاياني تدوين يك صورت جلسه خوب است. پس از حصول اطمينان از تكميل تمامي قسمتهاي يك صورت جلسه مطابق الگوي پيشنهادي، به تعداد لازم از صورت جلسه تكثير كرده و آنها را براي ذينفعان جلسه ارسال كنيد. يادآوري: توصيه ميشود صورت جلسه را به صورت الكترونيكي تدوين كرده و فايل آن را براي ذينفعان جلسه ايميل كنيد.
دوشنبه 21 مرداد 1387
شما هم رأی دهید
[ارسال شده از: اطلاعات]
[مشاهده در : www.ettelaat.com]
[تعداد بازديد از اين مطلب: 6]
برچسب های کاربران:
صفحات پیشنهادی
گوناگون
پربازديدترين ها
مطالب بعدی
1390© تمامی حقوق این سایت متعلق به سایت واضح می باشد.
سایت واضح آرشیو وب فارسی می باشد و هیچ یک از مطالب درج شده را تایید یا رد نمی کند و مسئولیت استفاده از آنها بر عهده صاحب اثر و کاربران سایت می باشد